Программа для секретаря делопроизводителя

Разновидности программ для делопроизводства и документооборота

Программа по делопроизводству и документообороту облегчает и ускоряет работу, хранение бумаг, избавляет от многих рутинных задач. С помощью нее можно систематизировать бумаги, привести их к единому стандарту и сократить число ошибок, которые приводят к наложению штрафов при проверках или проблемам с партнерами организации, начальством.

Выбирайте программы для делопроизводства и документооборота, которые помогут:

  • в целом автоматизировать делопроизводство;
  • управлять поручениями;
  • создавать, отправлять, просматривать заявки в IT;
  • управлять совещаниями;
  • создать электронный архив;
  • автоматизировать хранение и распознавание документов;
  • автоматизировать закупки.

Справка: производители ПО выпускают продукты для создания и развития интранета, например, для сбора сообщений или идей в одном ящике.

Перед тем как выбрать программное обеспечение делопроизводства и документооборота, обсудите с начальством возможность его установки на ПК, бюджет и другие вопросы. Процесс внедрения некоторого ПО требует привлечения программистов, так как нужно соблюдать ряд требований. Когда согласуете детали, начинайте поиск подходящих программ.

Топ-7 лучших программ делопроизводства

№1 «Регистрация документов организации»

Бесплатная программа для делопроизводства создана для учета исходящей и входящей корреспонденции, внутренних бумаг организации. Приложение напоминает о сроках сдачи документов, поэтому позволяет избежать проблем с руководством, клиентами, поставщиками и т.д. С помощью него вы наладите движение бумаг, создадите нужные отчеты.

После сортировки файлов документы перемещаются в журнал, что облегчает процесс поиска. При необходимости вы сможете распечатать файлы в доступных форматах, например, Word/Writer, Excel/Calc, а также продолжить работать с ними в этих приложениях.

10 преимуществ программы делопроизводства «Регистрация документов»:

  1. Каждый документ наглядно представлен в виде карточки.
  2. Возможность изменения файла.
  3. Создание бумаг по шаблонам.
  4. Ограниченный доступ.
  5. Загрузка файлов в программу через приложения (Word, Excel).
  6. Несколько уровней доступа: для просмотра, пользовательский и административный.
  7. Функция просмотра только своих файлов.
  8. Возможность информирования коллег с помощью отправки сообщений через программу.
  9. Быстрый анализ документов.
  10. Поиск по папкам.

Опытные специалисты, хорошо владеющие ПК, не испытывают сложностей в работе. При этом практика показывает, что сбои возникают крайне редко, а потеря важных файлов практически исключена. Правильно настроив доступ, вы сможете соблюдать правила документооборота, утвержденные в организации, избежать попадания бумаг в руки тех, для кого они не предназначались.

Чтобы систематизировать формы документов, избежать путаницы, привести все бумаги к единому стандарту, попросите руководителя заняться этим вопросом. После того как будет издан приказ об утверждении форм организационных и распорядительных документов в организации, приступайте к работе с программой.

Приказ об утверждении форм организационных и распорядительных документов в организации

Скачать документ в начале статьи >>>

№2. Программа для делопроизводства FossLook

FossLook позволяет сотрудникам работать с общими папками, которые хранятся в единой базе, согласовывать документы, контролировать работу с ними, печатать шаблоны. В программе вы сможете создавать бизнес-приложения для обслуживания рабочих процессов.

12 преимуществ FossLook:

  1. Собственный почтовый сервер.
  2. Внутренняя защита.
  3. Поддержка древообразной структуры компании.
  4. Распределение прав доступа.
  5. Поиск документов по содержимому.
  6. Создание маршрутов движения файлов между пользователями.
  7. Подготовка шаблонов для печати документов.
  8. Настройка вариантов отображения файлов для хранения.
  9. Поддержка большинства провайдеров электронно-цифровой подписи.
  10. Ведение статистики и истории работы в программе.
  11. Поддержка баз данных MS SQL, Oracle, SQL Express, MySQL и т.д.
  12. Интеграция с Microsoft Active Directory.

Если вас заинтересовала программа «Делопроизводство и документооборот», скачать бесплатно ее вы можете в интернете на официальном сайте разработчика. С установкой FossLook и работой с ПО справится рядовой пользователь ПК.

№3. Система электронного документооборота FossDoc

Система предназначена для обмена документами между работниками организаций любого типа. Программу используют не только частные, но и государственные организации, так как она отличается надежностью и стабильной работой. Наличие электронного архива, возможность обработки обращений граждан делает ПО незаменимым. Вы можете перенастроить систему с учетом специфики компании.

12 преимуществ FossDoc:

  1. Удобство доступа к файлам.
  2. Встроенная система контроля исполнения поручений.
  3. Гибкий механизм согласования проектов.
  4. Не конфликтует с другим офисным программным обеспечением.
  5. Разграничение полномочий, контроль доступа к документам.
  6. Поиск любой сложности.
  7. Доступ к базам данных через web-интерфейс.
  8. Фиксируется история изменения файлов.
  9. Механизм мгновенных оповещений.
  10. Конструктор типов документов.
  11. Полноценный почтовый сервер.
  12. Поддержка SQL Express, СУБД MSSQL, Oracle и MySQL.

После обновления программы делопроизводства функции стали более совершенными. Доработка системы не повлияла на стоимость — вы можете скачать и установить ПО абсолютно бесплатно. С использованием FossDoc не возникает проблем даже у начинающих сотрудников, имеющих только базовые навыки работы на ПК.

№4. АС «Учет договоров»

Программа незаменима для работы ПЭО-сотрудников, бухгалтеров, юридических консультантов, технических и финансовых директоров и т.д. Она облегчает и ускоряет процесс заключения договоров, отслеживание сроков исполнения договоров, их расторжения. В приложении можно вести реестр соглашений, заключенных между организацией и посредником. ПО облегчит задачи сотрудников, которые вынуждены перебирать кипы бумаг и просматривать договоры.

5 преимуществ АС «Учет договоров»:

  1. Возможность сортировки договоров.
  2. Функции отслеживания сроков исполнения, просрочки.
  3. ПО рассчитывает сумму неустойки.
  4. Встроенная функция учета валют.
  5. Автоматическое формирование отчетов.

АС «Учет договоров» — платная программа делопроизводства. Несмотря на это, с помощью нее можно избежать незапланированных расходов, которые превышают стоимость использования ПО и его обслуживания. Система оптимально подойдет средним и крупным компаниям, в которых много договоров.

№5. Система eDocLib

eDocLib — корпоративный сервер для хранения данных, их систематизации. Внутри него возможно общение между работниками и клиентами. Web-система eDocLib помогает создавать, хранить, классифицировать, искать информацию, загружать справочники, файлы в любом формате. Она подходит для разветвленных структур благодаря внедрению современных web-технологий.

eDocLib — универсальная система, понятная не только программистам, но и обычным пользователям. Вы можете настраивать ее по своему усмотрению, если разбираетесь в особенностях программирования, или использовать без дополнительных надстроек. Благодаря защите, исключается утеря данных, автоматическое размножение копий документов и т.д.

Эксперты журнала «Справочник Секретаря» рассказали о 8 ошибках, которые допускают в электронной переписке 90% ваших коллег

№6. Business Notes

Программа делопроизводства Business Notes — продуманное коробочное решение для работы с документами, контрагентами организации, которое можно развернуть на существующем вэб-портале, а также рабочем месте специалиста. При создании ПО использовались прогрессивные технологии. Разработчики преследовали одну цель — сделать удобное приложение, в котором нет лишних и непонятных функций.

3 преимущества Business Notes:

  1. Бесплатный базовый пакет.
  2. Простая, быстрая установка и настройка.
  3. Универсальность, возможность использования организациями из разных отраслей.

Вы не сможете установить программу на персональные компьютеры, если они не соответствуют требованиям: процессор Pentium III и выше, от 40 MB пространства на диске, минимум 128 MB ОЗУ, система Windows 2000/2003/XP/Vista или более современная. Не во всех браузерах приложение работает корректно, поэтому может потребоваться обновление или установка нового.

№7. Программа делопроизводства «На подпись!»

Если вас постоянно просят присылать документы по электронной почте или факсу, которые нужно подготовить в течение нескольких минут, эта программа облегчит задачу. Вам не потребуются специальные навыки и знания, чтобы создать файл с учетом правил, распечатать его.

2 главных преимущества ПО:

  1. Программа автоматически определяет тип документа, ставит нужные печати и подписи.
  2. Отправка документа по факсу без предварительной распечатки.

«На подпись!» — одна из лучших бесплатных программ, установка которой занимает буквально несколько минут. Вам больше не придется бросать текущие дела, чтобы подготовить срочные документы, о которых ранее молчало руководство или коллеги.

Итог:

Если вы ранее не использовали программы для делопроизводства и документооборота, бесплатно установите любую систему, чтобы оценить ее преимущества и недостатки. Учитывайте, что сложное ПО может быть непонятно другим пользователям, поэтому они не смогут работать с ним. Выбирайте легкие и простые программы, которые подойдут для решения конкретных задач.

АРМ Секретаря

АРМ Секретаря Программа предназначена для автоматизации рабочего места секретаря организации, учитываются входящие и исходящие документы. Если входящий документ имеет срок исполнения, то программа это учитывает и при превышении срока исполнения она сигнализирует об этом. Также позволяет осуществлять быстрый поиск хранящихся документов, напоминает о днях рождений сотрудников. Легко устанавливается, не требовательна к ресурсам компьютера. Выдаётся: реестр документов за период и/или предназначенных определённому исполнителю, список документов на контроле, список просроченных документов, список документов с нарушенным сроком. Включает справочники: контрагентов, исполнителей, типов документов. Ведётся справочник дней рождения сотрудников, если у кого день рождения выдаётся его фамилия в поле дней рождения. Есть возможность сохранить и восстановить базу документов. Если поставить галочку «Архивировать при выходе» — то после каждого закрытия программы будет автоматически создаваться архивная копия базы. Высвечивается подсказка о значении цвета документа, которую можно убрать в меню «Настройка».

Программа «Секретарь-делопроизводитель»

Настоящая программа предназначена для подготовки секретарей (компьютерное делопроизводство) на базе Таксимовской общеобразовательной школы № 1

Квалификационная характеристика, включенная в программу, составлена в соответствии с квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих.

Основой профессиональной подготовки является обучение, в процессе которого предусматривается прохождение определенного объема теоретического и практического материала, обеспечивающего подготовку квалифицированных работников организационно-управленческой сферы деятельности, умеющих профессионально подготавливать, редактировать, форматировать материалы, используя ПК; вести деловую переписку; ориентироваться в выборе средств оргтехники для оснащения офиса и уметь пользоваться ими, обеспечивать рациональную организацию труда в производственной и управленческой деятельности, вступать в деловые контакты с хозяйственными и коммерческими партнерами.

Современный уровень развития средств информатизации и технологий предоставляет новые возможности организации секретарского дела, и предъявляет новые требования к специалистам данного профиля — умения организовать компьютерное делопроизводство. Данная программа позволяет в соответствии с современным уровнем развития техники и информационных технологий подготовить квалифицированного специалиста.

Программа рассчитана на 204 часа (3 часа в неделю, двухгодичное обучение в 8,9,10,11 классах), знание учащимися базового курса информатики и включает следующие предметы:

1) машинопись (русская и латинская клавиатура);

2) делопроизводство;

3) организационно-техническое обеспечение офиса;

4) культура делового общения

Учащиеся, успешно освоившие программу, по окончанию второго года обучения должны в установленном порядке сдать квалификационные экзамены, получить квалификацию секретарь- машинистка, делопроизводитель свидетельство установленного образца.

Секретарь должен знать:

  • положения и инструкции по ведению делопроизводства;
  • структуру руководящего состава предприятия;
  • машинопись, правила орфографии и пунктуации;
  • порядок распределения материала при оформлении документов;
  • порядок создания электронного документа и организация его хранения и использования;
  • правила эксплуатации компьютера, диктофона, магнитофона и другой оргтехники;
  • правила пользования приемно-переговорными устройствами;
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда, техники безопасности и пожарной защиты.

Секретарь должен уметь:

  • выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя или его подразделения;
  • получать необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывать по его поручению работников;
  • организовывать телефонные переговоры руководителя, принимать и передавать телефонограммы, информацию по приемо-передающим устройствам, записывать принятые сообщения и доводить до сведения руководителей их содержание;
  • осуществлять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем, вести и оформлять протоколы;
  • обеспечивать рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создавать условия, способствующие его эффективной работе;
  • печатать по указанию руководителя различные материалы: использовать современные виды оргтехники;
  • вести делопроизводство; принимать, систематизировать поступающую на имя руководителя информацию, направлять ее на исполнение, контролировать сроки исполнения;
  • принимать документы на подпись руководителя и личные заявления трудящихся;
  • организовывать прием посетителей, проявляя внимание и содействия оперативности рассмотрения просьб и предложений;
  • формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.

Обучение навыкам работы на клавиатуре ПК 102 часа

№ п/п Наименование раздела

Часы

Изучение клавиатуры ПК

I. Общее назначение стандартной клавиатуры ПК
1 Из истории создания печатающих устройств.
2 Устройство клавиатуры персонального компьютера
II. Основы профессиональной машинописи
3 Создание текстового документа в OC WINDOWS
4 Три “золотых правила” профессиональной машинописи

Подсчет скорости и процента опечаток

5 Оздоровительная гимнастика
6 Контрольная работа “Устройство клавиатуры персонального компьютера. Создание текстового документа в OC WINDOWS”
III. Правила освоения буквенных рядов на клавиатуре компьютера.

Работа с верхним регистром

7-12 Освоение среднего буквенного ряда клавиатуры компьютера
13-18 Освоение верхнего буквенного ряда клавиатуры
19-24 Освоение нижнего буквенного ряда клавиатуры
25-34 Освоение всех буквенных рядов клавиатуры
35 Контрольная работа “Освоение всех буквенных рядов клавиатуры”
36-40 Правила работы с верхним регистром
IV. Освоение знаков препинания, цифр и специальных знаков
41-42 Освоение знаков препинания “запятая” и “точка”
43-44 Освоение знаков препинания в верхнем ряду клавиатуры
45-46 Освоение цифр и специальных знаков
47 Контрольная работа “Освоение знаков препинания”
V. Типичные опечатки. Работа над ошибками
48 Типичные опечатки
49-58 Работа над ошибками
VI. Освоение малой цифровой клавиатуры
59 Правила работы с дополнительной цифровой клавиатурой
60 Правила работы с программой клавиатуры
VII. Ознакомление с клавиатурой с латинским шрифтом
61-62 Ознакомление с клавиатурой с латинским шрифтом
VIII. Программа-тренажер машинописи “Соло на клавиатуре”
63 Краткое описание существующих программ
64-77 Обучение и тренировка на тренажера “Соло на клавиатуре”
78-79 Совершенствование техники письма

Общие правила оформления машинописных работ и служебных

документов

80 Форматы потребительских бумаг. Правила письма текстового материала
81 Приемы выделения отдельных частей текста.
82-83 Оформление примечаний к тексту
84 Оформление сносок к тексту
85-86 Правила написания заголовков и подзаголовков
87 Правила оформления титульного листа
88 Оформление таблиц
89 Оформление диаграмм
90 Правила оформления библиографии
91 Правила сокращения слов и словосочетаний
92 Корректурные знаки и их применение
93 Контрольная работа “Общие правила оформления машинописных работ и служебных документов”
Основы работы с текстовым процессором (редактором) Microsoft Word
94-97 Создание текстовых документов
98-101 Создание таблиц в редакторе Microsoft Word
102 Контрольная работа № 5

Секретарское дело 102 часа

п/п

Наименование раздела

Часы

I. Организация работы приемной офиса

Функции и задачи секретаря
Обязанности, права, профессиональные и личностные качества секретаря
Организация рабочего места секретаря.
Планирование рабочего времени.
Телефонное обслуживание
Оформление телефонограмм.
Организация личного приема посетителей руководителем
Контрольная работа “Функции и задачи секретаря. Телефонное обслуживание”

II. Делопроизводство

История развития делопроизводства и секретарской службы.
Нормативно-методическое регулирование делопроизводства
Документ. Классификаторы служебных документов
Стандартизация и унификация документов. Трафареты документов
Бланк документа
Контрольная работа “Классификация служебных документов”
Реквизиты документов
Контрольная работа “Реквизиты документов”

Информационно-справочная документация

Служебные письма
Служебные записки
Объяснительная записка
Протокол. Выписка из протокола
Телеграмма
Телефонограмма
Факсограмма. Электронное сообщение
Оформление информационно-справочной документации
Контрольная работа “Информационно-справочная документация”

Справочно-аналитическая документация

Справка
Сводка. Заключение
Акт
Отзыв. Перечень. Список.
Оформление справочно-аналитической документации
Контрольная работа “Справочно-аналитическая документация”

Организационно-правовая документация

Организационно-правовая документация
Устав организации. Положение
Должностная инструкция
Инструкция. Регламент
Оформление организационно-правовой документации

Организационно-распорядительная документация

Организационно-распорядительная документация
Постановление
Приказ
Решение. Распоряжение. Указание
Оформление организационно-распорядительной документации
Контрольная работа “Организационно-распорядительная документация”

Система документации по личному составу

Заявление
Личный листок по учету кадров (анкета). Дополнение к личному листку (анкете)
Личная карточка (Форма Т-2)
Трудовая книжка
Характеристика. Автобиография
Резюме
Оформление документации по личному составу
Контрольная работа “Документация по личному составу”

Организация работы с документами

Документооборот в организации.
Обработка документов
Номенклатура дел
Регистрация документов
Контроль исполнения документов
Формирование дел. Хранение дел
Контрольная работа “Организация работы с документами”

III. Деловой этикет

Роль визитных карточек в деловом общении
Оформление визитных карточек
Общие вопросы организации переговоров
Подготовка к экзаменам
Проведение экзаменов

Добавить комментарий