Резолюцию на служебном письме можно писать, отметка об исполнении

Специалиста по специальности 061300 – «Документоведение и документационное обеспечение управления»

1. Документ – это:

А) Письменное свидетельство, доказательство.

Б) Составленный в порядке, предусмотренном законом, акт, удостоверяющий юридический факт (рождение, вступление в брак) или представляющий право на что-либо (диплом, завещание)

В) Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволляющими ее идентифицировать.*

2. Делопроизводство – это:

А) Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами*.

Б) Ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждения и по организации документов в нем

В) Совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации работы с документами в этих учреждениях.

3. Датой приказов, писем, факсов, справок, является:

А) Дата события, которое в нем зафиксировано.

Б) Дата подписания.*

4. Если справка носит финансовый характер, то подписывают ее:

А) Руководитель

Б) Руководитель и бухгалтер*

В) Бухгалтер

5. Назовите разновидности номенклатуры дел:

А) Индивидуальные

Б) Типовые

В) Примерные

Г) Все перечисленные*

6. Резолюцию на служебном письме можно писать:

А) По тексту

Б) На отдельном листе бумаги*

В) На свободном от тексте месте*

Какое служебное письмо имеет отметку о наличии приложения

А) Запрос

Б) Информационное

В) Сопроводительное*

Г) Все служебные письма

Кто подписывает протокол?

А) Руководитель организации

Б) Председатель собрания

В) Председатель и секретарь собрания*

9. Документы по личному составу хранятся:

А) 10 лет

Б) 50 лет

В) 75 лет*

Г) Постоянно

10. Трудовые книжки заводятся впервые:

А) В день поступления на работу

Б) На проработавших свыше 5 дней*

В) По окончании испытательного срока

Г) В другие сроки

Когда документ можно считать исполненным и снять его с контроля?

А) Когда решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу

Б) Когда руководитель поставит свою резолюцию

12. Бланк документа – это:

А) Стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенном для переменной

Б) Белый лист бумаги с частично напечатанным текстом и пробелами, которые заполняются актуальной информацией (например, анкетный бланк)

В) Лист бумаги с напечатанным названием учреждения, предприятия, организации или с частично напечатанным текстом, предназначенным для составления документов по определенной форме.

Г) Набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа*

13. Номенклатуры дел составляют в виде:

А) Таблицы

Б) Текста

В) Текста и цифр*

14. Какие распорядительные документы издаются на основе единоначалия:

А) Указы*

Б) Указания*

В) Приказы*

Г) Решения

Д) Постановления

15. Автором служебного письма является:

А) Организация, фирма, от имени которой посылается письмо

Б) Должностное лицо, которое подписывает письмо

В) Исполнитель, который готовит текст письма.

Г) Физическое или юридическое лицо, создавшее документ.*

16. Альбом форм документов организации – это:

А) Сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации*

Б) Сборник всех видов документов

В) Сборник форм документов, разработанных в данной организации

.Применение Табеля и Альбома форм документов обеспечивает:

А) Унификацию форм документов

Б) Юридическую силу документов*

В) Оперативность реализации управленческий функций организации*

17. Маршрутно-технологические карты предназначены для:

А) отражения операций, проводимых над документами,*

Б) отражения исполнителей*

В) отражения порядка выполнения операций*

Г) всего перечисленного*

18. Официально-деловой стиль –это:

А) функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления*

Б) язык делового общения

В) язык для проведения официальных встреч.

19. Информационные технологии – это:

А) система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации на основе применения технических средств*

Б) передачи информации в пространстве и времени

В) способ коммуникации

20. Архив – это:

А) Организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования*

Б) книгохранилище

В) способ хранения документов

21. Юридическую силу документа составляет:

А) Свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления*

Б) Подписанный юристом документ

В) Подписанный всеми руководителями документ

В каком случае трудовой договор (контракт) не считается заключенным?

А) Если не оговорены условия о месте работы

Б) Если не оговорены условия о характере трудовой функции

В) Если не оговорены условия о времени действия трудовогоо договора

Г) Если не оговорены условия о размере оплаты труда

Д) В любом из этих случаев*

Реквизит 28.Отметка об исполнении документа и направления его в дело

Реквизит проставляется только на исполненных документах, которые подшиваются в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Оформляют реквизит на первой странице документа на нижнем поле.

Помните!

Реквизит включает в себя:

• слово «В дело»;

• номер дела, в котором будет храниться документ (можно с указанием года);

• при отсутствии копии – ссылку на номер и дату ответного документа (если таковой имеется), который свидетельствует об исполнении;

• подпись исполнителя документа;

• дату проставления отметки.

Отметку об исполнении проставляет и датирует или сам исполнитель, или руководитель структурного подразделения.

В дело 13–45 за 2005 г.

Подпись 24.01.2005

Направлено письмо

23.12.2005 № 01–11/201

В дело 7–1 Подпись 24.12.2005

Сообщено по телефону О.А.Антоновой 23.12.2005

В дело 02-7

Подпись 24.12.2005

Помощь: Оформление резолюции

ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗОЛЮЦИИ

Резолюция — это письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа. Резолюция выражает отношение лица к информации, содержащейся в документе.

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), задание (содержание действий), срок его исполнения, подпись руководителя, дата резолюции. В зависимости от содержания резолюции некоторые из этих элементов (задание, срок исполнения) могут отсутствовать.

Указания, содержащиеся в резолюции, носят общий либо конкретный характер.

Общие указания выражаются следующим образом: «К руководству», «К исполнению», «К сведению».

Пример

Линнику П.А.

К сведению

Подпись автора резолюции

Дата

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, резолюции оформляются по упрощенной схеме: указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Пример

Зайченко И.В.

Подпись автора резолюции

Дата

Резолюции с конкретными указаниями выражаются в повелительном наклонении или в неопределенной форме глагола и адресуются подчиненным лицам.

Пример

	Байкулову А.Е. Срочно примите меры по обеспечению… Подпись автора резолюции Дата

или:

	Сидорчику В.Н. Прошу подготовить ответ к 10.06.2008. Подпись автора резолюции Дата

Содержание резолюции должно быть сжатым, но при этом достаточно ясным, четким, конкретным. Резолюции должны содержать исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителе. Недопустим, например, такой текст резолюции: «Решите, как условились», «Мы уже говорили» и т.д. Не допускаются и так называемые предварительные резолюции: «Прошу переговорить», «Прошу зайти ко мне», «Для ответа после разговора со мной» и т.п.

Резолюция может содержать указания нескольким лицам, а после нее может стоять ремарка, содержащая личное мнение о состоянии дел.

Пример

Бурлиновой Э.Н.

Байкулову А.Е.

Прошу подготовить заключение до 18.07.2008.

Подпись автора резолюции

Дата

Считаю, что проект требует доработки в части, касающейся организации документооборота.

Если в резолюции определяется несколько исполнителей, первой указывается фамилия ответственного исполнителя, который организует работу соисполнителей.

Срок исполнения устанавливается руководителем исходя из содержания документа, либо используются действующие типовые сроки исполнения определенных категорий документов. Типовые сроки установлены нормативными документами Совета Министров Республики Беларусь, Законом РБ от 06.06.1996 № 407-XIII «Об обращениях граждан», Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Белкомархива от 23.05.1995 № 13.

Если документ ставится на контроль, в резолюции может быть указано должностное лицо, осуществляющее контроль исполнения (ответственный за контроль).

Пример

Столяровой Т.В.

Подготовить предложения к 01.08.2008.

Бурикову О.В.

Для контроля

Подпись автора резолюции

Дата

Если на контроль ставится не весь документ, а его отдельные пункты, следует указывать номера контролируемых пунктов.

Пример

Линнику П.А.

К исполнению.

Бурикову О.В.

Для контроля пп.3, 7

Подпись автора резолюции

Дата

На документе, поставленном на контроль, должна быть проставлена отметка о контроле.

На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа. Если на документе несколько резолюций, их содержание не должно дублироваться, каждая последующая резолюция необходима только для конкретизации предыдущей.

Пример

	Бурикову О.В. Прошу подготовить бюджетную заявку по науке до 15.07.2008. Подпись автора резолюции Дата
	(первая резолюция)

Байкулову А.Е. Подготовить проект сводного плана НИР на 2009 год до 01.07.2008 Заговорной Т.Г. Подготовить финансовые расчеты к бюджетной заявке до 13.07.2008. Подпись Бурикова О.В. Дата
(вторая резолюция)

Резолюция размещается в правом верхнем углу первого листа документа, на письмах — между реквизитами «адресат» и «текст». При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции (содержащей два и более поручения), а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюций на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста и полей. Для лучшего выделения резолюции ее следует располагать под углом к линии строки.

Допускается прилагать к документу отдельный лист резолюции (рефератку). Резолюция на отдельном листе может быть написана от руки или напечатана.

Пример

Михальченко А.Н.

Моровой А.П.

Корбуту Н.П.

Прошу рассмотреть и решить вопрос.

При необходимости внести предложения в Совет Министров в установленном порядке.

Подпись Фамилия, инициалы

Дата

На листе резолюции указывается регистрационный номер и дата документа, к которому относится резолюция.

Правила оформления резолюций

Если лист резолюции прикрепляется к входящему документу, на нем может быть оформлена запись следующего содержания:

Пример

К вх. № 234 от 12.11.2007

На самом документе оформляется отметка о наличии листа резолюции, включающая слова «Лист резолюции прилагается», подпись лица, сделавшего запись, и дату.

На рассмотрение руководству должны передаваться наиболее важные по содержанию документы. В организации может быть составлен примерный перечень документов, подлежащих рассмотрению руководством. К их числу относятся декреты, указы, постановления, распоряжения и другие документы высших органов государственной власти и управления, документы из вышестоящих организаций по принципиальным вопросам деятельности, документы местных органов власти, документы из редакций газет и журналов, наиболее важные, в т.ч. коллективные, письма граждан, документы из других учреждений, требующие решения на уровне руководителя учреждения, телеграммы, телефонограммы по экстренным вопросам и т.п.

В целях экономии времени руководителя секретарю или помощнику следует заранее подготовить и представить руководителю проект резолюции, который в случае согласия с ее содержанием подпишет резолюцию и проставит дату.

Содержание резолюций по наиболее типичным, повторяющимся вопросам может быть формализовано и сведено к нескольким возможным вариантам, которые печатаются на листе резолюции. Руководитель подчеркивает нужный вариант, подписывает, после чего лист резолюции вместе с документом передается на исполнение.

Пример

Ткач Г.Б.

Отказать в связи с отсутствием средств.

Оплатить за счет внебюджетных средств.

Подпись автора резолюции

Дата

14.03.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

От редакции: Для правильного применения шрифтов и интервалов при оформлении текста и многострочных реквизитов документа см. Пособие

Делопроизводство

1 … 11 12 13 14 15 16 17 18 … 40

4.4 ОТМЕТКИ НА ДОКУМЕНТЕ

Все этапы обработки прохождения и исполнения документа фиксируются отметками, помогающими определить, где он находится в данный момент и какова стадия его исполнения.

Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 28)

При поступлении документа на нем проставляется первая отметка, фиксирующая факт и время приема его в данной организации, специальным штемпельным аппаратом или вручную резиновым штемпелем. Она состоит из сокращенного названия организации, куда поступил документ, даты получения и входящего учётного номера (индекса).

Дата получения является важным поисковым признаком и началом отсчета срока исполнения поступившего документа. С этого числа документ считается в работе учреждения и учреждение отвечает за полученный документ. Входящий учётный номер может служить для поиска документа в делопроизводстве и, кроме того, он используется для учета количества поступивших документов в месяц, квартал, год. Проставлять отметку о получении документа рекомендуется на нижнем поле документа.

Для документов, полученных по факсу или компьютерной почтой, дата и время их поступления фиксируются автоматически.

Отметка для автоматического поиска документа (реквизит 29)

Если документ вводится в память машины или создан на компьютере, на документе делается об этом специальная отметка. В соответствии с требованиями стандарта она может включать имя файла, код оператора, дату, место изготовления, а также другие поисковые данные.

Отметка располагается на нижнем поле каждого листа документа.

Резолюция (реквизит 16)

После первичной обработки и регистрации документ направляется руководителю (организации или структурного подразделения) для рассмотрения. Результат рассмотрения отражается в резолюции.

Резолюция — «надпись на документе, сделанная должностным лицом, и содержащая принятое решение».* Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Это как бы маленький распорядительный документ, составляемый на полученном документе.

Оформление резолюции

От конкретности и четкости резолюции и правильного выбора исполнителя зависит качество исполнения задания и своевременность выполнения. К резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному документу: четкость, конкретность, краткость. Резолюция состоит из следующих элементов: текста, подписи, даты. По своему характеру текст резолюции может быть двух видов. Резолюции, содержащие решение вопроса (например, «Зачислить«, «Выделить 300 тыс. руб«, «Отказать«) или указание на порядок подготовки вопроса. Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: кому поручается — фамилия и инициалы исполнителя, что поручается — характер и порядок решения вопроса, срок исполнения. Например:

Каревой Я.Д.

Свяжитесь с музеями и выясните их готовность

участия в совещании к 05.08.98

Личная подпись 28.07.98
* Юридический энциклопедический словарь. — М.: Советская энциклопедия, 1984, с. 319.
Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса. Инициалы исполнителя указываются после фамилии (как при адресовании).

Если срок исполнения документа является типовым или он указан в тексте самого документа и, следовательно, не требуется его специально указывать в резолюции, то руководитель может проставить в резолюции только фамилию исполнителя (исполнителей) с инициалами, порядок подготовки вопроса, подпись и дату. Например:

ВеберуА.Б.

ГалкинуА.А.

Организуйте проведение конференции

к указанному сроку

Личная подпись 03.08.97

Резолюция переносится секретарем в регистрационную форму и часто является основанием взятия документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берется из резолюции.

В ряде случаев, когда на документе нет свободного места или резолюция готовится в виде отдельного поручения, ГОСТ Р 6.30-97 допускает оформление резолюции на отдельном листе бумаги, обычно формата А6 или А7.

Отметка о контроле (реквизит 18)

Если документ требует исполнения и берется на контроль, на нем проставляется отметка о контроле в виде буквы «К» (контроль) или слова «Контроль» на левом поле документа на уровне заголовка. Эта отметка может наноситься резиновым штемпелем или быть написанной от руки ярким красным, синим, зеленым карандашом.

Её цель — напоминание исполнителю, что документ контролируется.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 27)

Завершающая отметка на документе — эта отметка об исполнении. Она проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в документе, или направления ответа. Отметка об исполнении документа особенно важна на бухгалтерских документах. Так, все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).*
* Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, п.2.21
Отметка об исполнении свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После проставления этой отметки документ подшивается в дело. Отметка может включать ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого, краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер этого дела, подпись и дату. Подписывает и датирует отметку исполнитель, работавший с документом или руководитель структурного подразделения. Этот реквизит помещается на нижнем поле в левой его части. Например:

Сообщено по телефону О. Б. Павловой 12.05.96.

В дело 03-13.

И.Иванов. 14.05.98

или:

Ответ направлен

17.06.98 № 01-13/184.

В дело 13-13

И.Иванов 19.06.96

или:

Рассмотрено на заседании коллегии.

Протокол коллегии от 12.08.98 №17

В дело 06-13

И.Иванов 15.08.98

Отметка об исполнителе (реквизит 26)

На документах, исходящих из крупных учреждений, проставляется отметка с указанием фамилии сотрудника, готовившего документ, с номером его телефона. Такая отметка позволяет, в случае необходимости, быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюансы вопроса и может дать всю интересующую вас информацию. Так как отметка предполагает обращение к исполнителю, желательно указать не только фамилию, но и полностью имя и отчество. Это облегчит общение и поможет вежливо установить контакт с исполнителем.

Отметка об исполнителе может находиться как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа с левой стороны на нижнем поле. Например:

Лопухова

Людмила Николаевна

1579806

Однако, ГОСТ Р 6.30-97 допускает ставить эту отметку и без указания имени и отчества. Например:

Карпухин

1579806

При размещении этого реквизита придерживаются следующих правил: если документ подлежит размножению, отметка указывается только на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придется делать копии двух сторон листа).

На документах, требующих особого учета, ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экземпляров.

На документах, имеющих гриф ограничения доступа, указывается не только количество экземпляров, но и адрес каждого. Например:

Семёнова

Галина Константиновна

9439594

экз.№1 — в адрес

экз. №2 — в отдел № 2

экз.№ 3 — вотдел №10

экз.№ 4 — вдело 08

Форматы бумаги

Документы оформляются главным образом на бумаге формата А4 (210х297) и А5 (148х210). Отдельные виды документов, содержащие таблицы и графики — ведомости, планы и т.д. оформляются на формате A3 (297х420). Эти форматы приняты у нас в стране ещё в 1920-е гг. и в их основу положены широко распространенные в западных странах немецкие форматы.

Для измерения форматов была принята метрическая система. Площадь основного формата равна квадратному метру, а стороны основного формата составляют 0.841 м х 1.189 м. Каждый последующий формат получается из предыдущего делением пополам, а все полученные форматы геометрически подобны. Все форматы делятся на три основных ряда — А, Б, В. Форматы основного ряда получаются путем последовательного деления основного формата пополам (см. таблицу 11).

Таблица 11

Форматы потребительских бумаг

А-0 – 841  1189	А-7 – 74  105
А-1 – 594  841	А-8 – 52  74
А-2 – 420  594	А-9 – 37  52
А-3 – 297  420	А-10 – 26  37
А-4 – 210  297	А-11 – 18  26
А-5 – 148  210	А-12 – 13  18
А-6 – 105  148	А-13 – 9  13

Форматы ввели определенный порядок, систему и закрепили ограничения размеров форматов бумаги для изготовления документов.

Форматы обязательны в нашей стране для управленческой документации и сегодня. Эти форматы приняты и ISO (Международной организацией по стандартизации).*
* ИСО 216: 1975 Писчая битого и виды писчих материалов.

Потребительские форматы — серий А и В.
Форматы потребительских бумаг в разных странах не совпадают, но наибольшее распространение имеют в Европе немецкие форматы, а в США североамериканские форматы бумаг, где основной формат — аналог А4 — равен размеру 21,59 см. х 27,94 см. (Letter 8^ х 11 in.).

В компьютерных программах, даже локализованных (на русском языке), в качестве установок «по умолчанию» заданы форматы бумаги и размеры полей, не соответствующие отечественным стандартам. Поэтому, приступая к работе в MS Word, необходимо установить стандартный размер бумаги, принятый в нашей стране — А4 в качестве используемого для всех создаваемых документов.

Размеры полей

Установлены и размеры полей. В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 они должны быть не менее:

левое поле — 20 мм;

правое поле -10 мм;

верхнее поле — 20 мм;

нижнее поле -10мм.

Это минимальные размеры полей, меньшие поля не допускается, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но большие поля допустимы. Поэтому указанные размеры полей обычно используются для документов оперативной переписки, а для документов долговременного и постоянного сроков хранения, которые будут переплетены или подшиты в дело, следует установить левое поле 35 мм.

Нумерация листов

Если документ оформляется на двух и более листах, второй и последующие листы нумеруются. Номера страниц проставляются посредине верхнего поля арабскими цифрами без слова «страница» (стр. или с.). Точки и тире не ставятся. Если документ изготавливается на двух сторонах листа, то нечетные номера проставляются на лицевой стороне, а четные на обратной.

1 … 11 12 13 14 15 16 17 18 … 40

1.

Новая резолюция служебной записки в адрес
ГД – На оплату подписанного соглашения об
изъятии
Постановка задачи:
Резолюция «На оплату подписанного соглашения об изъятии» должна быть
доступна только сотрудникам ОЗИиО (Отдел земельных и имущественных
отношений) + Воронина Е. Н. , остальные сотрудники ФКУ
Ространсмодернизация не должны видеть данную резолюцию в списке;
Служебные записки в адрес ГД с резолюцией «На оплату подписанного
соглашения об изъятии» должны создавать только сотрудники ОЗИиО (Отдел
земельных и имущественных отношений) + Воронина Е. Н. ;
Обязательными согласующими СЗ в адрес ГД с резолюцией «На оплату
подписанного соглашения об изъятии» должны быть:
— Руководитель подразделения инициатора (Макаров В.Ю.);
— Советник ГД;
— Ответственный по финансовой деятельности — Карлик Д.А.;
— Менеджер (ответственный) по проекту (Левакин А.Ю.).
Согласованная СЗ в адрес ГД с резолюцией «На оплату подписанного
соглашения об изъятии» должна быть подписана «живой подписью»
Генерального директора, либо Карлика Д.А.
СЗ должна поступать на исполнение (оплату) в бухгалтерию.
www.docsvision.com
Слайд: 1

2.

Создание СЗ в адрес ГД с резолюцией «На оплату подписанного
соглашения об изъятии» сотрудниками ОЗИиО+Воронина Е.Н.
Резолюция «На оплату
подписанного соглашения об
изъятии» доступна только
сотрудникам ОСИиО+Воронина Е.Н.
Остальные сотрудники данные СЗ
создать не смогут.
www.docsvision.com
Слайд: 2

3.

Схема процесса согласования СЗ в адрес ГД с резолюцией «На
оплату подписанного соглашения об изъятии»
В системе карточка СЗ
поступает на
подписание к
Лубковой Е.С.
Елена Сергеевна
печатает сам документ
и подписывает его у
ГД/Карлика Д.А.
www.docsvision.com
Слайд: 3

4.

Описание процессов создания, согласования, подписания и
исполнения СЗ в адрес ГД с резолюцией «На оплату
подписанного соглашения об изъятии»
Инициатор (сотрудник ОЗИиО + Воронина Е.

36) Отметки на документе, их значение и оформление.

Н.) создает служебную записку в адрес ГД с
резолюцией «На оплату подписанного соглашения об изъятии».
В поле «Адресат» (подписантом СЗ) инициатор может указать Гудкова И.Э., либо Карлика Д.А.
В поле «Согласующие» автоматически проставляются обязательные согласующие лица документа
– см. слайд 5;
Инициатор заполняет шаблон служебной записки (см. слайд 6) и запускает документ на
согласование;
Служебная записка поступает на согласование к руководителю подразделения – Макарову В.Ю.;
Далее СЗ поступает на согласование Советнику ГД;
После согласования руководителем подразделения и Советником ГД СЗ поступает одновременно
на согласование к обязательным лицам:
— Ответственному по финансовой деятельности — Карлик Д.А.;
— Ответственному по проекту (Левакин А.Ю.)
Ответственный по финансовой деятельности и ответственный по проекту также могут отправить
СЗ на дополнительное согласование лицам, сопричастным к документу.
После согласования СЗ в адрес ГД с резолюцией «На оплату подписанного соглашения об
изъятии» поступает на подписание к Секретарю ГД в папку «На подписание ГД», либо «На
подписание» (в зависимости от выбранного адресата). Секретарь ГД печатает документ и
подписывает его у Генерального директора, либо у Карлика Д.А.;
Подписанная ГД СЗ регистрируется в канцелярии;
Затем поступает на исполнение — на оплату в бухгалтерию (Стеняевой О.В.)
www.docsvision.com
Слайд: 4

5.

Проставление обязательных согласующих лиц в карточке СЗ
При создании СЗ поле
«Согласующие с ЭЦП»
автоматически заполняется
обязательными
согласующими лицами
документа. При
необходимости можно
добавить дополнительных
согласующих лиц.
www.docsvision.com
Инициатор при создании СЗ
может выбрать в поле
«Адресат» либо самого ГД
(Гудкова И.Э.), либо Карлика
Д.А.
То есть у инициатор может
выбрать подписанта СЗ
Слайд: 5

6.

Шаблон СЗ в адрес ГД с резолюцией «На оплату подписанного
соглашения об изъятии»
Инициатор вводит текст
служебной записки в
редактируемую область
шаблона
www.docsvision.com
Слайд: 6

Новая резолюция служебной записки в адрес ГД

English РусскийRules

Какой документ имеет реквизит «Гриф утверждения»

⇐ ПредыдущаяСтр 4 из 4

1) служебное письмо

2) протокол

3) приказ

4) акт

В состав реквизита «подпись» входят

1) наименование должности, личная подпись, её расшифровка

2) наименование должности должностного лица (включая название учреждения), с которым согласовывается документ

3) личная подпись визирующего лица

22. По месту составления документы подразделяются на:

1) внутренние и внешние

2) простые и сложные

3) типовые, трафаретные, индивидуальные

23. По юридической силе документы подразделяются на:

1) обычные, секретные и для служебного пользования

2) подлинные и подложные

3) подлинники (оригиналы), копии

24. Автором служебного письма является…

1) организация, фирма, от имени которой посылается письмо

2) должностное лицо, которое посылает письмо

3) исполнитель, который готовит письмо

4) лицо, отправившее письмо

Какого реквизита нет в формуляре служебного письма?

1) Наименования учреждения-автора

2) Наименования вида документа

3) Заголовка к тексту документа

4) Адресата

26. Реквизит служебного письма — это…

1) часть текста письма

2) фирменный бланк

3) его отдельный элемент

4) штамп организации, написавшей письмо

27. Датой акта является дата…

1) установленного события

2) подписания

3) утверждения

4) изготовления акта

28. Резолюцию на служебном письме можно писать…

1) по тексту письма

2) на отдельном листе бумаги

3) в отдельном специальном журнале

4) на свободном от текста месте

29. Где помещается «Отметка о поступлении документа в организацию»?

1) На левом поле

2) На верхнем поле

3) На нижнем поле

4) На любом свободном от текста месте

Тест к модулю № 2

1. Документы формируются в дела в соответствии с:

1) положением об учреждении

2) перечнем документальных материалов с указанием сроков хранения

3) ГОСТом на организационно-распорядительную документацию

4) номенклатурой дел учреждения

5) инструкцией по делопроизводству данного учреждения

2. Если документ имеет приложение объемом свыше 250 листов:

1) приложение формируют в дополнительный том того же дела, что и основной документ

2) приложение формируется в самостоятельное дело

3) приложение может подшиваться с основным документом

4) приложение обязательно подшивается вместе с основным документом

Какую информацию содержит итоговая запись к номенклатуре дел?

1) Об общем количестве заведенных дел.

2) О поврежденных при хранении делах.

3) О сдаче дел на архивное хранение.

4) О незаведенных делах.

Исполнитель обратился с просьбой о переносе срока исполнения документа, мотивируя это уважительной причиной. Что необходимо ответить исполнителю?

1) Посоветовать исполнителю устно обратиться к руководителю и решить этот вопрос.

2) Доложить об этой просьбе руководителю, внести исправление в регистрационно-контрольную карточку и получить в ней визу руководителя, подтверждающую его согласие с переносом срока исполнения.

3) Исправить срок исполнения самостоятельно.

5. Выберите номер правильного утверждения:

1) Поступившие в организацию документы регистрируются секретарем выборочно, в соответствии с утвержденным «Примерным перечнем документов, которые не подлежат регистрации».

2) Из всех поступивших в организацию документов секретарь регистрирует только те, которые передаются на рассмотрение руководителю.

3) Все поступившие в организацию документы регистрируются секретарем.

4) Поступившие в организацию документы секретарь регистрирует выборочно по своему усмотрению.

6. Резолюция включает:

1) фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения

2) фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения

3) фамилию и инициалы исполнителя, предписание действий, подпись, дату

7. Какой способ регистрации не существует:

1) карточный

2) журнальный

3) контрольный

4)автоматизированный

8. Факт поступления документа в организацию фиксируется:

1) регистрацией документа в регистрационно-контрольной форме;

2) проставлением отметки о контроле;

3) проставлением отметки о поступлении;

Какие документы относятся к входящим?

1) объяснительные записки

2) должностные инструкции

3) служебные письма

10. Закончите начатое предложение одним из трех вариантов ответа:

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания до:

1) передачи на исполнение

2) подшивки в дело

3) завершения исполнения или отправки

Какие могут быть номенклатуры дел?

1) конкретная

2) примерная

3) типовая

4) все вышеперечисленные

12. В номенклатуре дел документы систематизируются:

1) по видам документов

2) по содержанию

3) по срокам хранения

4) все вышеперечисленные

13.Понятие «Делопроизводство» — это:

1) система хранения документов

2) составление документов

3) документирование и организация работы с документами

14. Какой нормативный документ в организации определяет порядок работы с документами?

1) инструкция по делопроизводству

2) регламент работы

15. Какой государственный стандарт определяет требования по оформлению документов общего административного управления (ОРД)?

1) ГОСТ 51141-98

2) ДСТУ 4163-2003

3) ГОСТ 6.38-90

Регистрационные индексы каких документов могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа?

1) докладные и объяснительные записки;

2) приказы по личному составу;

3) заявления, жалобы и предложения.

17. Регистрационный индекс состоит из:

1) порядкового регистрационного номера и индекса дела;

2) из индекса дела по номенклатуре и номера структурного подразделения;

3) из порядкового регистрационного номера документа.

18. Какие текстовые документальные потоки подлежат регистрации:

1) только входящие;

2) только исходящие;

1) только внутренние.

2) все вышеперечисленные

Какие документы подлежат формированию в дела?

1) входящие и исходящие;

2) входящие и внутренние;

3) только внутренние.

19. После использования в оперативной деятельности предприятия документы:

1) формируются в дела в течение делопроизводственного года;

2) уничтожаются

3) передаются на хранение в архив.

20. Какая номенклатура разрабатывается на предприятии:

1) типовая;

2) систематизированная;

3) примерная;

4) индивидуальная.

21. Разработка номенклатуры дел на предприятии проводится:

1) с начала года и вводится в действие в следующем году;

2) в IV квартале и вводится в действие с 1 января следующего года;

3) в III квартале и вводится в действие в декабре этого же года.

22. Формируют и хранят дела:

1) только в структурных подразделениях;

2) в канцелярии;

3)в структурных подразделениях или у секретаря.

23. Где указывается срок хранения документов:

1) внизу обложки дела;

2) посередине нижнего поля лицевой стороны документа;

3) посередине верхнего поля лицевой стороны документа;

4) по усмотрению секретаря.

За какой период времени документы формируют в дела?

1) 30 календарных дней с момента исполнения документа;

2) за 1 календарный год;

3) за квартал.

С какого момента дело считается заведённым?

1) утверждения индивидуальной номенклатуры дел руководителем;

2) включения в него первого исполненного документа;

3) завершения исполнения документа.

26.

Если потребовалось выдать в течение делопроизводственного года документ, уже включённый в дело:

1) не имеют права выдавать документ;

2) выдают с разрешения руководителя предприятия, а на его место закладывается заверенная копия:

3) выдают, а на его место закладывается карта-заместитель;

4) выдают, а на его место закладывается лист-заместитель.

27. Разрешается ли выдача дел в другие организации после завершения делопроизводственного года:

1)не разрешается;

2) да, с разрешения руководителя;

3) да, с разрешения секретаря.

28. В зависимости от ценности документов и сроков хранения проводится оформление дел:

1) полное;

2) упрощённое;

3) типовое;

4) индивидуальное;

5) все вышеперечисленные.

29. По завершении делопроизводственного года дела, имеющие срок хранения постоянный или долговременный:

1) перекладываются в другой шкаф;

2) передаются в ведомственный архив;

3) передаются в государственный архив.

Критерии оценки:

Результат в %	<60	60-74	75-86	87-100
Оценка	«2»	«3»	«4»	«5»

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

Основная литература.

1. Басаков, М. И Делопроизводство : (документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003) : учебное пособие : [для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования] / М. И. Басаков. — 7-е издание, переработанное и дополненное. — Москва : Дашков и К°, 2010. — 347 с.

2. Кузнецов, И. Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство : учебник для бакалавров по экономическим специальностям / И. Н. Кузнецов. — М. : Юрайт : ИД Юрайт, 2012. — 576 с.

3. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Организация и технология ДОУ): учебник для вузов / Т.В. Кузнецова – М.: ЮНИТИ, 2005.- 320 с.

4. Рогожин, М.Ю. Справочник по делопроизводству : с учетом последних изменений в законодательстве / М. Ю. Рогожин. — 2-е изд., обновл. — СПб. : Питер, 2011. — 172 с.

5. Спивак, В.А. Делопроизводство : учебное пособие / В. А. Спивак. — СПб.: Питер, 2002. — 208 с.

6. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации: Требования к оформлению документов / Государственный стандарт Российской Федерации. — М., 2003.

Дополнительная литература.

1. Андреева, В.И. Делопроизводство: практическое пособие. Перераб. и доп. / В.И. Андреева – М.: Управление персоналом, 2005.- 194с.

2. Ахбарова Г.Х. Деловое письмо. / Г.Х. Ахбарова .- М.: Просвещение, 2005 – 136 с.

3. Васильев,Д.В. Делопроизводство на компьютере : учебно- справочное издание / Д.В. Васильев. — М. : Приор, 1999.

36) Отметки на документе, их значение и оформление.

— 224 с

4. Введенская, Л.А. Русский язык и культура речи: учеб. Пособие для вузов / Л.А. Введенская, Л.Г. Павлова, Е.Ю. Кашаева.- 27-е изд.- Ростов н/Д: Феникс, 2009. – 539 с.

5. Израилевич, Е. Е. Деловая корреспонденция на английском языке / Е. Е. Израилевич. — М. : Юнвес, 2001. — 496 с.

6. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: учебное пособие. / М.В. Кирсанова – 3-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск Сибирское соглашение, 2003.- 272с.

7. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: учебное пособие. / М.В. Кирсанова – 3-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск Сибирское соглашение, 2003.- 272с Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство : учебник для бакалавров по экономическим специальностям / И.Н. Кузнецов. — М. : Юрайт : ИД Юрайт, 2012. — 576 с.

8. Кирсанова, М.В., Анодина, М.М., Аксенов, Ю.М. Деловая переписка: учебное пособие /М.В. Кирсанова , М.М. Анодина, Ю.М. Аксенов – М.: ИНФРА-М, 2006.-135 с.

9. Колтунова, М.В. Деловое письмо : Что нужно знать составителю / М. В. Колтунова. — 2-е изд. — М. : Дело, 1999. — 112 с.

10. Мандрица, В.М., Семенов, М.В. Делопроизводство. Документирование управленческой деятельности / В.М. Мандрица, М.В.Семенов — Ростов-на-Дону: Феникс, 2001.- 288 с.

11. Панфилова, А.П. Деловая коммуникация в профессиональной деятельности : учебное пособие / А.П. Панфилова. — СПб. : Знание, 2001. – 493с.

12. Русский язык и культура речи : учебник для студентов высших учебных заведений / Максимов В.И.( и др.).; под ред. В. И. Максимова. — М. : Гардарики, 2001. — 411 с.

13. Русский язык и культура речи. Семнадцать практических занятий /Е.В. Ганапольская (и др.); под ред. Е.В. Ганапольской, А.В. Хохлова. – СПб.: Питер, 2006.-336с.

⇐ Предыдущая1234