Документ это зафиксированная на материальном носителе информация

Теоретические основы. Документированная информация (документ) — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами

Предыдущая123456789Следующая

Документированная информация (документ) — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (В соответствии с Законом об информации).

Применительно к бухгалтерскому учету, документ — это закодированное определенным образом и зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен.

Документирование хозяйственных операций — это первичная регистрация (подтверждение) каждой хозяйственной операции правильно оформленным первичным документом, имеющим юридическую силу, в местах и в момент ее совершения, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания.

Первичные бухгалтерские документы — письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции или дающее право на ее совершение.

Все хозяйственные операции должны отражаться в учете на основании оправдательных документов. При этом первичные учетные документы могут быть приняты к учету только в том случае, если они составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Хозяйственная операция, не оформленная надлежащим образом, как правовое экономическое событие места не имеет (нет объекта бухгалтерского учета).

Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование документа;

дата составления документа;

наименование организации;

содержание хозяйственной операции;

измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

личные подписи указанных лиц.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель предприятия по согласованию с главным бухгалтером.

Все документы, применяемые в настоящее время в хозяйственной деятельности, могут быть подразделены по следующим основным признакам.

По своему назначению:

· на распорядительные документы, предписывающие совершить какое-либо действие или ряд действий, содержащие разрешение на совершение определенной хозяйственной операции (например, приказ на выплату премии, распоряжение руководителя на выдачу денежных средств под отчет, платежное поручение на перечисление денежных средств с расчетного счета и т.д.). Такие документы разрешают проведение операции, но содержащаяся в них информация не отражается в учетных регистрах;

· на оправдательные документы, подтверждающие факт совершения определенных хозяйственных операций и обоснованность их совершения, содержащие информацию об исполнении распоряжения (например, накладные, авансовый отчет, квитанция к приходному кассовому ордеру и т.д.). Информация, содержащаяся в этих документах, заносится в учетные регистры;

· на комбинированные документы, заключающие в себе функции распорядительных (разрешительных), оправдательных документов и документов бухгалтерского оформления (например, расчетно-платежная ведомость или расходный кассовый ордер, являющиеся, с одной стороны, распоряжением на выплату денежных средств из кассы определенным лицам, а с другой, — подтверждением получения указанными лицами соответствующих денежных сумм);

· на документы бухгалтерского оформления, предназначенные исключительно для целей бухгалтерского учета, конкретизирующие или поясняющие отражение в бухгалтерском учете тех или иных фактов хозяйственной деятельности либо их последствий (например, бухгалтерская справка, расчет амортизации основных средств и т.д.). Эти документы нужны для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе.

По объему отраженных операций:

· на первичные документы, содержащие информацию об одной хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера, накладные и др.);

· на сводные документы, предназначенные для обобщения информации о всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный промежуток времени (отчет кассира, товарный отчет, журнал регистрации фактов хозяйственной деятельности и др.).

По количеству отраженных в них операций:

· на разовые документы, составляющиеся отдельно по каждой операции (например, накладная на отпуск материалов);

· на накопительные документы, отражающие несколько операций за определенный период (например, лимитно-заборная карта).

По числу учитываемых позиций:

· однострочными, содержащими одну учетную позицию;

· многострочными, содержащими две и более учетные позиции (например, платежная ведомость).

По месту составления (по отношению к организации) документы классифицируются:

· на внутренние документы, составленные в самой организации ее сотрудниками для оформления внутренних хозяйственных операций (например, акт ввода в эксплуатацию основных средств и т.д.);

· на внешние документы, составленные контрагентами организации, поступающие от сторонних организаций и отражающие взаимоотношения организации со своими партнерами по бизнесу (например, платежные поручения, накладные на получение товарно-материальных ценностей от поставщиков, железнодорожные накладные и т.д.).

По содержанию хозяйственных операций:

· на материальные документы, служащие для оформления операций по движению товарно — материальных ценностей (например, акт (накладная) приемки — передачи основных средств, акт о приемке материалов);

· на денежные документы, предназначенные для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами организации (платежное поручение, приходный кассовый ордер и др.);

· на расчетные документы, используемые для оформления расчетных взаимоотношений организации со своими партнерами по внешним обязательствам (счет, счет — фактура и др.)

По способу заполнения:

· заполненными вручную

· заполненными с помощью компьютера.

В отдельную группу документов следует выделить учетные регистры, то есть документы аналитического и синтетического учета (ведомости, журналы — ордера, бухгалтерские книги и т.д.).

 

Предыдущая123456789Следующая

В делопроизводстве каждой государственной или коммерческой организации важной информационно-технологической составляющей частью является правильный документооборот. Основное понятие документов, их назначение и виды, а также некоторые образцы документов – все это Вы найдете в нашей статье.

В ГОСТе ИСО 15489-1-2007 понятие документа определено, как информация с реквизитами, зафиксированная на материальном носителе. Наличие реквизитов дает возможность идентифицировать информацию, которая была создана и сохранена юридическим или физическим лицом на носителе с целью подтверждения деловой деятельности либо правовых обязательств. В свою очередь, носитель информации представляет собой некий материальный объект, использующийся для сохранения языковой, изобразительной или звуковой информации. В качестве носителя может использоваться бумага, флэш-накопители, диски и другие современные технические средства.

Документ является обязательным элементом во внутренней организации работы любого предприятия, независимо от его правовой формы и вида деятельности. Как носитель информации, документ может служить основанием для принятия управленческих решений, материалом для проведения справочных работ, доказательством исполнения решений и другое.

Отметим, что в управленческой деятельности документ является одновременно предметом и результатом труда, поскольку принятое решение записывается и закрепляется одним документом.

Автором документа может являться как физическое, так и юридическое лицо, создавшее информацию.

Каждый документ может иметь юридическую силу, то есть способность, предоставленную действующим законодательством, порядком оформления и компетенцией органа, его выдавшего. Юридическая сила документа обеспечивается определенными реквизитами, перечень которых установлен для каждого отдельного вида документов, и заключением. Состав реквизитов, а также, последовательность, зоны и схемы их размещения на документе установлены государственным стандартом.

Основные функции документов

Все официальные документы могут исполнять сразу несколько функций, удовлетворяя определенные потребности граждан.

Будь умным!

Вместе с тем, функции документов подразделяются на:

  1. Общие – информационная (создаются с целью сохранить информацию), социальные (создаются с целью удовлетворения социальных потребностей), коммуникативная (используются как средства связи между отдельными структурами, относящимися к одному объекту, в т.ч. фирме, предприятию, общественному учреждению и т.д. ) и культурная (создается в целях сохранения и передачи культурных традиций общества).
  2. Специфические – управленческая (документ создается как инструмент управления и включает в себя плановые, отчетные, организационные и другие виды документов), правовая (когда документ является средством изменения и закрепления правоотношений внутри общества, и кроме того, выступает в качестве доказательной базы в судах), историческая (создается с целью сохранения в архиве исторических сведений, касающихся развития общества).

Виды и классификация документов

Вся документация классифицируется по определенным функциям, назначению и содержанию, а также, степени доступности информации. Институтом документооборота определен ряд факторов, разделяющий документы на отдельные типы и виды.

Документы, создающиеся в целях обслуживания сферы управления по следующим видам оснований:

  • По-происхождению:
    • личного происхождения – документ, не относящийся к служебной деятельности (личная переписка, личные воспоминания и т.д.); создается в частной жизни человека;
    • официальные– документы, которые создаются физическим или юридическим лицом, с соблюдением установленного порядка к оформлению и удостоверению; к официальным документам относятся документы, удостоверяющие личность, подтверждающие образование, специальность, трудовой стаж и другое.
    • служебные – официальные управленческие документы, которые являются непосредственной составляющей частью текущей деятельности предприятия.
  • По способу документирования:
    • письменные документы, несущие информацию, зафиксированные любым видом письма;
    • текстовые документы, несущие в себе речевую информацию;
    • рукописные документы, содержащие информацию, написанную от руки;
    • машинописные документы, содержащие информацию, нанесенную с применением технических средств;
    • электронные документы, которые создаются и читаются посредством компьютера;
    • фотодокументы, созданные методом фотографирования;
    • документальная видеограмма – представляет собой воспроизведение документа на экране электронно-лучевой трубки.
  • По отношению к аппарату управления:
    • внутренние руководящие документы, создаваемые и используемые для организации внутреннего документооборота организации;
    • входящая документация – документы, поступившие в организацию;
    • исходящая документация – документы, отправленные из организации.
  • По количеству затронутых вопросов:
    • простые документы, в содержании которых рассматривается один вопрос (письмо, заявление и т.д.);
    • сложные документы, в которых рассматривается одновременно несколько вопросов с привлечением нескольких должностных лиц и структурных подразделений (приказы, решения, протоколы собраний, инструкции и другое).
  • По ограничению доступа:
    • секретные документы, работа с которыми предполагает наличие специального разрешения; данный вид документов снабжается грифом секретности с особой пометкой;
    • для служебного пользования – документы, предназначенные для использования сотрудниками определенной организации; документы имеют пометку и гриф «для служебного пользования».
  • По способу изложения текста:
    • индивидуальные документы, содержащие информацию в виде связанного литературного текста; такой вид документов может быть посвящен одному или нескольким вопросом, касающимся определенной задачи управления;
    • трафаретные документы, в содержании которых используются стандартные фразы и пропуски для заполнения меняющейся информацией (анкеты, справки); как правило, такой вид документов печатается на бланках, в которых содержится постоянная информация и переменная вписывается от руки;
    • типовые документы, содержащие информацию для документирования однотипных ситуаций (инструкции, договоры, письма); типовой текст, содержащийся в данном виде документа, является основой для создания в последующем аналогичных текстов.
  • По степени подлинности:
    • подлинник (оригинал) официального документа – первый экземпляр, обладающий юридической силой; подлинный экземпляр имеет собственноручную подпись должностного лица, оттиск печати, гриф утверждения, и кроме того, данный документ должен содержать сведения, которые подтверждают его достоверность (дата и место создания, данные автора);
    • копия документа – экземпляр, содержащий информацию подлинника, но не имеющий юридической силы; для придания копии документа юр.силы необходимо проставление необходимых реквизитов и нотариального удостоверения;
    • дубликаты – повторный экземпляр оригинального экземпляра документа (подлинника), обладающий юридической силой; сопровождается отметкой «дубликат».
  • По срокам хранения:
    • документы долговременного хранения (хранятся свыше 10 лет);
    • документы временного хранения (хранятся менее 10 лет);
    • документы постоянного хранения.

Срок хранения каждого отдельного вида документов определены требованиями Федеральной архивной службы и закреплены в перечнях документов, содержащих информацию по срокам их хранения.

  • По способу передачи документы делятся на: письма; телеграммы и телефонограммы; электронные сообщения; факсограммы.
  • По срокам исполнения документы делятся на: срочные, второстепенные, итоговые и периодичные.
  • По функциональному признаку документы подразделяются на: требующие ответа (запросы, предложения, рекламация) и не требующие ответа (сопроводительные письма, подтверждения, напоминания, предупреждения).
  • По фактору доступности документы бывают: открытого пользования, ограниченного доступа и носящие конфиденциальный характер.

Последний этап развития письма это буквенно-звуковой тип письма, в котором отдельный знак обозначает отдельный звук. Таким образом, теперь  письменность стала абсолютно полностью и четко передавать  произношение. Этот тип письма очень удобен в употреблении, так как состоит из 20-40 знаков, с помощью которых можно отображать грамматические формы языка, взаимосвязь слов и  любые собственные имена.

Развитие  письма протекало в направлении  передачи письменными знаками все  более и более мелких элементов  языка, что позволяло обходиться все меньшим количеством разных знаков. При этом письменные знаки  теряли свой первоначальный изобразительный  характер. Развитие письма было обусловлено возраставшими общественными потребностями, а также необходимостью более точной передачи человеческой речи.

Глава 2. Назначение и область  применения  текстового документирования

2.1. Назначение текстового  документирования

Текстовое документирование всегда играло и играет огромную роль в развитии общества и человечества в целом. Самым  важным и главным назначением  письма является возможность накопления и передачи информации во времени. Это позволяет нам познакомиться с работами, мыслями тех людей, которых мы никогда не видели, узнать о событиях, происходящих сотни и тысячи лет назад, узнать о том, как жили люди в первых государствах, каковы у них были законы и представления об окружающем мире. То, что делает человек сегодня, будут помнить не только его современники, но и далекие потомки. Наука не могла бы получить какое-нибудь существенное развитие, не опираясь на работы предшественников. Добрая традиция научных работ — тщательное изучение предыдущих исследований с последующим вычленением нового знания — сформировалась на основе возможности чтения  богатых библиотек и получения образования при помощи учебников, авторов которых, возможно уже нет в живых [6, с.19].

Так же не менее важным назначением текстового документирования является возможность  распространения знания на любые расстояния. Это постепенно приводит к тому, что каждое крупное общественное, научное и литературное явление, возникнув в каком-либо одном месте, становится затем достоянием всего человечества и тем самым способствует объединению его в одно целое.

«Каждый человек, — образно пишет А.И. Герцен, — опирается на страшное генеалогическое  дерево, корни которого дут чуть ли не до Адамова рая; за нами, как  за прибрежной волной, чувствуется  напор целого океана всемирной истории…»  [2, с. 651].

Наряду  с указанными основными функциями текстового документирования дополнительно можно выделить:

  • ускорение и облегчение восприятия и изучения передаваемого содержания (по сравнению со звуковой речью)
  • накопление и развитие научных знаний
  • закрепление отвлеченных понятий в системе точных научных знаков (математических, физических, химических, астрономических и т.д.) и значительно облегчает оперирование этими понятиями (наиболее простой пример – письменные, цифровые вычисления)
  • повышение уровня образования всего человечества в целом
  • закрепление прав отдельного человека на что-либо
  • подтверждение авторства (подпись)
  • использование для незаметной, неслышной передачи сообщения

Назначение текстового документирования для человечества нельзя переоценить. Возможность закрепления речи во времени позволяет всякому новому поколению овладевать всем богатством знаний, добытых в предшествующие эпохи, и продвигаться все дальше по пути прогрессивного развития.Даже исчезнувшие в истории письменности имеют огромное значение для всего человечества, так как они влияли на развитие культуры в давние времена и послужили основой последующих письменностей. Ни одна наука, а значит и цивилизация, не смогла бы существовать и развиваться без фиксирования знаний на материальном носителе.

Посредством этого способа фиксации информации повышается общемировой уровень  образования, повышается качество воспринятой  информации ввиду наглядности и  возможности неоднократного прочтения  сообщения. Документирование хозяйственной, социальной, экономической, статистической информации позволяет рационально использовать время, средства, затраченные усилия, организовать работу, увеличить темпы развития.

2.2. Область применения  текстового документирования

Текстовое документирование применяется практически  во всех областях деятельности человека. Например, пиктографическое письмо, в силу своей обобщенности, понятности используется в таких областях как: торговля (изображения товаров на упаковках), реклама (вывески магазинов и мастерских, логотипы компаний), военная сфера (система нашивок в армии и на флоте), регулирование дорожного движения (дорожные знаки), система геральдических обозначений (герб страны, города). Так же это олимпийская символика, череп и скрещенные кости на таре с ядовитыми веществами, значки на ярлыках одежды («не гладить», «стирать при 30 градусах») рисунок руки или стрелы, указывающий направление, детские и юмористические рассказы в картинках и многие другие (Прил.5).

Главное преимущество пиктографии, способность  толковать информацию на любом языке, стало широко использоваться, так как расширились связи народов всего мира. Пиктограммы рассчитаны на людей, не знающих языка, например, это изображения в аэропортах, вокзалах, гостиницах, на международных выставках и соревнованиях. Целые инструкции о порядке пользования различными приборами стали «писать» в картинках, чтобы эту информацию понял покупатель в любом уголке мира. Самым ярким примером использования пиктографического письма сегодня могут служить компьютерные программы, рассчитанные на использование в любой стране земного шара. Пиктографическое письмо применяется как вспомогательное средство общения, подсказывает, какое действие вызывает нажатие на ту или иную кнопку.

В современном мире идеографическое  письмо применяется  благодаря своей  емкости и компактности, а так  же международному характеру, так как знаки непосредственно связаны не со звучанием, а со значением слов. Так, например, выражение  понятно людям, говорящим на различных языках, и кроме того, передается всего лишь 28 знаками. Написанное же русскими буквами, это выражение («корень квадратный из двадцати восьми биллионов восьмидесяти одного миллиарда пятисот шестидесяти трех миллионов тридцати трех тысяч шестисот шестнадцати кубических метров равен четырем тысячам шестьсот четырем кубическим метрам, умноженным на одну тысячу сто пятьдесят один») было бы понятно только для знающих русский язык и потребовало бы во много раз большего количества знаков, гораздо больше места.

К идеографическим знакам относятся: цифры, алгебраические, физические и химические формульные знаки, музыкальные, спортивные, зодиакальные, технические, денежные символы, знаки соответствия стандарту (упаковочные, экологические, технологические, предупреждающие), знак параграфа и многие другие (Прил.5).

Область применения буквенно-звукового (алфавитного) письма распространяется на такие области  как образовательная, научная, исследовательская, документационная, статистическая, литературно-художественная и на многие другие. Все эти области направлены на увеличение общечеловеческого  набора знаний, накапливание опыта и повышение уровня образования. Буквенно-звуковое письмо позволяет точно передавать свои мысли, идеи, что не всегда получается при звуковой речи, запечатлевать их и передавать для последующего использования, доработки последующим поколениям.

Текстовое документирование играет чрезвычайно  важную роль в человеческом обществе, оно могущественный двигатель человеческой культуры. Назначение этого способа документирования  для человечества нельзя переоценить.Ни одна наука, а значит и цивилизация, не смогла бы существовать и развиваться без фиксирования знаний на материальном носителе. Посредством текстового способа фиксации информации повышается общемировой уровень образования, повышается качество воспринятой информации, ввиду наглядности и возможности неоднократного прочтения сообщения.

Документирование хозяйственной, социальной, экономической, статистической информации позволяет рационально использовать время, средства, затраченные усилия, организовать работу, увеличить темпы развития.

Текстовое документирование применяется во всех сферах деятельности человека. Это  управленческая, коммерческая, образовательная, статистическая, музыкальная, литературно-художественная, исследовательская и многие другие.

Заключение

Текстовое документирование это фиксация информации посредством письма, которое в  своем развитии прошло ряд этапов: пиктографическое письмо, идеографическое, слоговое, буквенно-звуковое.

Пиктографическое  письмо это самый древний тип  письма, представляющий собой фиксирование целых событий, действий, явлений  в виде рисунков или последовательности рисунков, не расчлененных на отдельные  элементы. Появление пиктографического  письма  обусловлено превращением небольших разрозненных родовых  групп в более крупные племенные  общины, а так же развитием между  ними  постоянных торгово-обменных связей. Этот тип письма обладает существенным недостатком, который выражается в  трудности толкования пиктограммы, т.к. это лишь первые попытки фиксирования информации и довольно схематические  изображения не всегда одинаково  «читаемые» автором и читателем, так же с помощью пиктографии  невозможно передать абстрактные понятия. Однако это письмо обладает и существенными  преимуществами, благодаря которым  пиктография широко используется и  в современном мире, такими как наглядность, доступность, обобщенность и независимость от какого-либо конкретного языка.

Идеографическое письмо это второй этап развития письма, для которого характерно деление  сообщения на знаки (идеограммы), обозначающие отдельные слова или морфемы. Этот тип письма отличается компактностью  и емкостью, однако для его использования  необходимо знать большое количество знаков. В историческом развитии идеограмм  прослеживается движение от изобразительных  знаков к знакам условным, но еще  сохраняющим наглядную основу, а  затем уже к чисто условным знакам, утратившим всякий след наглядной  изобразительности.

Следующий этап это слоговое письмо, в котором отдельный знак обозначает слог, а не отдельное слово как в идеографическом письме.

Появление этого типа письма связано с развитием человеческого мышления,  т.к. знаки уже не связаны со звучанием слова, и графическим сходством с изображаемым предметом, как это было в предыдущих этапах развития письма. Этот тип письма обладает сравнительно небольшим набором знаков, от 40 до двухсот, более точно отражает язык, в особенности его фонетику, передает грамматические формы слов.

Последний этап развития письма это буквенно-звуковой тип письма, в котором отдельный  знак обозначает отдельный звук. Таким  образом, теперь  письменность стала  абсолютно  полностью  и четко  передавать  произношение. Этот тип  письма очень удобен в употреблении, так как состоит из 20-40 знаков, с помощью которых можно отображать грамматические формы языка, взаимосвязь  слов и  любые собственные имена.

Развитие текстового документирования протекало в направлении передачи письменными знаками все более и более мелких элементов языка, что позволяло обходиться все меньшим количеством разных знаков. При этом письменные знаки теряли свой первоначальный изобразительный характер. Развитие письма было обусловлено возраставшими общественными потребностями, а также необходимостью более точной передачи человеческой речи.

Документ — Словарь финансовых и юридических терминов

Этот  способ документирования и в наши дни остается важнейшим способом документирования, прежде всего запечатления и сохранения информации на естественных языках. Оно используется во всех областях деятельности человека. Это различные общественные места (музеи, парки, вокзалы, аэропорты), рекламные вывески магазинов, логотипы компаний, международные выставки и соревнования. Так же это управленческая, коммерческая, образовательная, статистическая, музыкальная, литературно-художественная, исследовательская и многие другие области деятельности человека.

Текстовое документирование играет чрезвычайно  важную роль в человеческом обществе, оно могущественный двигатель человеческой культуры. Благодаря письму люди могут  использовать огромный запас знаний, накопленный человечеством, развивать  дальше наследие прошлого и сохранять  опыт многих поколений для будущего. Посредством этого способа фиксации информации повышается общемировой  уровень образования, повышается качество воспринятой информации ввиду наглядности и возможности неоднократного прочтения сообщения. Документирование хозяйственной, социальной, экономической, статистической информации позволяет рационально использовать время, средства, затраченные усилия, организовать работу, увеличить темпы развития.

Таким образом, через поставленные задачи была достигнута цель исследования текстового документирования, его развития, назначения и применения.

Список  литературы

  1. Гельб И. Е. Опыт изучения письма. — М.: Радуга, 1982. — 368 с.
  2. Герцен А.И. Былое и думы.- М., 1946. – 651 с.
  3. Дирингер Д. Алфавит.- М.: Иностранная литература, 1963. – 642 с.
  4. Зиндер Л.Р. Очерк общей теории письма М.: Наука, 1987. – 287 с.
  5. Иванцов В.П. От рисунка до азбуки. — Ростов н/Д.: Книжное издательство, 1957. — 36 с.
  6. Истрин В.А. Возникновение  и развитие письма. — М.: Наука, 1965. – 590 с.
  7. Истрин В.А. Развитие письма. — М.: Академия наук, 1961. — 396 с.
  8. Кондратов А.Н. Книга о букве. — М.: Советская Россия, 1975. – 224 с.
  9. Кочергина В.А. Краткий очерк истории письма. — М.: Московский университет, 1955. – 40 с.
  10. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. – 8-е изд. ,стер.– Киев: Знання, 2008. – 459 с.
  11. Ларьков Н.С. Документоведение:  учеб. пособие. – М.: Муравей (Восток-Запад), 2006. — 427 с.
  12. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: учеб. пособие. – М.: ИКЦ Март, 2004. – 245 с.
  13. Павленко Н.А. История письма. — Издание 2-е, переработ. и дополн. – Мн.: Вышейшая школа, 1987. – 239 с.
  14. Пронштейн К.Ю. История и лингвистика. — М.: Феникс, 1999. – 214 с.
  15. Фридрих И. История письма. — М.: Наука, 1979. – 463 с.

Страницы:← предыдущая1234следующая →

Все документы, проходящие по общему делопро­изводству, можно разделить на: организационно-правовые, распорядительные, справочно-информационные, справочно-аналитические, по личному составу предприятия и бух­галтерского учета и отчетности.

Организационно-правовые документы. Это документы, необходимые для учреждения предприятия и организации его производственно-хозяйственной деятельности.

Часть из них составляет Комплект учредительных документов предприятия. В этот комплект входят;

— заявление в регистрационную палату;

— протокол № 1 собрания учредителей,

— учредительный договор;

— устав предприятия;

— свидетельство о регистрации предприятия в регистрационной палате;

— свидетельства о регистрации в органах статистики, налоговой инспекции, пенсионном и страховых фондах, государственном реестре и т.п. организациях. Эта часть документов выдается или заверяется внешними органи­зациями.

Вторую часть составляет комплекс взаимоувязанных доку­ментов, регламентирующих текущую деятельность на предприятии и организацию работы трудового коллектива. Эти документы разраба­тывается на предприятии и утверждается его руководством. Сюда входят:

— структура предприятия;

— штатное расписание;

— текущие планы и программы деятельности;

— положения о структурных подразделениях;

— внутренний распорядок на предприятии;

— должностные инструкции сотрудников;

— инструкция о ведении делопроизводства и т.п.

Эти документы, а также документы бухгалтерского учета и отчет­ности, документы планирования, финансирования и кредитования обычно включают в раздел «Организационные документы» в качестве подразделов.

Организационно-распорядительные документы – это разновидность организаци­онных документов, но дополнительно имеющих указание, что, кому и к какому сроку необходимо сделать.

На предприятиях в основном используются распорядительные документы, заверяемые одним лицом: приказ, распоряжение, ука­зание и поручение.

Коллективным распорядительным документом может быть про­токол собрания (совещания, заседания и т.п.), если в него по резуль­татам голосования включены поручения конкретным лицам с указа­нием сроков исполнения.

Справочно-информационные и справочно-аналитические документы. Это документы, со­держащие факты, данные, характеристики и другие сведения, необ­ходимые предприятию в его производственно-хозяйственной дея­тельности. В первую очередь – это служебные письма и телеграм­мы, отправляемые и получаемые через отделения связи; а также их заменители — телетайпы, телексы, телефаксы, письменные и зву­ковые документы электронной почты, телефонограммы. Сюда же входят: справки, акты, протоколы, докладные, служебные и объ­яснительные записки, отчеты, прогнозы, аналитические и другие материалы.

Документы по личному составу предприятия. Это документы, характеризующие работников и их трудовые правоотношения с ад­министрацией предприятия и другими сотрудниками. К ним относят­ся: Личное заявление, Приказ о назначении на должность, Листок по учету кадров, Автобиография, копии свидетельств и аттеста­тов и др. документы, объединяемые в комплект «Личное дело», а также Трудовая книжка и различные карточки учетно-отчетных картотек.

Все документы, обращающихся в организациях, можно классифицировать по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности, степени гласности (секретности), срокам исполнения, юридической силе, стадиям создания, происхождению, срокам хранения, степени обязательности, степени унификации и характеру содержания.

По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, по личному составу, учебно-методические, плановые и др.

По наименованию существует множество разновидностей документов.

Приведем лишь некоторые: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, приказы, распоряжения, указания, акты, протоколы, договора, уставы, инструкции, справки, деловые письма, телеграммы, анкеты.

По способу фиксации информации документы бывают: письменные (рукописные, машинописные, типографические, подготовленные на множительных аппаратах, электронные), графические и фото-, фоно-, кинодокументы.

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация, в свою очередь, делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные (многоаспектные). Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных – несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом (совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования, с грифом «конфиденциально», «лично»).

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные в отличие от подложных документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным соответствующими правовыми актами, резолюцией руководителя, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы). Подлинники – единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.

С подлинника могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат подлинника.

Копия – идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа – заверенная часть текста подлинника. Дубликат – второй экземпляр заверенного документа, имеющего одинаковую силу с подлинником.

По происхождению документы классифицируют на служебные (деловые), подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения.

Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и унифицированные в виде анкеты или таблицы.

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа, излагаемого деловым языком.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка т.п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации.

Понятие "документ" является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической обработке, хранению, поиску, распространению и использованию документной информации в обществе.

Это понятие широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти в каждой отрасли знания имеется одна или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым придается статус документов. Документ является объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.

На международном уровне наиболее общим признано определение документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе.

В документоведении применяется следующее определение документа: "Документ — это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве".

Согласно Федеральному закону от 29.12.94 г. № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов», документ — материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

Согласно Постановлению Госстандарта России от 27.02.98 № 28 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98» документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими его идентифицировать.

Слово "документ" в переводе с латинского означает "свидетельство", "способ доказательства".

Документ специально создается с целью хранения и передачи социальной информации в пространстве и времени.

Именно поэтому его рассматривают как источник информации и средство социальной коммуникации.

Документы используются в различных областях деятельности, поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ – это, прежде всего, способ доказательства или свидетельства чего-либо. Для историков – исторический источник. А специалисты в области управления считают его средством фиксации передачи управленческих решений. Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее хранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращает к информации во времени.

МЕСТО и РОЛЬ документа в системе управления:

Важнейшей функцией документа является как раз информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности.

Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.

Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.).

Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации.

Еще есть управленческая функция, которая позволяет организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы; учетная, с помощью которой накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности; историческая, которая является источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников раскрывает исторические события, подтверждает и дополняют факты, помогает восстанавливать историческое прошлое стран и народов.

Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, называется официальным документом.

Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации, называют служебным документом.

Если документ создан лицом вне сферы его служебной или общественной деятельности, то он считается документом личного происхождения.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы.

Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Система рыночных отношений обусловливает высокую значимость информации, необходимой для принятия управленческих решений. Важнейшим (носителем) источником информации является документ. В нём отражены факты, события, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Документ может быть изготовлен различными способами: посредством письма, рисунка, графики, фотографии, звукозаписи. Зафиксировав информацию, он тем самым обеспечивает её сохранность и накопление, возможность передачи другому лицу. Документ, регистрируя явление, выполняет функцию учёта, используется как доказательство чего-либо.

В документах находят отражение результаты работы различных предприятий, их органов управления, связанных тесным образом с изучением информации, проработкой и подготовкой необходимых решений, оформлением и выпуском соответствующих служебных документов.


⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒


Дата публикования: 2015-11-01; Прочитано: 5306 | Нарушение авторского права страницы



studopedia.org — Студопедия.Орг — 2014-2018 год.(0.001 с)…

RSS

Общие документы

Типовая форма отчетов по энергосбережению и повышению энергетической эффективности соисполнителей Подпрограммы энергосбережения Государственной программы города Москвы "Развитие коммунально-инженерной инфраструктуры и энергосбережение" действ. с 01.01.2018

Разъяснения по заполнению форм отчета отчетов по энергосбережению и повышению энергетической эффективности соисполнителей Подпрограммы энергосбережения Государственной программы города Москвы "Развитие коммунально-инженерной инфраструктуры и энергосбережение" действ. с 01.01.2018

Формы для заполнения префектурами "Фактическое потребление тепловой энергии для нужд отопления в многоквартирных домах многоквартирных домов (МКД)"

Формы для заполнения префектурами "Фактическое потребление электрической и тепловой энергии в местах общего пользования (МОП) многоквартирных домов (МКД)"

Порядок взаимодействия ОАО "Мосэнергосбыт", организаций, оказывающих услуги по передаче электроэнергии, ГКУ "Энергетика", потребителей электроэнергии и подрядных организаций при выполнении работ по установке, наладке и допуске в эксплуатацию приборов учета электроэнергии, установленных в рамках реализации Государственной программы "Энергосбережение в городе Москве"

Пакет документов по разработке отраслевой программы Энергосбережения

Постановление Правительства Москвы № 620-ПП от 29.09.2015 «Об утверждении Административного регламента исполнения Региональной энергетической комиссией города Москвы государственной функции по осуществлению регионального государственного контроля (надзора) в области государственного регулирования цен (тарифов) на территории города Москвы»

Постановление Правительства Российской Федерации от 30.09.2015 № 1044 "О внесении изменений в Правила технологического присоединения энергопринимающих устройств потребителей электрической энергии, объектов по производству электрической энергии, а также объектов электросетевого хозяйства, принадлежащих сетевым организациям и иным лицам, к электрическим сетям"

Государственный доклад о состоянии энергосбережения и повышении энергетической эффективности в Российской Федерации в 2014 году

Приказ Министерства энергетики Российской Федерации от 23.07.2015 № 497 "Об утверждении Административного регламента предоставления Министерством энергетики Российской Федерации государственной услуги по ведению государственного реестра саморегулируемых организаций в области энергетического обследования" (Зарегистрирован в Минюсте России 19.10.2015 № 39365)

Постановление Правительства Москвы № 693-ПП от 27.10.2015 «Об утверждении Порядка выплаты Фондом капитального ремонта многоквартирных домов города Москвы или владельцем специального счета средств фонда капитального ремонта общего имущества в многоквартирном доме собственникам помещений в многоквартирном доме и использования средств фонда капитального ремонта общего имущества в многоквартирном доме на цели сноса или реконструкции многоквартирного дома»

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *