Из каких частей состоит текст протокола

Поиск Лекций


Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется в следующей последовательности:

Председатель – фамилия и инициалы;

Секретарь — фамилия и инициалы;

Присутствовали – фамилия и инициалы присутствующих сотрудников предприятия в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных. Если присутствующих более 10, указывается их общее количество.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)

Протокол подписывается председателем и секретарем. Протоколы правления акционерного общества или совета директоров должны быть подписаны всеми присутствующими на заседании.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события.

Акты составляются в самых различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей: акт приема работ по контракту; акт приема-передачи документов; акт списания материалов, коммерческий акт и т.д.

Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителя.

Во вводной части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия.

Далее указывается состав комиссии: фамилия, инициалы председателя и членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности, фамилии и инициалы присутствующих.

Особую группу образуют акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспортировки. Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачеркиваний. Все дополнения и исправления в акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, ответственного за перевозку груза).

Докладная записка – документ, адресованный руководителю предприятия (реже – вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

Докладная записка, адресованная руководителю предприятия (внутренняя), может быть составлена с помощью ПК, машинописным или рукописным способом.

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание. В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Внутренние докладные записки должны быть подписаны составителем (автором).

Докладные записки (внешние), направляемые в вышестоящие органы, должны быть подписаны руководителем предприятия.

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д.

По содержанию и назначению письма могут быть: инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др.

Письма инструкционные (директивные) исходят из государственных или муниципальных органов управления и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов, экологии и т.п.

Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки или качества продукции.

К информационным условно относятся письма, содержащие сообщения, просьбы, напоминания, предложения.

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно.

Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.

Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например:

« В связи с тем, что при получении груза 26.01.98 по накладной № 238864 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя… была установлена недостача:.. штук изделий на сумму ..(коммерческий акт от 26.01.98 № 247)…»

Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.п.), например:

«На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет».

 

©2015-2018 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных

31. Документ «протокол» (определение, реквизиты, правила составления).

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях.

Протокол ведется во время заседания секретарем, который кон­спектирует или записывает на диктофон выступления участни­ков заседания.

Протокол составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги, на котором указывается наименование организации.

Пример оформления протокола:

ЗАО «Росбизнес»

ПРОТОКОЛ

Дата №_

Заголовок протокола

Председатель: Фамилия И. О.

Секретарь: Фамилия И. О.

Присутствовали: Фамилия И. О.Фамилия И. О.Фамилия И. О.Фамилия И. О. Фамилия И. О.Фамилия И. О.Фамилия И. О.Фамилия И. О.Фамилия И. О.

Повестка дня:

1. О чем первый вопрос, вынесенный на обсуждение

2. О чем второй вопрос, вынесенный на обсуждение

СЛУШАЛИ:

Фамилия И. О. — краткое содержание выступления

ВЫСТУПАЛИ:

Фамилия И. О. — краткое содержание

Фамилия И. О. — краткое содержание

Фамилия И. О. — краткое содержание

ПОСТАНОВИЛИ:

1. Полный текст постановления

2. Полный текст постановления

Председатель Подпись И. О. Фамилия

Секретарь Подпись И. О. Фамилия

В протоколе указываются реквизиты: вид документа, дата, номер и заголовок. Датой протокола является день проведения заседания, а номером протокола — порядковый номер заседания с начала года.

В заголовке указывается название коллегиального органа, например:

ПРОТОКОЛ

заседания Совета директоров.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется в следующей последовательности:

Председатель — фамилия и инициалы;

Секретарь — фамилия и инициалы;

Присутствовали — фамилии и инициалы присутствующих сотруд­ников в алфавитном порядке, затем должности и фамилии пригла­шенных.

Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каж­дый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос «о чем?», например:

1. Об итогах работы предприятия за второй квартал 2000 г.

2. О повышении оклада штатных сотрудников.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фамилии и инициалы выступавших и через тире – краткое изложение текста выступления.

Если после выступления или в ходе обсуждения задавались вопро­сы, они должны быть зафиксированы в протоколе вместе с ответа­ми. Постановление указывается в протоколе полностью, так как является наиболее важной его частью.

Протокол подписывается председателем и секретарем.

Обратите внимание!Протоколы правления акционерного обще­ства или совета директоров должны быть подписаны всеми при­сутствовавшими на заседании.

К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение мате­риалы: справки, доклады, проекты и т.п. в виде приложения.

Содержание особого мнения записывается в протоколе после со­ответствующего протокольного решения.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах кален­дарного года.

Решения, принятые на заседании, доводятся до сотрудников пред­приятия в виде копии самого протокола или выписки постановляю­щей части из него, либо в виде других распорядительных докумен­тов: приказов, решений, составленных на основании протокола.

Протоколы относятся к числу важных документов предприятия, хра­нятся не менее 10 лет и могут передаваться на архивное хранение.

Акты

Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтвержда­ющий какие-либо факты или события.

Акты имеют много разновидностей: акт сдачи-приемки продукции; акт списания материалов и т.д.

Акты оформляются на общем бланке, если являются внутренними документами предприятия. Если акт является внешним докумен­том, то он должен содержать справочные данные об организации (адрес, телефон и т.п.).

Акт может иметь заголовок и состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указывается основание составления акта. Это либо ссылка на документ, либо на устное распоряжение руководства, либо на какие-то события.

Далее указывается состав комиссии: фамилия, инициалы председа­теля и членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности, фамилии и инициалы присутствующих.

В основной части излагаются цели, задачи, сроки проведенной ко­миссией работы, ее результаты (выводы, предложения). Текст акта может делиться на пункты. После текста и отметки о приложении при необходимости указываются сведения о количестве экземпля­ров акта, о месте нахождения этих экземпляров или адресатах, ко­торым они отправлены.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

Обратите внимание на следующее: для ряда актов (по материаль­ным, финансовым и другим важным вопросам) необходимо утвер­ждение директором и заверение печатью предприятия.

С актами ревизий и проверок знакомят всех лиц, деятельность ко­торых они затрагивают. В этом случае в акте после подписей соста­вителей ставится отметка:

С актом ознакомлены:

— должности;

— подписи;

— расшифровки подписей;

— даты.

Особую группу образуют акты, устанавливающие факты порчи или недостачи продукции, иных нарушений правил транспортировки. Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачеркиваний. Все дополнения и исправления в акте должны быть оговорены и заве­рены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, ответственного за перевозку груза).


⇐ Предыдущая234567891011Следующая ⇒


Дата публикования: 2014-11-03; Прочитано: 301 | Нарушение авторского права страницы



studopedia.org — Студопедия.Орг — 2014-2018 год.(0.002 с)…

Протокол заседания — документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников.

От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, судебных, административных органов (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа — протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).

Протоколы оформляются на основании:

  1. черновых записей, ведущихся во время заседания,
  2. стенограммы заседания или звукозаписи,
  3. материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, тезисов, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.).

Если заседание стенографировалось, то есть велась полная дословная запись хода обсуждения, то после заседания стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к протоколу (в этом случае допустимо вести краткую форму протокола).

Если ход заседания записывался на магнитофонную ленту, после составления и оформления протокола звукозапись хранится еще некоторое время (как правило, до полугода).

Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре (ответственном секретаре) коллегиального органа или секретаре руководителя. Секретарь несет ответственность за правильность записей в протоколе.

Существует два вида протоколов:

1. полные,

2. краткие.

Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании;

Краткий протокол — только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления.

Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа — «ПРОТОКОЛ» или на специальном бланке протокола.

Обязательными реквизитами протокола являются:

1. наименование организации,

2. название вида документа,

3. дата и номер протокола,

4.

ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

заголовок к тексту,

5. подписи.

В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа или заседания. Заголовок грамматически согласуется с названием вида документа, например:

1. Протокол общего собрания акционеров;

2. Протокол заседания правления.

Текст протокола состоит из двух частей:

1. вводной,

2. основной.

Вводная часть оформляется идентично в полной и краткой формах протокола. В ней указываются:

  1. фамилии председателя и секретаря,
  2. фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников больше 15 человек, их фамилии не указываются, а делается отметка — «Список участников прилагается»),
  3. повестка дня.

Фамилии присутствующих записываются в протокол в алфавитном порядке с указанием места работы и должности.

В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются.

Вводная часть заканчивается повесткой дня.

Вопросы в повестке дня располагаются по степени их сложности и важности. Вопросы формулируются в именительном падеже без предлогов «о», «об». Наряду с вопросом указываются фамилия докладчика и его должность.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме:


⇐ Предыдущая33343536373839404142Следующая ⇒


Дата публикования: 2014-10-19; Прочитано: 175 | Нарушение авторского права страницы



studopedia.org — Студопедия.Орг — 2014-2018 год.(0.001 с)…

Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).

Протоколы составляются на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Протокол ведет секретарь или другое назначенное лицо. За правильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь, ведущие заседание.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Заголовком протокола служит название вида коллегиальной деятельности (заседание, собрание и т.д.) и название органа, деятельность которого протоколируется (протокол заседания аттестационной комиссии…; протокол общего собрания акционеров…).

Текст полного протокола состоит из двух частей:

  1. вводной;

  2. основной.

В вводной части указываются:

  • ФИО председателя (председательствующего),

  • ФИО секретаря,

  • ФИО присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указываются место работы и должность каждого лица.

Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О», («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом «Разное».

Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

Протокол: типовые требования к оформлению и специфика акционерных обществ

Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:…

ВЫСТУПИЛИ:…

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):…

В разделе «СЛУШАЛИ» приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: «текст доклада прилагается».

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» указываются фамилии и инициалы лиц, выступивших в обсуждении, а также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании. Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.

Перед словом «СЛУШАЛИ» проставляется номер в соответствии с повесткой дня. Слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Текст разделов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатается через 1,5 межстрочных интервала с новой строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления.

Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т.д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания.

Например: 16 – 17.06.2010 или 16.06.2010 – 17.06.2010.

Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи.

Образец.

Государственное бюджетное общеобразовательное учреждение

города Москвы «Школа № 9999»

(ГБОУ СОШ Школа №9999)

ПРОТОКОЛ

26.08.2014 №01

Москва

Заседания педагогического совета

Председатель – Антонов А.А.

Секретарь – Борисова Б.Б.

Присутствовали: Васильева В.В., Глебова Г.Г., Денисов Д.Д.,

Егорова Е.Е., Ильина И.И., Константинова К.К.,

Леонидов Л.Л., Максимова М.М., Николаева Н.Н.,

Петрова П.П., Романова Р.Р., Сергеев С.С.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

  1. Об основных положениях ФГОС ООО.

    Доклад зам. директора по УВР Егоровой Е.Е.

  1. Об организации работы в школе по подготовке к введению ФГОС ООО в 2014-2015 учебном году. Доклад директора ГБОУ СОШ Школа №9999 Антонова А.А.

1. СЛУШАЛИ:

Егорову Е.Е. – текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Леонидов Л.Л. – поддержал предложение Егоровой Е.Е.

ПОСТАНОВИЛИ:

  1. Принять к сведению информацию зам.директора по УВР Егоровой Е.Е. об основных положениях ФГОС ООО.

  1. Продолжить самостоятельное изучение ФГОС.

2. СЛУШАЛИ:

Антонова А.А. – текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Леонидов Л.Л. – поддержал предложение Антонова А.А.

ПОСТАНОВИЛИ:

  1. Создать координационный совет и творческие группы по введению ФГОС ООО в марте 2014 года.

Председатель А.А. Антонов

Секретарь Б.Б. Борисова


Использованный источник: Делопроизводство (документационное обеспечение управления): методическое пособие для студентов. – М.: 2004.

Дать определение документу — протокол

2. Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 — код формы документа;

08 — наименование организации;

09 — справочные данные об организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 — место составления или издания документа;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — резолюция;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения;

22 — подпись;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печати;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа.


Составление протокола

Ведение протокола встречи

Спросите себя

Подумайте, как лучше проводить совещание или собрание, и дайте ответы на следующие вопросы.

▲ Правильно ли вы начинаете совещание?

▲ Всегда ли вы начинаете совещание вовремя?

▲ Напоминаете ли вы людям о целях встречи?

▲ Придерживаетесь ли вы повестки дня? Если дискуссия отклонилась от темы собрания, направляете ли вы обсуждение в нужное русло?

▲ Вы четко придерживаетесь установленного порядка?

▲ Предоставляете ли вы всем участникам возможность высказаться?

▲ Проверяете ли вы, что все согласны с принятым решением?

▲ Подводите ли вы итоги по окончании совещания?

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Проверяете ли вы, что все знают свои задания?

Все получится, если…

проводить собрание так, чтобы получить определенный результат;

начинать собрание вовремя, даже если еще не все приглашенные пришли;

иметь повестку дня и обсуждать поднятые вопросы;

предоставить всем участникам возможность высказаться;

принимать только обоснованные решения;

направлять отклонившуюся дискуссию в нужное русло;

удостовериться, что все согласны с принятым решением;

подводить итоги по окончании собрания и отмечать, кто получил задание и в какие сроки должен его выполнить;

сосредоточиться на получении запланированных результатов от совещания.

По окончании собрания или совещания необходимо составить протокол, в котором будут описаны принятые решения, а также зафиксировано, кто из присутствующих получил задание. Было бы разумно попробовать оценить собрание: подумать, что получилось и над чем еще нужно поработать, чтобы в следующий раз мероприятие прошло более успешно.

Нежелательно, чтобы протокол вел председатель собрания. Записи должен делать профессиональный секретарь, для того чтобы у председателя была возможность контролировать обсуждение.

Человек, который ведет протокол, должен делать следующее:

• записывать важные мысли напротив каждого вопроса, вынесенного на повестку дня; фиксировать принятое решение и лицо, ответственное за его выполнение;

• помогать председателю вести собрание (особенно при проведении официальных встреч) согласно правилам;

• иметь под рукой протокол и повестку дня предыдущего собрания, а также дубликаты этих документов для неинформированных участников;

• контролировать время, предназначенное для обсуждения каждого вопроса. Это поможет не задерживаться на какой-либо одной теме.

Иногда во время проведения собрания приходится одновременно делать стенограмму и краткие записи.

Убедитесь, что секретарь очень внимательно слушает и записывает важные детали и ключевые фразы. Также он должен записывать имена и фамилии всех выступающих, чтобы предупредить возможные недоразумения.

⇐ Предыдущая9101112131415161718Следующая ⇒


Дата добавления: 2015-07-02; Просмотров: 85; Нарушение авторских прав?;




Читайте также:

Добавить комментарий