Документы на подпись

Содержание

Реквизит 22 – подпись

Раздел 1. Правила оформления организационно-распорядительных документов

Часть 1.1. Состав и правила оформления реквизитов документов

Подпись – реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.1

В состав реквизита «Подпись» (реквизит 22) входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). 2

Документы подписываются:

все распорядительные документы организации и документы, направляемые в вышестоящие органы, — руководителем организации, а в его отсутствие (отпуск, длительная командировка, болезнь) — заместителем, исполняющим его обязанности;

Доверенность на подпись документов выдается в простой письменной форме. Но законодательством может быть установлено требование об обязательном нотариальном удостоверении такой доверенности.

Действие доверенности на право подписи документов ограничено конкретным сроком. Обычно, срок действия доверенности указывается в бланке доверенности на подпись документов (и не превышает трех лет). Если же такого указания нет, доверенность действительна в течении года с момента выдачи.

Поверенный не вправе выходить за пределы полномочий, предоставленных ему доверенностью на подписание. При превышении таких полномочий сделка считается заключенной от имени и в интересах самого поверенного, если только доверитель впоследствии прямо не одобрит данную сделку.

Бланк доверенность на право подписи должна содержать следующие данные:

Подписывать документ могут пользователи, состоящие в какой-либо нижеследующей группе доступа:

  • Право подписи документа (по умолчанию данную группу получает пользователь, созданный по шаблону «сотрудник-руководитель»).
  • Операторы подписания документов (по умолчанию эту группу получает пользователь, созданный по шаблону «сотрудник канцелярии»).

в ряде регионов Пенсионный фонд до сих пор не принимает отчетность, подписанную не руководителем.

  • не требует оформления внутренних распорядительных документов по организации или доверенности на право подписи документов.

  • принимающая сторона — контрагент или контролирующий орган — в документе или отчете увидит подпись владельца.

подпись — подпись, мн. подписи, род. подписей (не рекомендуется подписей) …   Словарь трудностей произношения и ударения в современном русском языке

Верное употребление паронимов «роспись» и «подпись»

Важно хорошо запомнить случаи употребления слов «роспись» или «подпись». Они совершенно различны, и для того чтобы не путаться, можно запомнить несколько примеров.

Если действовать по описанной процедуре, то мы получим, во-первых, подпись, а во-вторых, свидетеля или свидетелей, способных подтвердить ее подлинность без всякой почерковедческой экспертизы в случае возникновения вопросов.

Обратите внимание, что, например, в банках всегда требуют, чтобы Вы расписывались в присутствии сотрудника.

  • истечение срока её действия;
  • если выдавшее доверенность лицо отменило её;
  • лицо, которому была выдана доверенность, отказалось исполнять полномочия;
  • если юридическое лицо, от имени которого выдана доверенность, прекратило свою деятельность либо в отношении него введена процедура банкротства;
  • человек, которому была выдана доверенность, умер, признан недееспособным (частично недееспособным), признан отсутствующим.

Скачать Чистый бланк доверенности на право подписи документов

Скачать Заполненный образец доверенности на право подписи документов

ПОДПИСЬ

обязательный реквизит служебных документов (акта обследования, письменного доклада, отношения, заключения и т.

п.) и правовых актов (акта управления, договора, акта судебных органов и т. п.). П. имеет значение при контроле, надзоре, расследовании, дознании или обжаловании документов. П. надлежащих лиц при наличии всех других требуемых реквизитов придает юридическую силу документам и правовым актам.

Оцените определение:

Источник: Советский юридический словарь

ПОДПИСЬ

собственноручно написанная фамилия, обязательный реквизит служебных документов (акта обследования, заключения) и правовых актов (закона, акта управления, судебного решения, договора). П. надлежащих лиц при наличии всех других требуемых реквизитов придает юридическую силу документам и правовым актам. Если лицо вследствие физического недостатка, болезни или неграмотности не может собственноручно подписаться, то по его просьбе это может сделать другое физическое лицо (рукоприкладчик). П. последнего должна быть засвидетельствована нотариусом с указанием причин, в силу которых совершающий сделку (или завещание) не мог подписать ее собственноручно. С развитием техники в праве появилось понятие факсимильной и электронной П. Согласно ГК РФ факсимильное воспроизведение П. с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой П. либо иного аналога собственноручной П. допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ).

На подпись или на подписание

Оцените определение:

Источник: Большой юридический словарь

ПОДПИСЬ

1) согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица; 2) согласно ГОСТ 2.104–2006 ЕСКД «Основные надписи» – реквизит документа, представляющий собой собственноручную подпись полномочного должностного лица; 3) согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 22. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Оцените определение:

Источник: Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

Оформление реквизита «подпись»

 

Подпись — обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу.

Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Документы, составляемые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи. Например, решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Так же подписывается протокол.

Две и более подписи ставятся на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц. Договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны.

Документы, составляемые комиссией, например акты, подписывают все ее члены.

Денежно-финансовые документы имеют особенности в составе удостоверения. Их подписывает руководитель учреждения и главный бухгалтер. Специальный пункт Федерального закона «О бухгалтерском учете» посвящен порядку подписания первичных учетных документов. В нем говорится: «Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами».

⇐ Предыдущая3456789101112Следующая ⇒


Дата добавления: 2014-02-02; просмотров: 210; Опубликованный материал нарушает авторские права? | Защита персональных данных |


Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Читайте также:


Помощь: Реквизит «Подпись»

РЕКВИЗИТ «ПОДПИСЬ»

Реквизит «подпись» является наиболее важным среди удостоверяющих реквизитов. Без подписи документ будет недействительным, поэтому подпись должен иметь каждый документ независимо от его разновидности, автора, вида материального носителя и т.д.

В состав реквизита «подпись» входят следующие элементы:

— наименование должности лица, подписавшего документ;

— личная подпись;

— расшифровка подписи лица, подписавшего документ (инициалы и фамилия).

Наименование должности в реквизите «подпись» пишется строчными буквами. Заглавные буквы используются только в случаях, предусмотренных правилами грамматики.

Пример

Директор предприятия Подпись П.А.Линник

В подписи указывается наименование должности руководителя организации, которое включает видовое наименование организации (например, директор предприятия).

Если наименование должности в реквизите «подпись» не помещается на одной строке, то его следует переносить на вторую, третью и последующие строки.

При этом личная подпись и ее расшифровка располагаются на уровне последней строки наименования должности лица, подписавшего документ.

Пример

Директор Департамента
по архивам и делопроизводству
Министерства юстиции
Республики Беларусь
Подпись В.И.Адамушко
или:
Начальник отдела
организационно-
правовой и кадровой работы
Подпись А.Е.Байкулов

В наименовании должности лица, подписавшего документ, как правило, указывается видовое наименование организации. Видовое наименование организации не следует путать с сокращенным.

Пример

ПРАВИЛЬНО: НЕПРАВИЛЬНО:
Директор института Директор БелНИИДАД
Председатель Белкомархива Председатель комитета
Директор завода Директор МТЗ
Ректор университета Ректор БГУ

Указывать полное наименование организации в наименовании должности необходимо лишь в тех случаях, когда документ оформлен не на бланке. Такая ситуация возникает, например, при подготовке совместных документов (совместное письмо, совместный приказ, договор, соглашение и т.д.).

В расшифровке подписи вначале всегда указываются инициалы, а затем — фамилия. При этом между инициалами и фамилией пробел не делается.

Пример

Директор института Подпись В.В.Федоров

Наименование должности в реквизите «подпись» должно печататься от нулевого положения табулятора, т.е. от границы левого поля.

Как правильно подписывать документы

Расшифровка подписи оформляется от 6-го положения табулятора, что соответствует 48 печатным знакам (при оформлении документа на пишущей машинке), или 120 мм (при оформлении документа на компьютере). Ошибкой является выравнивание расшифровки подписи по границе правого поля.

Пример

ПРАВИЛЬНО:

Директор института Подпись В.В.Федоров
Џ Ќ
48 знаков, или 120 мм

НЕПРАВИЛЬНО:

Директор института Подпись В.В.Федоров

В состав реквизита «подпись» в некоторых случаях включаются дополнительные элементы (ученое звание, ученая степень, воинское звание и др.). Ученые степени и звания могут добавляться к наименованию должности в научных организациях и учебных заведениях.

Пример

Директор института
Доктор исторических наук,
профессор
Подпись В.Н.Митин

Некоторые документы подлежат подписанию несколькими лицами. Две или более подписи оформляют на документе в том случае, когда за его содержание несет ответственность несколько лиц. Например, две подписи (председателя и секретаря) проставляют на документах, принимаемых коллегиально (протоколах, решениях, постановлениях и т.п.).

Кроме того, две подписи оформляют, как правило, на документах финансового характера, а также на личных справках: о размере заработной платы (подписывают руководитель организации и главный бухгалтер), о продолжительности трудового стажа (руководитель организации и начальник отдела кадров) и др.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям или выполняемым обязанностям в составе коллегиального органа (комиссии). Например, на протоколе подписи будут оформлены следующим образом:

Председатель Подпись В.Н.Митин
Секретарь Подпись В.А.Кроткий

Право первой подписи финансовых документов принадлежит руководителю организации или его заместителю в соответствии с должностными обязанностями, а второй — главному бухгалтеру или лицу, имеющему соответствующие полномочия. Две подписи всегда содержат гарантийные письма.

Пример

Зам. директора завода Подпись С.И.Каваленя
Главный бухгалтер Подпись Е.К.Жукова

Примероформления подписей на справке о трудовом стаже:

Директор института Подпись В.В.Федоров
Начальник отдела кадров Подпись Н.М.Дятчик

Если документ подписывается лицами, не подчиненными по должности (например, совместные приказ, постановление, письмо), их подписи располагают на одном уровне.

Пример

Министр экономики Министр финансов
Республики Беларусь Республики Беларусь
Подпись Н.П.Зайченко Подпись Н.П.Корбут
или:
Начальник планово- Начальник отдела организационно-
экономического отдела кадровой работы
Подпись Т.Г.Тарасик Подпись О.В.Заянчковский

В документе, составленном комиссией (например, акте), в подписи указывают не должности лиц, составивших его, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель комиссии и члены комиссии). При этом подписи членов комиссии независимо от занимаемых должностей располагаются в алфавитном порядке.

Пример

Председатель комиссии Подпись Н.И.Тумакова
Члены комиссии: Подпись Л.И.Беглая
Подпись Г.Ф.Олейникова

При подписании исходящих документов подписывается, как правило, первый экземпляр документа, а копия, остающаяся в организации (так называемый отпуск), заверяется службой документационного обеспечения управления.

При подписании распорядительных документов (приказ, распоряжение и др.) подписывается только первый экземпляр, а последующие тиражируются и заверяются. При оформлении совместных документов, актов, протоколов, договоров подписи проставляются на всех экземплярах документов, которые таким образом приобретают статус умноженных подлинников (каждый экземпляр является подлинником).

Проект документа представляется на подпись соответствующему должностному лицу (исходя из его компетенции) полностью оформленным, проверенным, согласованным, вместе с приложениями и (при необходимости) материалами, на основании которых он составлен.

В деятельности организаций нередко возникает ситуация, когда в проекте подготовленного и уже согласованного документа предусмотрена подпись должностного лица (например, директора), которое по каким-то причинам отсутствует (болезнь, отпуск, командировка и др.) и не может его подписать.

В этом случае подписание документа осуществляется заместителем руководителя или лицом, временно его замещающим, а подпись оформляется по образцу:

И.О. директора завода Подпись А.С.Каваленя
или:
Зам. директора завода Подпись А.С.Каваленя

Нормативные правовые акты не допускают замену аббревиатуры «И.о.», «Зам.» знаком «/» или предлогом «За». Расшифровка подписи также должна соответствовать фамилии должностного лица, подписавшего документ.

В целях ускорения подготовки документов, совершенствования документооборота, экономии времени руководителя в организациях рекомендуется делегировать право подписи тех или иных документов должностным лицам в соответствии с их компетенцией и должностными обязанностями. Делегирование права подписи должно быть закреплено нормативно; оно осуществляется, как правило, посредством издания соответствующего приказа руководителем организации либо отражается в других правовых актах организации (уставе или положении об организации, приказе о распределении обязанностей между руководством, инструкции по делопроизводству в организации и др.).

В подписанные документы не допускается вносить какие-либо исправления и дополнения без разрешения лица, подписавшего документ.

14.03.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор
Белорусского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела,
кандидат исторических наук

От редакции: Для правильного применения шрифтов и интервалов при оформлении текста и многострочных реквизитов документа см. Пособие

Где получить и как использовать электронную цифровую подпись

Электронная цифровая подпись является реквизитом электронного документа, который защищает документ от подделки, и получается в результате криптографического преобразования данных с применением закрытого ключа ЭЦП.

Использование электронной цифровой подписи способствует идентификации владельца сертификата электронного ключа ЭЦП и помогает установить отсутствие искажения сведений в электронных документах.

В нашем сегодняшнем материале мы рассмотрим такие вопросы, как виды, цели, функции и способы получения этого реквизита. Читайте далее о том, как и где получить электронную цифровую подпись и как ее использовать.

Федеральный закон об электронной цифровой подписи

Использование электронной цифровой подписи регулируется Федеральным законом от 10.01.2002N1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Нормативно-правовой акт содержит положения, касающиеся признания ЭЦП в электронном документе равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Закон выделяет три вида электронной подписи:

  • простая подпись — необходима для подтверждения того, что документ был отправлен определенным лицом;
  • усиленная неквалифицированная подпись — указывает на лицо, которое отправило документ и подтверждает отсутствие изменений в документе после его подписания;
  • усиленная квалифицированная подпись — во многом аналогична усиленной неквалифицированной ЭЦП, но выдается исключительно в специализированных центрах (с аккредитацией Минкомсвязи).

Согласно действующему законодательству РФ, только квалифицированная подпись придает документу полную юридическую силу, заменяя в полном объеме рукописную подпись или печать организации.

Цели применения ЭЦП

Главной целью использования ЭЦП является переход от бумажных документов к электронным.

Документы, составленные в электронном виде, не переносятся на бумажные носители. Их не нужно распечатывать.

Переход на электронный документооборот позволяет:

  • значительно сократить сроки передачи документов (между организациями и сотрудниками) при помощи передачи электронных документов по каналам электросвязи;
  • уменьшить размеры накладных расходов (на бумагу, почту, доставку курьером и прочее).

Электронная цифровая подпись также необходима для сдачи отчетности в ФНС, ПФР и другие фонды и организации.

Функции и виды ЭЦП

Электронная цифровая подпись выполняет ряд функций:

  • подтверждает тот факт, что электронный документ был подписан не случайно;
  • подтверждает, что документ подписало конкретное лицо;
  • лицо, подписывающее документ, не имеет возможности отказа от своей подписи.

Кроме того, ЭЦП зависит от времени подписания и содержания подписанного электронного документа.

Электронные цифровые подписи могут быть трех видов:

1. Отсоединенная ЭЦП

При создании отсоединенной подписи файл подписи отделяется от подписываемого файла. Подписываемый файл не изменяется.

Документы на подпись руководителю

Преимущество данного вида ЭЦП в том, что подписанный файл можно прочитать без помощи СКЗИ. Недостатком такой подписи является то, что подписанную информацию придется хранить в виде нескольких файлов. Это осложняет применение ЭЦП в связи с тем, что возникает необходимость копировать, а также передавать несколько разных независимых файлов.

2. Присоединенная ЭЦП

При создании присоединенной подписи, создается новый файл ЭЦП (в котором содержатся сведения подписываемого файла). Процесс схож с помещением документа в конверт и его опечатыванием. Достоинство этого вида ЭЦП в простоте использования: все данные вместе с подписью хранятся в одном файле, который можно копировать или пересылать. Недостаток состоит в том, что без использования средств СКЗИ файл нельзя прочесть и использовать его содержание.

3. ЭЦП внутри данных

Использование этого вида ЭЦП напрямую зависит от того, какое приложение применяет электронная цифровая подпись внутри документа — Acrobat Reader или Microsoft Word. Нужно отметить, что вне приложения (создавшего ЭЦП) при отсутствии знания структуры данных проверка подлинности частей данных, которые подписаны электронной цифровой подписью, может оказаться довольно проблематичной.

Удостоверяющие центры (УЦ) и срок действия сертификата ЭЦП

Удостоверяющий центр — это организация (подразделение), которое обеспечивает взаимное доверие между участниками обмена электронными сообщениями, подписанными ЭЦП.

Для того чтобы механизм доверия был реализован, УЦ имеют центры сертификации, в функции которых входит:

  1. Изготовление сертификатов открытых ключей.
  2. Создание ключей с гарантией сохранения в тайне закрытого ключа.
  3. Ведение реестра сертификатов открытых ключей (включая обеспечение актуальности ключей).
  4. Приостановление (возобновление) действия сертификатов открытых ключей и их аннулирование.
  5. Выдача сертификатов открытых ключей (в форме документов на бумажных носителях и (или) в форме электронных документов) с информацией об их действии.
  6. Проверка уникальности открытых ключей (в реестре сертификатов ключей подписей, а также — в архиве удостоверяющего центра).
  7. Подтверждение подлинности ЭЦП в электронном документе по отношению к выданным сертификатам открытых ключей по обращению пользователей сертификатов открытых ключей.
  8. Предоставление других услуг, которые связаны с применением ЭЦП, участникам информационных систем.

Сертификат ЭЦП имеет определенный срок действия. Документы, подписанные ЭЦП после истечения срока действия, уже не имеют юридической силы. Согласно ФЗ «Об электронной цифровой подписи», такой документ признается недействительным.

Доказать факт существования документа на определенный момент времени может Служба штампов времени, которой может выступить Удостоверяющий центр.

Штамп времени — это аналог даты на документе. Он является подтверждением того, что сертификат был действителен на момент подписания документа. В случае необходимости штамп времени можно использовать для подтверждения отправления (получения) документа.

Как и где получить электронную цифровую подпись

Для того чтобы начать применять ЭЦП, необходимо сделать следующее:

  • иметь в наличии ПЭВМ (согласно требованиям);
  • иметь в наличии ПО для работы с ЭЦП;
  • выбрать лицо, на которое будет выписан сертификат ЭЦП;
  • определиться со способом получения электронной цифровой подписи;
  • заключить договор УЦ;
  • оплатить услуги Удостоверяющего центра за выдачу сертификата ключа ЭЦП.

Чтобы получить ЭЦП, необходимо обратиться в Удостоверяющий центр. Перечень аккредитованных центров с адресами находится на официальном сайте Минкомсвязи www.minsvyaz.ru

Для того чтобы использовать ЭЦП, нужно получить два ключа:

  • открытый ключ (для проверки подписи);
  • закрытый или тайный ключ (для подписания документа).

Оба ключа представляют собой кодированные сведения в определенном объеме.

Получить ЭЦП можно, предоставив пакет документов, который может отличаться в зависимости от УЦ:

  1. Заявка на выдачу ЭЦП.
  2. Паспорт заявителя.
  3. ИНН.
  4. СНИЛС.
  5. Документ, который подтверждает оплату услуг Удостоверяющего центра.

Как правило, заявку на получение можно подавать через интернет. Срок изготовления электронной цифровой подписи обычно занимает несколько дней.

тоже интересно:


Полезная информация? Поделитесь ей со своими друзьями!


Комментарии к статье

Реквизит 22. Подпись

Подпись – это обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного.

Подпись на документах

В состав реквизита «Подпись» входят:

1) наименование должности лица, подписавшего документ (с названием организации, если документ оформлен не на бланке, и без названия организации, если документ оформлен на бланке);

2) личная подпись;

3) расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Генеральный директор ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись А.П. Игнатьев

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой, в соответствии с занимаемой должностью:

Генеральный директор ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись А. П. Игнатьев

Главный бухгалтер ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись И.П. Карпова

Если документ подписывают несколько равных по должности лиц, их подписи располагаются на одном уровне, например.

Все экземпляры документов, остающиеся в делах предприятия, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования. Исключение составляют лишь копии исходящих писем, в которых вместо подписи ставится отметка о заверении копии.

Если должностное лицо, подпись которого на проекте документа была предусмотрена, отсутствует, то документ может быть подписан его заместителем или лицом, исполняющим его обязанности. При этом обязательно следует указать фактическую должность и фамилию лица, подписавшего документ. Исправления «Зам.» или «И.О.» вносятся от руки или машинописным способом, не допускается ставить косую чету или предлог «за» перед наименованием должности.

Документы коллегиального органа (Общего собрания участников АО, Совета директоров и т. п.) подписываются председателем этого органа и секретарем.

B документах, подготовленных комиссией, указывают не фактические должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (Председатель, Члены комиссии).

Реквизит «Подпись» проставляется под реквизитом «Текст» и печатается следующим образом: должность – от границы левого поля; расшифровка подписи – после 48 печатных знаков от границы левого поля

Добавить комментарий