Самостоятельными доказательствами в уголовном процессе являются протоколы следственных действий и иные документы. Иные документы (документальные доказательства) по уголовному делу допускаются в качестве таковых, если изложенные в них сведения имеют значение для установления обстоятельств, подлежащих доказыванию, указанных в ст.73 УПК РФ. При этом такие доказательства могут содержать сведения, зафиксированные как в письменном, так и в ином виде. К ним могут относиться материалы фото- и киносъемки, аудио- и видеозаписи, цифровые и иные носители информации.

Протокол следственного действия и иные документы (документальные доказательства) являются самостоятельными доказательствами в уголовном процессе также, как и рассмотренные ранее показания лиц, участвующих в уголовном деле, заключения и показания специалиста и эксперта, а также вещественные доказательства.

Протокол следственного действия

Протокол следственного действия имеет самостоятельное значение в доказывании по уголовному делу только в том случае, если он соответствует требованиям, предъявляемым к доказательствам.

Протокол следственного действия является способом фиксации определенных фактов и обстоятельств, имеющих значение для дела, которые воспринимаются лицом, производящим расследование.

К протоколам следственных действий, которые имеются в виду в данном случае, относятся протоколы:

• осмотра (живых лиц (освидетельствование), места происшествия, предметов и документов, трупа);
• выемки и обыска;
• предъявления для опознания (живых лиц, трупов, предметов, животных и их трупов);
• следственного эксперимента;
• поверки показаний на месте.

Протокол следственного действия (ст.83 УПК РФ) следует отличать от протокола иных процессуальных действий, которые не направлены на собирание доказательств. Например, не носит доказательственного значения протокол ознакомления обвиняемого и его защитника с постановлением о назначении судебных экспертиз или с заключением судебной экспертизы, протокол ознакомления обвиняемого и его защитника с материалами уголовного дела.

Критерием относимости протокола следственного действия к доказательству относится то обстоятельство, отражаются ли в нем ход и результаты непосредственного изучения следователем или дознавателем каких-либо действий, явлений, обстановки или проведенного эксперимента.

Таким образом, протокол следственного действия является доказательством только в том случае, если в нем зафиксированы факты, лично наблюдаемые лицами, осуществляющими предварительное следствие или дознание. Поэтому не могут рассматриваться в качестве самостоятельного доказательства протокол допроса или очной ставки, при проведении которых следователь или дознаватель получают информацию об обстоятельствах преступления или лице, к нему причастному, опосредованно, от других лиц. Другими словами, отличие заключается в том, что в протоколе допроса или очной ставки фиксируется сообщение об обстоятельствах, подтверждающих доказываемое событие, а не личное наблюдение следователя.

В данном случае речь идет о том, что доказательственное значение при допросе или очной ставке имеют показания потерпевшего, свидетеля, подозреваемого или обвиняемого, а протокол в этом случае является лишь техническим средством их фиксации.

Не могут являться самостоятельными доказательствами по уголовному делу различные фототаблицы, схемы, планы, оттиски изъятых следов, которые иллюстрируют содержание протокола следственного действия.

Критерием оценки протокола следственного действия с точки зрения допуcтимости данного доказательства является:

• установление надлежащего лица, уполномоченного на его составление (следователя или дознавателя, которые приняли уголовное дело к своему производству, а также расследуют уголовное дело в составе следственной группы);
• правильность его оформления с точки зрения требований закона.

При оценке протокола следственного действия необходимо обратить внимание, на то, что все участники следственного действия должны быть ознакомлены с их правами и обязанностями, о чем должна быть отметка в протоколе следственного действия.

Кроме этого, необходимо установить, насколько полно и точно протокол отражает ход и результаты следственного действия, правильно ли он удостоверен (все ли участники следственного действия его подписали, отражены ли поступившие замечания).

Иные документы

Документ – это материальный объект, в котором зафиксированы сведения о каких-либо произошедших или предполагаемых фактах или обстоятельствах, имеющих значение для уголовного дела.

Иные документы (документальные доказательства) по уголовному делу согласно ст. 84 УПК РФ допускаются в качестве таковых, если изложенные в них сведения имеют значение для установления обстоятельств, подлежащих доказыванию, указанных в ст.73 УПК РФ. При этом документальные доказательства могут содержать сведения, зафиксированные как в письменном, так и в ином виде. К ним могут относиться материалы фото- и киносъемки, аудио- и видеозаписи, цифровые и иные носители информации.

Как правило, иные документы, имеющие в уголовном деле статус доказательств, — это различного рода справки, характеристики, расписки, сообщения различных организаций, служебные документы (приказы, распоряжения, рапорты), различная переписка, бухгалтерская документация и др.

Документальные доказательства могут использоваться в доказывании, если обладают следующими признаками:

• содержат сведения, источник которых известен и которые могут быть проверены. Например, иной документ, содержащий анонимный текст (автор и исполнитель которого не известны), не может являться источником доказательств;
• если документы, исходящие от предприятий, учреждений, должностных или частных лиц надлежащим образом удостоверены
• если сведения о фактах, которые в них содержаться, имеют значение для дела.

К особенностям оценки документальных доказательств зависят также от того, к какому виду относится документ. Если это официальный документ, то обращают внимание на наличие всех необходимых реквизитов документа. В некоторых случаях необходимо проверить документ на предмет наличия возможной подделки.

Если документы служили орудиями преступления, хранят на себе следы преступления или являются объектом преступного посягательства, они не могут рассматриваться как иные документы, т.е. документальные доказательства, а являются вещественными доказательствами.

Так же, как и вещественные доказательства, иные документы приобщаются к материалам уголовного дела и хранятся в течение всего срока его хранения. По ходатайству законного владельца изъятые и приобщенные к уголовному делу документы или их копии могут быть переданы ему.

Чтобы не пропускать новые материалы, подпишитесь на наши страницы:

Документ – это материальный носитель информации, в котором должностное лицо или гражданин зафиксировали письменным или иным способом сведения об обстоятельствах, имеющих правовое значение для правильного разрешения дела.

Документы допускаются в качестве доказательств, отмечено в ст. 84 УПК, если изложенные в них сведения имеют значение для установления обстоятельств, подлежащих доказыванию по уголовному делу, которые указаны в ст. 73 УПК.

К рассматриваемым источникам доказательств относятся акты ревизий, инвентаризаций, документальных проверок, характеристики с места работы или учебы обвиняемого, справки о состоянии здоровья, семейном положении, судимости, копии приговоров и др. В их число следует включать заявления потерпевшего о преступлении, объяснения очевидцев преступления и лица, совершившего деяние, протокол явки с повинной.

К числу документов могут быть отнесены и материалы, представленные средствами массовой информации по требованию прокурора, следователя, дознавателя.

Результаты применения технических средств вне связи с производством по уголовному делу также могут признаваться документами-доказательствами. Речь идет о фиксации гражданами или оперативными работниками совершенного преступления с помощью аудио- и видеотехники, фотоаппарата, компьютера.

Обстоятельства, устанавливаемые с помощью документов, могут быть различные:

а) событие преступления (акты ревизий, документальных проверок, контрольных закупок, справка о состоянии погоды, компьютерные распечатки);

б) виновность лица в совершении преступления (должностная инструкция, аудио- или видеозапись, фотоснимки, фиксирующие преступление);

в) обстоятельства, характеризующие личность обвиняемого, подозреваемого (характеристика, справка о наличии или отсутствии судимости, копия приговора, справка о состоянии здоровья, о заработной плате);

г) характер и размер вреда, причиненного преступлением (документы на похищенную бытовую технику, автотранспортные средства, дефектная ведомость на разбитый автомобиль, акт сотрудника госторгинспекции);

д) обстоятельства, исключающие преступность и наказуемость деяния (свидетельство о рождении лица, не достигшего возраста уголовной ответственности, приказ, распоряжение);

е) обстоятельства, смягчающие и отягчающие наказание (паспорт несовершеннолетнего, справка о беременности, наличии малолетних детей, копия приговора)

Требования, предъявляемые к документам-доказательствам.

1. Документы могут исходить:

– от учреждений, организаций, предприятий, должностных лиц;

– от граждан.

2. Носителем доказательственных сведений могут быть:

– обычная писчая бумага;

– фотобумага;

– магнитная пленка для аудиозаписи;

– кинопленка;

– магнитная пленка для видеозаписи;

– пленка для цифровой записи;

– компьютерные носители информации (дискета, диск, винчестер).

3. Информация может быть изложена различными способами:

– письменным:

– графическим;

– фонографическим;

– магнитным:

– цифровым;

– фотографическим.

4. Официальные документы, исходящие от юридических лиц, должны обладать определенными реквизитами:

– наименование организации, предприятия, учреждения;

– должностное положение представителя юридического лица;

– подпись должностного лица;

– печать и (или) штамп.

5. В документе, исполнителем которого является гражданин, обязательно указываются его фамилия, а также иные сведения, позволяющие идентифицировать исполнителя документа.

Анонимный документ может стать источником доказательств лишь при условии, если следственным путем установлен его автор. Для этого могут быть проведены почерковедческая, фонографическая и другие экспертизы.

Документы могут быть получены, истребованы или представлены в порядке, установленном ст. 86 УПК.

Документы приобщаются к материалам уголовного дела и хранятся в течение всего срока его хранения. По ходатайству законного владельца изъятые и приобщенные к делу документы или их копии могут быть переданы ему.

Документы – вещественные доказательства. Документы, обладающие признаками, указанными в ст. 81 УПК, признаются вещественными доказательствами (поддельные паспорт, диплом, справка и т. п.). На такие документы распространяются правила, регламентирующие вещественные доказательства.

Преюдиция. Обстоятельства, установленные вступившим в законнную силу приговором, признаются судом, прокурором, следователем, дознавателем без дополнительной проверки, если эти обстоятельства не вызывают сомнений у суда. При этом такой приговор не может предрешать виновность лиц, не участвовавших ранее в рассматриваемом уголовном деле (ст. 90 УПК).

Следовательно, источником доказательств в данном случае является приговор как документ-доказательство.

Оценка документов. При оценке доказательств необходимо определить, прежде всего, их относимость – какие обстоятельства, подлежащие доказыванию, устанавливаются с помощью документов; затем, с позиций допустимости – каким процессуальным путем попали документы в уголовное дело, надлежащим ли должностным лицом они изготовлены, соблюдены ли требования, предъявляемые к официальным документам; насколько соответствует содержание документов тем обстоятельствам дела, которые установлены с помощью других доказательств.

Глава 4. Процесс доказывания

§ 1. Понятие процесса доказывания

Все участники уголовного производства в той или иной мере участвуют в уголовно-процессуальном доказывании, но характер и формы этой деятельности различны.

Состязательность судопроизводства обусловила деление участников уголовного процесса на несколько групп: 1) суд; 2) участники со стороны обвинения; 3) участники со стороны защиты; 4) иные участники. В основе данной классификации лежит принцип отделения друг от друга функций обвинения, защиты и разрешения уголовного дела. Поэтому даже в рамках одной группы многие участники имеют разные полномочия по собиранию, проверке и оценке доказательств. Так, следователь и потерпевший представляют сторону обвинения. Но если следователь вправе собирать доказательства, проводя любые следственные и процессуальные действия, то потерпевший так же, как скажем, и гражданский истец, таким правом не наделен. Разнится правовое положение и защитника с обвиняемым, хотя они тоже представляют одну сторону – защиты.

С позиций правового положения в рамках процесса доказывания участников уголовного судопроизводства можно поделить на следующие группы:

1) содействующих собиранию доказательств;

2) наделенных правом сбора и представления доказательств для приобщения к уголовному делу;

3) имеющих право самостоятельного сбора доказательств для осуществления функции защиты;

4) обязанных осуществлять уголовно-процессуальное доказывание, будучи органами уголовного преследования;

5) правомочных осуществлять собирание, проверку и оценку доказательств в целях разрешения уголовного дела.

В первую группу входят лица, не заинтересованные в исходе дела: свидетель, эксперт, специалист, переводчик, понятой. Они участвуют в производстве следственных действий, содействуя тем самым собиранию и проверке доказательств.

Понятые являются обязательными участниками таких следственных действий, как следственный осмотр, предъявление для опознания, выемка, обыск, следственный эксперимент и др. Специалист привлекается к участию в процессуальных действиях для содействия в обнаружении, закреплении и изъятии предметов и документов, переводчик – для осуществления перевода.

Вторую группу образуют участники, имеющие в уголовном деле правовой интерес: подозреваемый, обвиняемый, а также потерпевший, гражданский истец, гражданский ответчик и их представители.

Согласно ч. 2 ст. 86 УПК они вправе собирать и представлять письменные документы и предметы для приобщения их к уголовному делу в качестве доказательств. Однако уголовно-процессуальный закон не указывает конкретные способы собирания доказательств этими участниками уголовного дела. Представляется, что они могут получить и представить следователю, дознавателю ту же характеристику с места работы или учебы, справку о состоянии здоровья и т. п. либо находящиеся в их ведении предметы, имеющие значение для дела.

В то же время подозреваемый или обвиняемый не обязаны доказывать свою невиновность.

В третью группу входит защитник, он осуществляет функцию защиты интересов подозреваемого и обвиняемого.

В соответствии с ч. 3 ст. 86 УПК защитник вправе собирать доказательства путем: получения предметов, документов и иных сведений; опроса лиц с их согласия; истребования справок, характеристик, иных документов.

Четвертую группу образуют органы уголовного преследования, обязанные собирать, проверять и оценивать доказательства.

Уголовное преследование от имени государства по уголовным делам публичного и частно-публичного обвинения осуществляет прокурор, а также следователь и дознаватель. В каждом случае обнаружения признаков преступления они обязаны принять предусмотренные уголовно-процессуальным законодательством меры по установлению события преступления, изобличению лица или лиц, виновных в совершении преступления (ст. 21 УПК).

Органы уголовного преследования – представители государства, реализующие государственный публичный интерес при расследовании преступлений. Одновременно они выполняют функцию обвинения, необходимым условием которой является право и обязанность по собиранию, проверке и оценке доказательств, поскольку только на основе доказательств осуществляется уголовно-процессуальное доказывание.

Только органы уголовного преследования, осуществляющие производство по уголовному делу, либо прокурор имеют право проводить любые следственные и иные процессуальные действия, регламентируемые законом, применять при их производстве меры процессуального принуждения.

В пятую группу входит суд, который занимает особое место в процессе доказывания. На суде не лежит обязанность доказывать невиновность или виновность подсудимого в совершении преступления – в первом случае это право стороны защиты, во втором – обязанность стороны обвинения.

Однако согласно ст. 86 — 88 УПК суд в процессе осуществления производства по уголовному делу наделен правом собирания, проверки и оценки доказательств. Тем самым суд является субъектом процесса доказывания, поскольку его основная функция – разрешение уголовного дела по существу.

Характеризуя процесс доказывания, следует обратить внимание на две важные грани этого процессуального явления: грань практическую и грань мыслительную.

Грань первая – практическая (эмпирическая) – связана с обнаружением доказательств, их закреплением в рамках уголовного дела, а также проверкой. На эмпирическом уровне познания в уголовном процессе осуществляемая практическая деятельность дознавателя, следователя состоит в собирании и проверке доказательств.

Грань вторая – мыслительная (теоретическая) – предполагает более высокий уровень познания и представляет собой оценку собранных доказательств.

Тем самым уголовно-процессуальное доказывание представляет собой единство практической и мыслительной деятельности следственно-судебных органов.

Изложенное позволяет сформулировать следующее определение. Процесс доказывания – это регулируемая уголовно-процессуальным законом деятельность дознавателя, следователя, прокурора, суда, а также в установленных пределах защитника и других участников уголовного судопроизводства по собиранию, проверке и оценке доказательств, необходимых для установления обстоятельств, подлежащих доказыванию по уголовному делу.

3.2.3.4 Оформление доказательных документов и эксплуатационной документации

Разработчику рекомендуется оформлять доказательные документы по мере завершения сертификационных работ (испытаний). Доказательные документы должны быть оформлены должным образом. В каждом доказательном документе должны четко отражаться:

— ФИО, должность того, кто разработал документ, его подпись, дата;

— ФИО, должность того, кто проверил (согласовал) документ, его подпись, дата;

— ФИО, должность того, кто утвердил документ, его подпись, дата.

При разработке отчетов (актов) сертификационных стендовых испытаний Разработчику необходимо предусмотреть обязательные приложения:

— Документ, удостоверяющий соответствие объекта испытаний заявленной на сертификацию типовой конструкции;

— Документ об аттестации стенда (либо эквивалентный документ) на котором проведены испытания, документ об аккредитации испытательной лаборатории.

Оформленные Разработчиком доказательные документы направляются в Авиарегистр России, копия сопроводительного письма Разработчика направляется в УСАТ. Ответственный сотрудник Авиарегистра России организовывает рассылку доказательных документов в сертификационные центры из числа которых сформированы рабочие группы. В обязанности сертификационных центров входит доведение необходимой для рассмотрения документации Разработчика до назначенных в рабочие группы экспертов.

Доказательные документы согласовываются и утверждаются в объеме утвержденной программы сертификационных работ на получение одобрения главного изменения на Этапе 2. Доказательные документы рекомендуется направлять на согласование (экспертизу) и утверждение по мере их готовности.

Результатом экспертизы является, как правило, согласованный экспертами рабочей группы в соответствующих разделах и руководителями сертификационных центров, из числа которых сформированы рабочие группы, на титульном листе документ.

Допускается направление Разработчиком доказательных документов в электронном виде (формат «.pdf»). Оригиналы доказательных документов должны быть представлены на согласование (экспертизу) и утверждение после устранения (при наличии) замечаний экспертов рабочих групп. При направлении доказательных документов в электронном виде, текст доказательных документов должен быть разборчивым и легко читаемым.

С целью оперативного рассмотрения и согласования доказательных документов, Разработчику рекомендуется организовывать рабочие совещания с привлечением специалистов Разработчика. Такой подход является оптимальным с точки зрения сроков и выработки единого понимания Разработчика и экспертов рабочей группы.

Согласно подпункту (d) пункта 21.94 Разработчик по завершении дополнительных сертификационных работ оформляет:

— Акт дополнительных сертификационных работ (сводный акт);

— Изменения/дополнения к эксплуатационной документации;

— Дополнение к контрольному перечню соответствия;

— Дополнение к техническим условиям.

Изменения/дополнения к эксплуатационной документации утверждаются в объеме п. 21.8 ФАП-21.

Разработчику необходимо убедиться в завершении квалификационных работ поставщиками Разработчика:

— для комплектующих изделий категории «А» — поставщик(и) выполнил(и) работы в необходимом объеме и представил(и) их в Авиарегистр России, Росавиацию. Получены соответствующие одобрительные документы;

— для комплектующих изделий категории «Б» — завершены все работы, оформлены одобрительные документы по форме и процедуре, установленной стандартами Разработчика.

При внесении в ранее оформленные перечни комплектующих изделий Разработчику также необходимо направить откорректированные перечни в Авиарегистр России и Росавиацию.

Официальный документ – это документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Официальный документ обладает необходимым для управленческой деятельности свойством – юридической силой, что означает, что документ может служить подлинным доказательством заключенной в нем информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован непосредственно, или всех участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность.

Согласно ГОСТ Р «юридическая сила документа есть свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления».

Документы выступают в качестве непременного элемента управленческой деятельности, являясь одновременно и средством труда, и его результатом. Такое место документы занимают благодаря своей полифункциональности, т. е. наличию различных функций.

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно можно разделить на три блока:

· информативные функции (информационная, социальная, политическая и коммуникативная);

· функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная);

· функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника).

Информационная функция обусловлена тем, что в документе происходит материализация информации и она присуща всем без исключения документам, независимо от способа их изготовления и носителя информации, так как необходимость фиксировать информацию — причина появления любого документа.

Итак, фиксация и передача информации во времени и пространстве, а, следовательно, сохранение зафиксированной информации, возможность ее использования (доступность) составляют основное содержание информационной функции.

Информационная емкость документа определяется такими показателями, как полнота, оптимальность и актуальность информации.

Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, т. е. информация о процессах, происходящих в обществе. Это позволяет выделить социальную функцию документа в качестве его самостоятельной функции. На изучении социальной информации базируются такие науки, как история, источниковедение и др.

В принципе каждый документ может выполнять социальную функцию, так как он возникает в силу определенной общественной потребности. Однако значение того или иного документа, выполняющего социальную функцию, может быть различным. Распорядительные документы (постановления правительства, например) имеют большее значение, чем справка с места работы, выданная гражданину.

Государственные стандарты по оформлению документов также выполняют социальную функцию, так как ориентированы на использование определенных средств обработки документов, указывающих на известную ступень технического развития, достигнутого страной (отраслью). Документы могут не только отражать процессы, происходящие в обществе, но и влиять на общественное развитие.

Социальная функция документа может проявляться и в характеристиках личности в ее социальных аспектах, т. е. в отражении деятельности, места, роли той или иной личности в определенной социальной структуре.

Политическая функция документа тесно связана с социальной функцией. Так, первые Декреты советской власти выполняли не только социальную, но и политическую функцию, так как оказали влияние и на политические, и на социальные процессы. Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, т. е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах, выполняют свою политическую функцию.

Коммуникативная функция документа состоит в передаче информации во времени и пространстве. Ее можно рассматривать и как частный информационный случай, так как ее содержание – это организация и поддержание информационной связи между индивидуумами в обществе, между различными элементами общественной структуры. С помощью этой функции документа происходит обмен идеями, сведениями, эмоциями, причем обмен этот может быть односторонним, двусторонним, многосторонним.

Односторонний обмен может происходить с помощью документов, ориентированных в одном направлении – сверху вниз (от законодателя к исполнителю).

Двусторонний обмен происходит с помощью документов, тесно связанных между собой (договорные документы, служебная переписка и др.).

Многосторонний обмен информацией происходит с помощью документов, рассчитанных на информирование всего общества (декларации, кодексы, законы и т. п.).

В настоящее время резко возросли коммуникативные возможности документа, так как резко увеличились скорости передачи информации и круг ее пользователей с помощью Интернета, E-mail (электронной почты) и др. В дальнейшем роль коммуникативной функции будет только возрастать, так как ежегодно увеличиваются объемы информации, число пользователей, меняется технология документационного обеспечения управления.

В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решения. Документы, обладающие управленческой функцией, являются основным источником информации, играют большую роль в информационном обеспечении управления. С их помощью производится сбор первичных данных, информации о фактическом положении дел. Затем эти данные подвергаются систематизации и обобщению, что реализуется в различных сводках, справках, отчетах. Результатом являются документы, содержащие анализ и оценку положения дел, варианты возможных решений. Управленческие документы в специфической форме отражают стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления.

В правовой функции документ выступает как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации. Правовая функция документа выражается в фиксации, закреплении и применении правовых норм и правоотношений.

Существует две группы документов, наделенных правовой функцией:

· изначально обладающие ею;

· приобретающие ее на время.

В первую группу можно включить документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также документы, влекущие за собой юридические последствия. Это все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.); судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты управления, издаваемые учреждениями, организациями, предприятиями и влекущие за собой определенные юридические последствия (приказы, распоряжения, положения, уставы, инструкции, правила и др.

Ко второй группе можно отнести документы, которые могут быть предъявлены как доказательства в суде, органах следствия, прокуратуре, нотариате, арбитраже и органах управления. Например, на основе протокола заседания аттестационной комиссии происходит издание приказа об утверждении разряда оплаты труда по Единой тарифной сетке (ETC) сотруднику. В силу определенных обстоятельств документ может быть доказательством, т. е. временно обладать правовой функцией.

Учетная функция документа характеризует прежде всего количественную сторону содержащейся в документе информации. С помощью учетной информации, представленной в формализованном цифровом выражении, систематизируются и отражаются все явления хозяйственной деятельности государства, его органов власти и управления. Документы, обладающие учетной функцией, как правило, имеют унифицированные формы, утвержденные государственными органами, в которых заранее разработана определенная структура представления информации.

Культурная функция документа проявляется в том случае, когда документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции, культурного наследия. В документах отражается информация о знаниях, традициях, обычаях, ритуалах, навыках, моральных нормах, менталитете (образе мышления), ценностных ориентациях и др. В этом смысле документ может быть определен как культурный образец, фиксирующий информацию.

Культурную функцию документа лучше всего выполняет комплекс документов, характеризующих определенную область деятельности (технику, науку, живопись и др.). Анализируя такой комплекс документов, можно проследить специфику научного и художественного творчества, моральные и эстетические принципы на определенном этапе, развитие и изменение традиций, обычаев, норм поведения и др.

Функция исторического источника, эта функция документа изучается такими науками, как источниковедение и дипломатика, исследующими документ через анализ его формы и содержания, происхождения, авторства, языка, материала, на котором документ изготовлен. Качество документа для исторической науки будет определяться точностью, конкретностью, новизной и полнотой информации, а также юридической, политической и культурной значимостью документа.

Документ сочетает в себе сразу несколько функций, которые взаимосвязаны между собой, но роль каждой из них различна.

В управленческих документах преобладает управленческая функция, но в то же время эти документы выполняют и другие функции информационную, правовую, коммуникативную и социальную, исторического источника. Роль функций документа может изменяться во времени, когда содержащаяся в нем информация теряет оперативность и актуальность и превращается в ретроспективную, а действенность, нормативное и регулятивное значение утрачиваются. Происходит как бы вытеснение одних функций другими.

Функции, носящие оперативный характер, время действия которых ограничены (политическая, коммуникативная, управленческая, правовая, учета), вытесняются функциями, имеющими постоянный характер (информационная, культурная, социальная, исторического источника).

Контрольные вопросы

1. Что включает в себя понятие «документ»?

2. Какие способы документирования вы знаете?

3. Чем отличается документ личного происхождения от официального документа?

4. Что обуславливает юридическую силу официального документа?

5. Что понимается под полифункциональностью документа?

6. Назовите основные блоки функций документа. Чем характеризуется каждый блок функций?

Признаки и структура документа

Документ – это документированная на материальном носителе информация в виде текста, звукозаписи или изображения с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, предназначенная для передачи ее во времени и в пространстве в целях хранения и использования, в том числе и в качестве доказательства. Таким образом, документ является сложным объектом, представляющим собой единство информации и материального (вещественного) носителя. Изучение документа как сложного объекта предполагает выявление всех его отличительных свойств и признаков.

К основным свойствам документа относят:

Атрибутивность – это наличие в документе как в целостной системе двух основных взаимосвязанных слагаемых, без которых он существовать не может: информационной и материальной. Информационная слагаемая документа – это содержание (мысли, идеи), материальная — это форма, которая служит для закрепления и передачи информации. Форма документа обычно рассматривается с точки зрения материала (носителя фиксированной информации).

Функциональность – это предназначенность документа для передачи во времени и в пространстве. Способность документа выполнять разнообразные функции позволяет рассматривать его как источник информации и как средство социальной документной коммуникации.

Структурность документа – это тесная взаимосвязь составляющих его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т. е. сохранение основных свойств, при различных внутренних и внешних изменениях. Всякий документ обладает определенной структурой, а документы одного вида имеют типовую структуру (типовой формуляр). Типовой формуляр определяется соответствующими правилами, инструкциями, положениями и др. Документ должен отвечать установленным требованиям, быть соответствующим образом оформленным, с целью его использования и хранения.

К основным признакам документа относится:

Наличие смыслового содержания. Содержание документа заключает в себе выделенную с определенной целью или по определенному назначению информацию с реквизитами, позволяющими ее отождествлять и идентифицировать с конкретными субъектами. С наличием этой информации связаны определенные отношения или юридические последствия.

Стабильная вещественная форма, которая обеспечивает долговременную сохранность документа, возможность многократного использования и перемещения информации в пространстве и во времени. Форма документа представляет собой единое сочетание физической формы материального носителя, способа фиксации и представления информационных данных или атрибутов (внешняя форма) и организационной формы структуры представления, зафиксированной на материальном носителе информации (внутренняя форма). Таким образом, форму документа можно определить как совокупность содержательной информации и реквизитов, установленных в соответствии с целевой направленностью и характером правоотношений и расп­ложенных в определенном порядке и формате на материальном носителе.

Предназначенность для использования в социальной коммуникации, т. е. документы изначально предназначены для хранения и передачи во времени и пространстве.

Завершенность сообщения, что обусловливается областью применения документа. Незавершенное сообщение, например черновик, не может быть полноценным документом. Требования завершенности является относительным, так как существует ряд незавершенных сообщений, имеющих особое значение для научных исследований.

Контрольные вопросы

1. Что такое документ?

2. Назовите основные признаки документа и дайте характеристику каждого из них?

3. Назовите основные свойства документа и дайте характеристику каждого из них?

Классификация документов

Любая классификация связана с определением одного или нескольких признаков, на основании которых из общей массы объектов выделяются группы.

Документы можно классифицировать по различным признакам:

· по происхождению: служебные, личные;

· по сложности: простые, сложные;

· по срочности: срочные, несрочные;

· по гласности: секретные, для служебного пользования, несекретные;

· по форме: типовые, индивидуальные;

· по срокам хранения: временного, долговременного хранения, постоянного.

Можно перечислить еще множество признаков классификаций. Рассмотрим наиболее употребительные виды классификаций.

Классификация документов по характеру информационных связей предприятия выделяет внешние и внутренние документы.

К внешним документам относятся нормативные документы вышестоящих организаций. Эти документы исходят от фискальных органов (налоговой службы), природоохранительных органов, органов социальной защиты и многих других. Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.

Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.

Документы, имеющие хождение на предприятии, можно классифицировать по направленности документопотока: входящие, внутренние и исходящие документы.

Входящими называются документы, которые поступили на предприятие от других организаций.

Исходящие документы – это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.

Внутренние документы имеют хождение внутри предприятия и содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи.

Классификация управленческих документов по функциональному назначению выделяет организационные, распорядительные, информационно-справочные и документы по личному составу.

К организационным документам предприятия можно отнести устав предприятия, описание его структуры, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и должностные инструкции сотрудников.

К распорядительным документам относятся приказы по основной деятельности, распоряжения и решения.

К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием. Это приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т. д.), трудовые книжки, трудовые договоры с сотрудниками, их личные дела и лицевые счета по заработной плате.

К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные. записки, телефонограммы и др.

Еще существует классификация документов по содержанию. Данная классификация выделяет первичные, вторичные и сводные документы.

Первичные – это документы, в которых зафиксированы исходные данные.

Вторичные – это документы, которые создаются на основе первичных.

Сводные – документы, в которых собраны данные из нескольких первичных и вторичных документов.

С развитием компьютерной техники и специального программного обеспечения в обиход вошла классификация документов но типу носителей: бумажные и электронные документы.

Словосочетание «электронный документ» лежит в основе безбумажной технологии делопроизводства. Электронный документ, по сравнению с «твердой копией» (так иногда называют бумажный документ), обладает рядом преимуществ:

· простота внесения изменений;

· использование заранее заготовленных форм документов не только с указанными в них основными реквизитами, но и с напечатанными стандартными фразами в соответствии с видом документа;

· экономия затрат при считывании информации, содержащейся в документе, непосредственно с экрана монитора, без распечатки на бумаге;

· оперативность (от нескольких минут до нескольких часов) при передаче в другое учреждение по электронной почте;

· возможность передачи документа по электронной почте любому количеству адресатов;

· возможность архивации документов и защиты их от несанкционированного доступа.

До недавнего времени нормативные документы, изданные государственными органами, распространялись по учреждениям в бумажном виде: как письма, брошюры и пр. Это требовало использования типографских мощностей, привлечения работников почты, что привело к огромным материальным затратам в масштабе государства. Теперь достаточно издать ограниченное количество бумажных (твердых) копий документа, а в учреждения разослать материалы по электронной почте.

В масштабах одной организации, даже если она имеет несколько филиалов, применяют системы электронного документооборота. Такая форма ведет к сокращению управленческого персонала.

Внедрение электронного документооборота повышает квалификационные требования к персоналу. Уже сейчас при поступлении на работу на многих предприятиях от претендентов требуется умение работать на персональном компьютере. Не секретарь-машинистка занимается набором и распечаткой текста, а сотрудник сам готовит документы по профилю своей деятельности, а в обязанности секретаря вменяется только контроль правильности их оформления и регистрация.

Однако полное вытеснение бумажных документов из делопроизводства произойдет, по-видимому, нескоро. Для этого надо решить ряд вопросов, связанных с признанием юридической силы электронного документа. В их число входит разработка форм, учет движения электронных документов, обеспечение их регистрации. Самым сложным на этом пути станет создание механизма электронной подписи, которая имела бы такую же юридическую силу, как и подпись, сделанная от руки.

Контрольные вопросы

1. Что такое классификация документов?

2. Какие документы бывают по срокам хранения?

3. Назовите классификацию документов по характеру информационных связей.

4. Что такое электронный документ? Назовите преимущества электронного документа