Как правильно подписать УПД?

Реквизит «подпись» предусмотрен в нескольких местах УПД:

1. В форме счета-фактуры в составе передаточного документа предусмотрено место для подписи руководителя компании (или уполномоченного им лица) либо предпринимателя с расшифровкой (ФИО), а также главного бухгалтера либо другого уполномоченного лица.
2. В строке 10 предусмотрено место для подписи лица, которое отгрузило (передало) товар (услугу, результаты работ, права) с указанием его должности и ФИО.
3. В строке 13 подписи в УПД ставят лица, которые уполномочены на составление УПД как первичного документа со стороны продавца (подрядчика, исполнителя).
4. В строке 15 предусмотрено место для подписи лица, которое отвечает за получение (приемку) товара, услуг, результатов работ, прав.
5. В строке 18 предусмотрено место для подписи лица, ответственного за правильность оформления операции со стороны покупателя, заказчика.

Какие обязательные подписи в УПД должны быть всегда? Все ли подписи должны быть в УПД в указанных местах? Ответы на эти вопросы можно найти в рекомендациях, которые налоговики довели в приложениях к Письму от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96. Этим письмом утверждена официальная форма универсального передаточного документа и доведены правила заполнения УПД. Подписи согласно указанным рекомендациям могут заполняться не все и не всегда.

Доведенные рекомендации можно обобщить в следующие несколько правил.

Для продавца (исполнителя, подрядчика):

1. В форме УПД должна стоять подпись руководителя (или предпринимателя) и главного бухгалтера либо других уполномоченных лиц в разделе счета-фактуры.
2. При заполнении строки 10 подпись можно не ставить в том случае, когда лицо, имеющее право подписи счета-фактуры, и лицо, уполномоченное на приемку товара, услуг, результатов работ, — это один и тот же человек. В такой ситуации подпись достаточно поставить в разделе УПД для счета-фактура, а в строке 10 указать должность и ФИО этого лица.
3. При заполнении строки 13 без подписи можно обойтись, если лицо, ответственное за оформление операции, и лицо, уполномоченное на отгрузку товара, услуги или результата работ, — один и тот же человек.

Для покупателя (заказчика):

1. В строке 15 ставятся подпись лица, принявшего товар (услуги, права, результаты работ), а также должность и ФИО этого лица.
2. В строке 18 подпись лица, отвечающего за оформление операции, можно не ставить, если оно же принимает товар, услугу, результаты работ или права. В строке 18 достаточно указать только должность и ФИО этого сотрудника.

Ниже мы привели образец, как подписывать УПД в таких случаях, который вы можете скачать.

образец подписания УПД

В приведенном образце счет-фактуру от имени заказчика подписал директор, поэтому в строке 10 заполнены только ФИО и должность, так как это же лицо осуществляет передачу услуги. В строке 18 подпись также отсутствует, так как у заказчика за составление документа отвечает то же лицо, что и за приемку услуги.

Следует отметить, что официальная форма УПД является рекомендованной и при необходимости может изменяться компанией или предпринимателем. В частности, у компании может возникнуть потребность включить в форму УПД дополнительные строки. Например, если в компании за оформление хозяйственной операции отвечает несколько сотрудников, официальная форма УПД может быть дополнена строкой 13а, в которой будет стоять подпись и указываться ФИО и должность второго отвечающего за составление документа сотрудника.

>Если со стороны покупателя нет подписи в графе 18

Тема: Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни?

Поиск по теме Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни?

В случаях совпадения лица, совершившего отгрузку, передачу (сдачу) либо ответственного за правильность оформления факта хозяйственной жизни со стороны продавца (строки 10, 13), с лицом, уполномоченным подписывать счет-фактуру за руководителя или главного бухгалтера (статус УПД — «1») и подписавшим ее, в строках 10, 13 подпись может отсутствовать. Т.е расписывается человек который принимает товар? а не бухгалтер или директор или какое то ответственное лицо, не участвующее в приемки товара? Я вот о чем. Вот представьте, Вы, бухгалтер, порасписываетесь за товар на несколько миллионов, а потом придет директор, и будет с Вас требовать предъявить этот товар. А не предъявите — запишет в недостачу и будет требовать возмещение. Вот представьте, Вы, бухгалтер, порасписываетесь за товар на несколько миллионов, а потом придет директор, и будет с Вас требовать предъявить этот товар.

А не предъявите — запишет в недостачу и будет требовать возмещение. от 21 октября 2013 г.

Обновление: 29 июня 2019 г.

Образец подписания УПД Как правильно подписать УПД?

Реквизит «подпись» предусмотрен в нескольких местах УПД: Какие обязательные подписи в УПД должны быть всегда? Все ли подписи должны быть в УПД в указанных местах? Ответы на эти вопросы можно найти в рекомендациях, которые налоговики довели в приложениях к Письму от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96 .

Этим письмом утверждена официальная форма универсального передаточного документа и доведены правила заполнения УПД. Подписи согласно указанным рекомендациям могут заполняться не все и не всегда.

Департамент общего аудита по вопросу заполнение строки 18 УПД

У мастера склада отсутствует доверенность на подписание в стр.18.

Доведенные рекомендации можно обобщить в следующие несколько правил. Для продавца (исполнителя, подрядчика): Для покупателя (заказчика): Ниже мы привели образец, как подписывать УПД в таких случаях, который вы можете скачать. Возможность применения УПД установлена Письмом ФНС России от 21.10.13 № ММВ-20-3/»: «Статьей 313 НК РФ определено, что подтверждением данных налогового учета являются в том числе первичные учетные документы (включая справку бухгалтера). Таким образом, начиная с 2013 года любой хозяйствующий субъект, не нарушая законодательство, может объединить информацию ранее обязательных для применения форм по передаче материальных ценностей (ТОРГ-12, М-15, ОС-1, товарный раздел ТТН) с дублирующими по большинству позиций реквизитами с информацией счетов-фактур, выписываемых в целях исполнения законодательства по налогам и сборам. Такое объединение при соблюдении требований Закона N 402-ФЗ и главы 21 НК РФ не может лишить хозяйствующего субъекта ни возможности учитывать оформленный факт хозяйственной жизни в целях бухгалтерского учета, ни возможности использовать право на налоговый вычет по НДС и возможности использовать право подтверждения затрат в целях исчисления налога на прибыль организаций (и других налогов).

Организация является покупателем, но грузополучатель — другая организация

Таким образом, при подписании со стороны продавца, исполнителя, подрядчика (далее – Продавца) обязательные подписи в УПД включают: лиц, уполномоченных на подписание счета-фактуры; лиц, уполномоченных на отгрузку (передачу) товара, работ, услуг (строка 10); лиц, отвечающих за оформление операции (строка 13).

От поставщика товар получает водитель грузополучателя по доверенностям, выданным покупателем, а также грузополучателем.

Как должны быть заполнены строки 15 и 18 универсального передаточного документа со статусом «1»?

Должен ли строку 18 подписывать главный бухгалтер?

Основные правила заполнения данной формы сводятся к следующему (смотрите Приложение 4 к Письму ФНС): — при использовании УПД со статусом «1» в качестве основания для применения права на вычет по НДС необходимо заполнение обязательных реквизитов, установленных п. 5 и п. 6 ст. 169 НК РФ с учетом положения абзаца 2 п. 2 ст. 169 НК РФ (смотрите также письмо Минфина России от 28.08.2013 N 03-07-15/35322); — при использовании УПД со статусом «1» в качестве первичного документа необходимо наличие обязательных реквизитов, перечисленных в части 2 ст.

Кто имеет право ставить подписи в УПД?

Подписи в УПД являются обязательными элементами документа, без которых УПД может быть признан недействительным.

Кто и как ставит подписи в УПД, расскажет этот материал.

Основной предпосылкой для появления УПД (универсального передаточного документа) стал тот факт, что в установленных ранее формах, входящих в обычный комплект по сделке, многие реквизиты и информация дублируются.

Поэтому для упрощения оформления сделок логичнее было бы применять один документ, в который включены все необходимые разделы и данные. Так появилась возможность оптимизировать документооборот организаций за счет перехода на УПД.

Необходимый набор реквизитов в УПД обусловлен требованиями нескольких законодательных актов. Укажем необходимые статьи: Поскольку УПД может использоваться и как заменитель комплекта документов, и как самостоятельный первичный документ (например, у спецрежимников), то в нем предусмотрен еще один обязательный реквизит — статус: Кем и как подписывается УПД Подписи в УПД являются обязательными реквизитами.

Кто подписывает УПД

В УПД ставят свои подписи:

• руководитель и главный бухгалтер организации – продавца или исполнителя;
• сотрудники, ответственные за передачу или приемку товаров, работ или имущественных прав;
• сотрудники, ответственные за правильность оформления сделки, – как со стороны продавца, так и со стороны покупателя.

Подписи продавца и покупателя в УПД

Строка УПД	Что указать
Заполняет продавец
«Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал»	Должность сотрудника, ответственного за отгрузку или уполномоченного действовать по сделке от имени экономического субъекта. Нужна его подпись с фамилией и инициалами. Если этот сотрудник одновременно подписывает счет-фактуру от имени руководителя или главного бухгалтера, в этой строке можно указать только сведения о его должности и фамилии, имени и отчестве без повторения подписи
«Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни»	Должность сотрудника, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны продавца, его подпись с фамилией и инициалами. Подпись можно не повторять, если это сотрудник, который уже расписался за руководителя или главбуха или по строке «Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал». В этом случае можно указать только сведения о должности, фамилию и инициалы. Если за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, введите в УПД дополнительную строку для должности, Ф. И. О. и подписи второго ответственного лица
Заполняет покупатель
«Товар (груз) получил/услуги, результаты работ, права принял»	Должность сотрудника, который получил товар или уполномочен принимать услуги, результаты работ либо имущественные права от имени покупателя или заказчика. Нужна подпись, фамилия и инициалы

Передача права подписи УПД

Вместо руководителя и главбуха УПД могут подписать другие лица, уполномоченные на это приказом руководителя или доверенностью от имени организации.

Типовых образцов для приказов (распоряжений) нет. Приказ можно составить в произвольной форме. В нем руководитель или главбух должны передать право подписи, и должны быть образцы подписей этих сотрудников. В приказе можно установить срок, в течение которого уполномоченный сотрудник вправе подписывать документы. Можно предусмотреть, кто имеет право подписи вместо уполномоченного сотрудника на период его болезни или отсутствия по другим причинам.

Уполномоченные сотрудники заверяют счета-фактуры своими подписями двумя вариантами:

• В реквизитах «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» уполномоченные лица ставят личные подписи, а в расшифровке Ф. И. О. указывают свои фамилии и инициалы.
• Путем внесения в УПД дополнительных строк с указанием в них реальных должностей уполномоченных лиц и расшифровку их фамилий и инициалов.

Бывает, что первый и второй экземпляры одного и того же документа подписали разные уполномоченные лица. Право на вычет сохраняется у покупателя и в этом случае (Письмо Минфина 03.07.2013 № 03-07-15/25437). Данное письмо о счетах-фактурах, но такие же выводы можно применять и к УПД.

Комплекс полномочий по подписи УПД

Подписывать документы с обеих сторон вправе как разные лица, так и лица, наделенные комплексом полномочий (Письмо ФНС от 23.09.2016 № ЕД-4-15/17910). Можно предоставить право расписываться в УПД двум лицам: бухгалтеру, который совмещает полномочия руководителя, главбуха, лица, ответственного за правильность оформления факта хозяйственной жизни и другой сотрудник, который выполняет функцию фактического приемщика-сдатчика и подтверждает принятие или сдачу товаров, услуг.

Не будет нарушением если руководитель возложит весь комплекс полномочий по подписанию УПД на одного сотрудника.

Копии документов о полномочиях для покупателей

Продавец не обязан представлять покупателю копии документов о полномочиях сотрудников подписывать УПД. Налоговая инспекция может затребовать у продавца документы о сотрудниках, уполномоченных подписывать УПД, проверяя вычеты по НДС у покупателя.

При проверке инспекторы применяют к УПД такие же правила, как и к счетам-фактурам. Если окажется, что документов о передаче права подписи нет, инспекторы могут поставить под сомнение законность вычетов по НДС. Если в дополнение к этому они найдут другие доказательства фиктивности сделки, то вычеты снимут. Поэтому копии документов о праве сотрудников подписывать счета-фактуры контрагентам по их запросу лучше представлять (п. 8 ст. 88, п. 12 ст. 89, ст. 93.1 НК РФ, Письмо ФНС от 09.08.2010 № ШС-37-3/8664).

Сам по себе факт подписи УПД неустановленными или неуполномоченными лицами не повод для отказа в вычетах. Но он может служить одним из доказательств, при наличии других признаков (ст. 54.1 НК РФ). Раньше инспекторы руководствовались понятием необоснованной налоговой выгоды из Постановления Пленума ВАС от 12.10.2006 № 53 и были случаи, когда суды признавали незаконность вычетов по НДС, если не было документов о полномочиях сотрудников подписывать счета-фактуры (Постановление Президиума ВАС от 11.11.2008 № 9299/08).

Расшифровки подписей

Подписи руководителя и главбуха организации-поставщика должны быть расшифрованы. Достаточно указать полностью только фамилии должностных лиц, а имена и отчества можно обозначить инициалами (Порядок оформления счетов-фактур Приложение 1 к Постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137).

Если расшифровок нет, возможны такие же проблемы, что и при отсутствии подписей в УПД и счетах-фактурах. Инспекторы могут посчитать, что документы подписаны неустановленными лицами, а это один из признаков того, что сделка фиктивная, а вычеты по НДС незаконные.

Подписи в электронных УПД

Электронные УПД подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя или уполномоченного лица. Реквизит «Главный бухгалтер (подпись) (Ф. И. О.)» не нужен (п. 6 ст. 169 НК РФ, п. 8 Приложения 1 к Постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137, п. 1.5 Порядка, утвержденного Приказом Минфина от 10.11.2015 № 174н).

Документы, заверенные электронной подписью, которые прислал контрагент, нужно подписать таким же способом. Распечатывать электронную «первичку» и ставить на ней собственноручную подпись нельзя. В таком случае инспекторы посчитают, что документ подписала только одна сторона. Контрагенты должны подписывать первичные документы одним способом: либо живыми подписями с обеих сторон, либо электронными подписями (ст. 6 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ, Письмо ФНС от 23.04.2018 № ЕД-4-15/7760).

Читайте также: Усиленная квалифицированная электронная подпись – что это такое и как получить?

Факсимильные подписи

На УПД недопустимы. УПД и счета-фактуры с такими подписями не равнозначны счетам-фактурам, которые подписаны руководителем и главбухом лично. Поэтому принимать НДС к вычету по документу с факсимильной подписью нельзя (Письмо Минфина от 27.08.2015 № 03-07-09/49478, Постановление Президиума ВАС от 27.09.2011 № 4134/11).

Если УПД составляет предприниматель, то подписать документ может либо он сам, либо человек, которому предприниматель выдал доверенность. В обоих случаях в УПД указываются реквизиты свидетельства о госрегистрации предпринимателя. Электронную счет-фактуру ИП заверяет своей усиленной квалифицированной электронной подписью.