Сдача документов в архив

На основании положения статьи 9 закона «Об архивном деле в Российской Федерации» документация негосударственной организации считается ее частной собственностью. Однако при ликвидации организации обязательным условием является сдача документов на хранение в архив. Данное мероприятие проводится и в случаях реорганизации, когда осуществляется передача документации правопреемнику (срок передачи дел в обоих случаях — два месяца).

Также нужно передавать на ведомственное хранение дела с периодичностью примерно раз в 3 года. При наличии значительного документооборота может потребоваться временное хранение документации, для чего предусматривается возможности организации временного хранения документов.

Порядок формирования архивных дел

Для упрощения последующего поиска требуемого документа в архиве дела должны быть сформированы по определенным параметрам. С этой целью был разработан специальный справочник, в котором указывается порядок распределения служебных документов по заголовкам в систематизированном порядке — номенклатура дел. Ее составление происходит в конце календарного года, она вводится в действие уже в наступившем году.

Для формирования дел могут использоваться различные признаки, например, номинальный (приказы, протоколы и пр. объединяются в отдельные папки). Также может применяться предметно-вопросный метод (с учетом содержания документа — судебное, личное дело и пр.), корреспондентский (по адресу) и иные.

Максимальное количество листов в одном деле не должно насчитывать свыше 250 листов. Когда же число документов, которые относятся к данному делу, значительно больше, то требуется разбивка на тома.

Сроки хранения документации

Документы налогового учета

В данную категорию входят документы, по которым осуществляется расчет, уплата налогов. К ним относятся акты, чеки, квитанции, накладные, платежки на уплату налога. Согласно Налоговому Кодексу (пп.8 п.1 ст. 23) они подлежат хранению на протяжении 4 лет. В случае же списывания приобретенного основного средства отсчет срока длительности хранения документов начинается только после полного признания этого основного средства в расходах.

Бухгалтерская документация

Сдача бухгалтерских документов в архив производится на основании Федерального закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 и архивным законодательством (Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»). Длительность хранения банковских и кассовых документов, всей первичной документации, учетной политики, документов инвентаризации, бухгалтерской отчетности равняется 5 годам. Расчет срока начинается с начала года, который следует после года прекращения применения документа. Готовая бухгалтерская отчетность должна храниться на постоянной основе.

При выявлении срока хранения бухгалтерских документов, стоит принимать во внимание вероятность их востребованности в случае возникновения в организации убытка, который списывается на протяжении 10 лет. При этом налоговые органы могут осуществить проверку за последние три года, вследствие чего рекомендуемый срок хранения документации возрастает до 13 лет.

Кадровая документация

Сдача кадровых документов в архив осуществляется в соответствии с архивным законодательством. В течении 75 лет осуществляется хранение документации, в которой зафиксированы льготы граждан, социальные выплаты (аттестационные заключения, личные дела, карточки, трудовые договора и иные.). На протяжении 5 лет сохраняется табели учета рабочего времени, документация о командировки и пр.

Этапы подготовки документов перед сдачей на архивное хранение

1) Экспертиза практической и научной ценности документации

Данное мероприятие производится специально созданной комиссией, в число которой обычно входят представители бухгалтерии, кадровой службы и архивист. Задачей членов комиссии является полистный осмотр документов, в ходе которого происходит разграничение документации по трем категориям:

• Для передачи в архив. В архив отправляются дела по личному составу, постоянного и временного хранения со сроком от 10 лет.
• Для хранения в структурных подразделениях компании. Сдача документов в архив организации подразумевает выявление документов с временным сроком хранения меньше 10 лет.
• Для уничтожения.

В ходе полистного осмотра также происходит выявление недостатков, подлежащих устранению. Затем оформляются протоколы, в которых утверждаются описи на хранение либо уничтожение. По периодичности заседания комиссии специально оговоренных сроков нет, оптимальный вариант — раз в год.

2) Оформление архивных дел.

Под оформлением дел понимаются работы по их учету, нумерации листов, а также составлению заверительной надписи с внутренней описью документации. Для оформления дел временного хранения используется упрощенная схема (проверка их наличия, предварительная систематизации, передача в архив). Нумерация и подшивка не требуются. Для дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и личного состава обязательно проходят такие процедуры, как подшивка, переплет, нумерацию, оформление реквизитов титульного листа. Для особо ценных дел (среди них — личных, судебных и т. п.) предусматривается составление внутренних описей.

В качестве верхнего листа должен выступать самый первый в году документ. Каждый лист подвергается нумерации черным графитным карандашом с 1 по 250 в верхней правой части документа обязательно на лицевой стороне. В листе-заверителе указываются отсутствующие страницы и с дефектами (надорванные, подклеенные и пр.).

3) Работы по описанию документов постоянного и долговременного хранения.

Данные мероприятия подразумевают составление внутренней описи документов дела, в которой фиксируются индекс дела, номера листов дела, его заголовок. Заполненная опись должна быть в начале дела. Далее наступает черед прошивки, переплета и оформления обложки, в которой должны быть указаны название организации, подразделение, номер дела и тома, заголовок, дата заведения, дата закрытия дела. Готовые дела вносятся в описи, составляемые для каждого вида дел по отдельности (личного состава, постоянного и временного хранения) в минимум трех экземплярах. Один экземпляр описи передается на хранение в структурное подразделение для подтверждения сдачи дел в архив.

4) Обеспечение их сохранности.

До момента передачи в архив хранение подготовленных дел осуществляется специалистами делопроизводственной службы самой организации, которые несут за них ответственность. Для их хранения требуется наличие запирающихся шкафов, которые не допускают попадания света и пыли на документацию. Расположение дел осуществляется на основании номенклатуры дел, которая располагается на внутренней стороне шкафа.

Предусматривается возможность их временного использования, для чего требуется разрешение начальника делопроизводственного подразделения. В деле сохраняется заверенная копия документа, фиксируется причина выдачи оригинала.

5) Непосредственная передача документации в архив

В целях оптимизации процесса дела передаются в архив на основании графика, который составлен архивным учреждением, согласовывается руководителем структурного подразделения, производящего сдачу документов, утверждается руководителем организации.

Передача документации осуществляется на основании описей. В обязанности сотрудника архива входит проверка правильности формирования дел, оформления, соответствия количества дел в предоставленной описи, номенклатуре дел организации. При обнаружении недостатков их устранение производится силами сотрудников делопроизводственной службы организации.

Сотрудник архива принимает каждое дело, при этом на двух экземплярах описи ставится пометка о наличии дела. После сверки дел внизу описи документируется число принятых в архив по факту дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, подписи сотрудника архива и организации.

Нюансы процедуры уничтожения документов

Утилизации подлежит документация временного срока хранения до 10 лет при условии истечения указанного периода. Основанием для уничтожения является решение экспертной комиссии, которое зафиксировано в протоколе. Внесение документов, подлежащих утилизации, осуществляется в специальную форму — Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. В нем присутствуют такие графы, как индексы, заголовки дел, сроки хранения и крайние даты.

Скачать бланк акта на уничтожение документов

Скачать бланк акта на уничтожение документов

Скачать пример заполнения акта на уничтожение документов

Подготовка документов к сдаче в архив.

В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации:

 — документы по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет;
 — проектной документации по строительству — 20 лет;
 — конструкторской, технологической документации — 20 лет;
 — патенты на изобретение — 20 лет:
 — научной документации — 15 лет;
 — кино- и фотодокументов — 5 лет;
 — видео- и фотодокументов — 3 года.

В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения, а также по личному составу передаются в государственный архив на хранение.

Для негосударственных организаций, часть документов которых отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, необходимо заключение договора с Федеральной архивной службой. Если организация не заключила договор с архивом, то в этом случае государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников организации. Место хранения оставшихся документов определятся председателем ликвидационной комиссии.

В любой организации в течение года накапливается определенное количество дел. Часть из них после установленного срока хранения надо сдавать в архив. Это дела состоящие из документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также по личному составу. Такие дела сдаются в архив через год после их окончания в делопроизводстве. Только после того как дела полностью оформлены их ссдают в архив на хранение.

Оформление дел:

 — проверка правильности группировки документов в дела;
 — переплет (подшивка);
 — нумерация листов в деле;
 — составление листа-заверителя;
 — составление в определенных случаях внутренней описи документов дела;
 — уточнение наименования организации, регистрационного индекса, крайних дат дела, заголовка дела;
 — составление и оформление описи дела.

Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению, при этом допускается:

 — не проводить систематизацию документов в деле;
 — не нумеровать листы дела;
 — не составлять заверительные надписи;
 — не переплетать (не брошюровать).

Проверка правильности архивной обработки документов проводится для того, чтобы еще раз убедиться в соответствии документов в деле заголовку по номенклатуре, расположение документов внутри дела по определенным принципам: по рассматриваемым вопросам; по хронологии; по географическому признаку; по алфавиту и т.д.

При полном оформлении необходимо подшить или переплести дело. Предварительно из дела удаляются все скрепки и т.п. За последним документом в деле вкладывается лист заверителя. В начале дела, при необходимости, вкладываются листы для внутренней описи. По архивны правилам дело не должно превышать 250 листов. Если документов в деле оказалось больше, то данные дела необходимо разделить на тома.

Документы должны быть переплетены в твердую картонную обложку. Поскольку в деле откладываются документы разного формата, то подшивать их нужно на 4 прокола. В отдельных случаях делают фальцовку документов перед переплетом.

Дела длительного срока хранения обязательно надо прошивать дело насквозь, включая как верхнюю часть обложки, так и нижнюю. На первый лист накладывается тонкая, шириной до 1 см картонная прокладка (шарнир), и через нее прошивается дело. Поскольку предполагается такое дело необходимо хранить 75 лет, то данная подшивка предохраняет нитки от истирания и придает более эстетичный вид делу.

При подшивке необходимо следить, чтобы весь текст документов мог быть прочитан и не заходил за подшитую часть документов. Документы со сроком хранения менее 10 лет могут не подшиваться, а оставаться в папке-скоросшивателе.

Все листы в делах нумеруются.

Нумеруют листы черным графитным карандашом в правом верхнем углу только с лицевой стороны листа, не задевая текста документа. Использование чернил и цветных карандашей не допускается. Лист большего формата, чем А4, подшивается за один край, разворачивается и нумеруется как один лист. При создании нескольких томов одного дела каждый том нумеруется отдельно.

Итоги нумерации записываются в листе заверителя расположенным в конце пошитого дела. В листе указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов в деле и отдельно через знак «+» число листов внутренней описи, литерные или пропущенные номера.

Лист заверителя подписывается лицом составившим его, с указанием должности, личной подписи, фамилии и даты составления.

Подготовка документов к архивному хранению

Составлять заверительиую надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа нельзя.

В случае, когда дело содержит особо ценные документы: в личных делах, делах о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, о выдаче авторских свидетельств и патентов, судебных и следственных делах и ряде других случаев составляются внутренние описи на документы дела.

В архивном законадательстве есть определение внутренней описи: «Внутренняя опись документов дела — это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов».

Внутренняя опись подшивается перед документами в начале дела и содержит сведения о каждом из них. В конце внутренней описи указывается количество включенных в нее документов и количество листов самой описи.

После того, как документы подшиты, пронумерованы, составлен лист заверителя и внутренняя опись документов дела, проводится оформление обложки дел.

Оформление обложки дел выполняется в соответствии с требованиями архивного законодательства «Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования». В момент заведения дела по номенклатуре дел ряд сведений уже был вынесен на обложку:

 — наименование организации и его подчиненность;
 — наименование структурного подразделения;
 — индекс дела;
 — заголовок дела;
 — срок хранения дела.

При подготовке дела к сдаче в архив эти реквизиты уточняются и дополняются:

 — номер тома, если дело имеет несколько томов;
 — крайние даты дела;
 — количество листов в деле;
 — номера фонда, описи и дела по описи.

Последний реквизит проставляется в архиве.

Очень важно при оформлении обложки соблюдать требования. Так, наименование организации пишется в именительном падеже. Если наименование менялось в течение года, то на обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется в скобки, а новое пишется под ним.

Заголовок дела пишется на обложке в начале года из номенклатуры дел. После анализа содержания документов может потребоваться внесение некоторых уточнений в заголовок. При возникновении такой ситуации следует внести дополнение в номенклатуру дел и на обложку выносить заголовок и индекс в соответствии с этим дополнением. Сначала в заголовке должен быть указан вид дела (дело, переписка, документы и т.д.) или вид документов (протоколы, приказы, отчеты, акты). Затем указывается автор и далее вопрос, отражающий содержание документов. Возможно формирование в одном деле документов нескольких авторов, если они относятся к одному вопросу. Подлинность документов в заголовках не указывается, но если есть наличие копий документов, то обязательно оговаривается. На обложке дела в обязательном порядке указываются даты самых ранних и поздних документов и срок хранения дела. На делах с документами постоянного хранения указывается «хранить постоянно», на других — конкретный срок хранения в соответствии с перечнем.

При указании количества листов листы внутренней описи и заверительной записи не учитываются.

На все дела постоянного и долговременного срока хранения составляется опись. Опись — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для учета и систематизации. Опись служит основным учетным пособием в делопроизводстве и архиве. Составляются описи отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.

Дела располагаются в описи по значимости. Например: устав предприятия, протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний совета директоров, приказы директора по основной деятельности, годовые планы и т.д. Описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы делопроизводства.

Опись состоит из годовых разделов. Годовые разделы составляются по установленной форме. Сведения по каждому делу, включенному в опись, называются описательной статьей. В нее входят:

 — порядковый номер дела или тома по описи;
 — индекс дела или тома;
 — заголовок дела или тома;
 — даты дела или тома;
 — число листов в деле или томе;
 — сроки хранения;
 — примечание.

Каждое дело в описи имеет самостоятельный порядковый номер.

Если дело состоит из нескольких томов, каждый том имеет свой номер. Располагает дела в описи по порядку архив организации и присваивает номера описи структурного подразделения.

При передаче в архив дел за несколько лет их необходимо систематизировать. Порядок систематизации дел в организации — хронологически-структурный. Это означает, что дела систематизируют по годам. И дела систематизируют по названиям структурных подразделений, в которых они хранятся. Все дела постоянного срока хранения за год располагаются по степени важности. Обычно это соответствует порядку расположения структурных подразделений и заголовков дел в номенклатуре дел.

И так получается стройный перечень всех дел одного срока хранения за один год. Для удобства поиска наименования структурного подразделения могут быть указаны в описи перед первым делом соответствующего структурного подразделения.

В организациях, где количество дел, образующихся в год, невелико, нецелесообразно каждый год составлять новую опись. Возможна подготовка одной описи, включающей дела за несколько лет.

В таких организациях как правило ежегодно составляется годовой раздел описи с продолжающейся нумерацией дел. Каждый из годовых разделов описи начинается с указания соответствующего года, и далее дела располагаются в соответствии с принятой структурой.

Каждая опись имеет свой номер.

Обычно опись на дела постоянного хранения имеет 1, на дела со сроком хранения более 10 лет- №2, на дела по личному составу — №3 с добавлением буквенного индекса «л/с».

Заканчивается опись итоговой записью. Где указывается цифрами и прописью количество включенных в опись дел, первый и последний номера дела по описи, оговариваются особенности нумерации (литерные или пропущенные номера). Опись должна быть подписана составителем с указанием его должности и расшифровки фамилии. Проставляется дата составления описи.

Кроме описей на дела постоянного срока хранения, дела временного (свыше 10 лет) срока хранения организация ежегодно должна составлять описи на дела по личному составу. Документы по личному составу имеют особое значение — они являются основанием для подтверждения трудового стажа, занимаемой должности, продолжительности работы в данной организации и других фактов трудовых отношений.

В целях предотвращения утери этих документов большая часть документов по личному составу уволенных работников сдается в архив и хранится 75 лет.

Количество экземпляров описи определяется сроком хранения дел. Опись на дела постоянного хранения составляется в четырех экземплярах. Один экземпляр остается в соответствующем структурном подразделении, второй экземпляр описи передается в службу ДОУ, третий в архив организации. Четвертый экземпляр направляется в государственный или муниципальный архив.

Организации, не сдающие документы в государственные архивы, составляют опись на дела постоянного хранения, на дела со сроком хранения 10 и более лет и по личному составу в трех экземплярах.

На дела временного срока хранения описи не составляются их заменяет номенклатура дел, где напротив каждого заголовка проставляется отметка о сроке хранения.

Во время подготовки дел к передаче в архив организации, сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации.

Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

3.6. Требования к оформлению дел, принимаемых в архив

3.6.1. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.

3.6.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

3.6.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя;

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

3.6.4. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

3.6.5. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

3.6.6. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

3.6.7. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) — бланк внутренней описи документов дела.

3.6.8. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

3.6.9. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

3.6.10.

Сдача документов в архив

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

3.6.11. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

3.6.12. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

3.6.13. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

3.6.14. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

3.6.15. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.

3.6.16. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах — на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки.

Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение 9), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа.

Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

3.6.17. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 10), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

3.6.18. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (приложение 11), в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения.

В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.).

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела — год(ы) заведения и окончания дела.

Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: «в деле имеются документы за … год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е.

даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»).

Стандарты, регламентирующие требования к хранению документов

СогласноГОСТ 2.102-68 “ЕСКД. ВИДЫ И КОМПЛЕКТНОСТЬ КОНСТРУКТОРСКИХ ДОКУМЕНТОВ” различают:

“Оригиналы — документы, выполненные  на любом материале,  предназначенные для  изготовления по ним подлинников и заверенные разработчиком”.

“Подлинники — документы, оформленные подлинными установленными подписями и выполненные на любом материале, позволяющем многократное  воспроизведение с них копий.

Подготовка документов к сдаче в архив

Допускается в качестве подлинника использовать оригинал, репрографическую копию или экземпляр документа, изданного типографским способом, завизированные подлинными подписями лиц, разработавших данный документ и ответственных за нормоконтроль.”

“Дубликаты — копии подлинников, обеспечивающие идентичность воспроизведения подлинника, выполненные на любом материале, позволяющем снятие с них копий”.

“Копии —  документы, выполненные способом, обеспечивающим идентичность их с подлинником (дубликатом), и предназначенные для непосредственного использования при разработке, в производстве, эксплуатации, ремонте изделий. Копиями являются также микрофильмы-копии, полученные с микрофильма- дубликата”.

Кроме того, в этом ГОСТе после внесения изменений в 2006 году  регламентированы понятия электронных оригиналов, подлинников, дубликатов и копий, а также упоминается понятие электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Согласно ГОСТ 2.501-88  “ЕСКД. ПРАВИЛА УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ”:

“ Подлинники, принимаемые на хранение, должны быть пригодны для многократного снятия копий (отсутствие прорывов, подклейки, протертых мест, нечеткость текста, линий), репрографической обработки “

Сдать документы в архив

В соответствии с п.4.4.1, 4.5 «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» и Уставу Государственного архива документов по личному составу Сахалинской области.

На хранение в Государственный архив документов по личному составу Сахалинской области поступают документы по личному составу ликвидированных организаций всех форм собственности в упорядоченном состоянии и с соответствующим научно справочным аппаратом согласно плану графику приема документов.

Для включения ликвидируемой организации в план график приема документов в архив необходимо направить официальное письмо на имя директора Натальи Владимировны Ли с приложением копии документа о ликвидации.

На безвозмездной основе принимаются документы по личному составу ликвидированных организаций государственной собственности.

Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств ликвидируемой организации, передающих указанные документы.

При организации работы по упорядочению документов рекомендуется использовать нормативно-методические документы:

1. «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 №19, зарегистрированные в Минюсте РФ 06.03. 2007 № 9059);
2. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Министерства культуры РФ от 31.03.
   

   Совет 1: Как оформлять документы в архив

   2015 № 526, зарегистрированные в Минюсте РФ 07.09. 2015№ 3830);

3. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08. 2010 № 558 и зарегистрирован в Минюсте РФ 08.09.2010 №18380).
4. Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004г. «Об архивном деле в Российской Федерации»

5.Закон Сахалинской области от 01 ноября 2005г. № 76-ЗО «Об архивном деле в Сахалинской области» (принят Сахалинской областной Думой 20 октября 2005 г., (с изменениями и дополнениями)

Подготовка документов перед сдачей в архив в себя включает:

1. экспертизу ценности документов;
2. оформление дел;
3. описание документов постоянного и долговременного хранения;
4. обеспечение сохранности;
5. сдачу документов в архив учреждения.

Перечень документов, подлежащих передаче в архив при ликвидации организации:

1. Подпись руководителей организации, либо председателя ликвидационной комиссии;
2. Свидетельство о ликвидации организации.
3. Учредительные документы (свидетельство о регистрации или документы о создании, устав или положение документ о ликвидации организации, (решения собрания акционеров, совета директоров, учредителей; решения арбитражного суда) приказы и /или распоряжения о создании, переименованиях);
4. Приказы и/или распоряжения о приеме, увольнении, переводе, установлении должностных окладов, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения заработной платы.
5. Трудовые договоры, контракты, соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел.
6. Личные карточки формы Т-2 (в том числе временных работников).
7. Личные дела уволенных (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты и т.д.)
8. Лицевые счета работников или ведомости по начислению заработной платы. Примечание: при отсутствии лицевых счетов-ведомости на выдачу заработной платы, документы на выдачу пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат.
9. Невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства об образовании и т.д.)
10. Акты о несчастных случаях.
11. Штатные расписания.
12. Журналы учета движения трудовых книжек, списки личного состава, алфавитные книги, другие документы, подтверждающие трудовой стаж, оплату труда, изменение в должности.
13. Табели и наряды работников тяжелых, вредных, опасных профессий;
14. Список (Перечень) вредных профессий, определяющих право на льготное пенсионное обеспечение, по возможности с описанием технологических процессов.
15. Тарификационные ведомости.

Вместе с документами в архив передаются:

Опись дел по личному составу (согласованная с государственным архивом) в 3 экземплярах + электронный экземпляр;

Оформление дел

Оформление дел предусматривает систематизацию документов в деле, подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя дела, составление внутренней описи документов.

Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы формируются в дела в пределах одного календарного года в хронологическом порядке и с относящимися к ним приложениями.

По хронологическому принципу проводится также систематизация документов в делах содержащих акты несчастных случаев, протоколы заседаний комиссий, документы о представлении к награждению, трудовые договоры (соглашения), тарификационные ведомости, табели и наряды работников вредных профессий.

Лицевые счета по заработной плате сотрудников формируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий.

Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками. В начале каждого дела подкладывается чистый лист бумаги, в конце – лист заверитель по установленной форме. В листе заверителе цифрами указывается количество пронумерованных листов в деле.