В каждой организации создаются документы, отражающие различные стороны ее деятельности: управленческую (планирование, регулирование, контроль и др.), обеспечение необходимыми ресурсами (человеческими, финансовыми, сырьем, материалами, техникой и др.), основную, или производственную, деятельность (торговля, транспортное обслуживание, страхование, банковское обслуживание и др.). Каждая организация осуществляет информационный обмен с другими организациями, получая различные документы (деловые письма, договоры, протоколы, акты и др.). Чтобы деятельность организации была эффективной, а работа с документами упорядоченной и организованной, в организации создается система делопроизводства.

Определимся с терминами

Под системой делопроизводства мы понимаем совокупность организационных, информационных, технических, технологических мер, обеспечивающих документирование деятельности организации (создание документов), получение или отправку документов, их обработку, хранение и использование.

Делопроизводство – это сложноорганизованная система, поэтому для эффективной организации работы недостаточно раскладывать документы по папкам и хранить их в шкафах или в столах. Документы нужно систематизировать, регистрировать, контролировать их исполнение, определять сроки их хранения, формировать в дела, сдавать на хранение в архив или уничтожать после того, как они утратили ценность и истек установленный нормативными актами срок их хранения. И все это нужно делать, руководствуясь определенными принципами, по определенным правилам, чтобы в любой момент времени можно было найти необходимый документ и чтобы этот документ мог быть использован как правовое основание для принятия управленческих решений, как доказательство в суде или с иной целью.

По определению, зафиксированному в п. 2.1 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», делопроизводство (документационное обеспечение управления) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Практически аналогичное определение закреплено в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»: управление документами (records management) – совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций» (п. 3.20).

Документирование деятельности организации (создание документов) – деятельность, которой в той или иной степени заняты практически все работники организации. Организация работы с документами (обработка документов, их хранение, использование) – это виды деятельности, которые выполняются специализированным подразделением организации или, если организация небольшая, – работником (документоведом, делопроизводителем), выполняющим функции организатора работы с документами или управляющего документами.

Обратите внимание

Говорить о том, что в организации существует система делопроизводства, можно, на наш взгляд, в том случае, если:

● между работниками организации распределены функции управления документами (создание, обработка, хранение и использование документов) и определена ответственность за их несоблюдение;

● организован документооборот, т.е. движение документов с момента их создания или поступления в организацию до завершения исполнения, отправки документа и/или передачи в дело на хранение;

● налажена система регистрации (учета) документов (поступающих, внутренних, исходящих) и обеспечивается поиск документов;

● исполненные документы помещаются на хранение в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Организация делопроизводства

Если говорить об организации делопроизводства как о последовательности действий, которые должны быть выполнены в организации, то первый шаг – это создание отдельного подразделения (назовем его отделом делопроизводства) или, при небольшом объеме документооборота, назначение работника, в обязанности которого будет входить организация работы с документами. В небольшой организации это может быть секретарь руководителя, на которого кроме функций информационного, документационного и организационно-технического обслуживания руководителя возложены функции организации работы с документами.

Создание специализированного делопроизводственного подразделения – отдела делопроизводства – сопровождается рядом последовательных действий.

■ Шаг 1: разработка и утверждение положения об отделе делопроизводства и должностных инструкций работников отдела. Положение об отделе делопроизводства определяет статус этого подразделения (его правовое положение), задачи, функции, права, ответственность, а также характер взаимоотношений с другими подразделениями. Должностные инструкции устанавливают распределение всего объема работы, выполняемого подразделением, между работниками с учетом их квалификации, технологии выполнения делопроизводственных работ и их объема.

■ Шаг 2: назначение работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях организации. Обязательным условием успешной работы с документами является назначение работников, в обязанности которых входит ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Не каждое структурное подразделение организации может претендовать на то, чтобы иметь работника, который будет заниматься только ведением делопроизводства (секретаря или делопроизводителя). Если численность подразделения небольшая, объем документов также невелик, ведение делопроизводства структурного подразделения может быть поручено одному из работников подразделения, как правило, занимающему самую младшую должность специалиста, который будет выполнять обязанности по ведению делопроизводства наряду с выполнением обязанностей по своей должности. Назначение работников, отвечающих за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, осуществляется приказом руководителя организации.

■ Шаг 3: разработка и утверждение инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству) организации (далее – Инструкция по ДОУ). Инструкция по ДОУ является основным нормативным документом, регламентирующим порядок и технологию работы с документами с момента их создания или поступления в организацию и до отправки корреспондентам или передачи на хранение. В Инструкции по ДОУ должны быть определены процессы и процедуры обработки документов на всех этапах их жизненного цикла. Инструкция является нормативным документом организации, утверждается руководителем организации и является обязательной для всех работников.

В настоящее время единственным методическим документом, определяющим порядок разработки Инструкции по ДОУ, являются Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). Методические рекомендации предназначены для федеральных органов исполнительной власти, тем не менее, этот документ могут использовать иные органы власти, государственные и негосударственные организации, но с соответствующей корректировкой.

Несмотря на наличие Методических рекомендаций, разработчику инструкции необходимо проделать большую предварительную работу для выбора конкретной конфигурации системы делопроизводства, отражающей особенности работы с документами именно в данной организации.

Разработка Инструкции по ДОУ – это задача отдела делопроизводства (сотрудника, отвечающего за работу с документами). Цель разработки Инструкции по ДОУ – установить технологию работы с документами в организации. Содержание инструкции можно представить в виде следующих основных разделов:

● Правила документирования управленческой деятельности организации (составление и оформление основных комплексов управленческих документов, включая требования к бланкам, составу реквизитов и их оформлению);

● Правила организации документооборота организации (движение документов в процессе их создания и исполнения, получение и отправка документов, включая регистрацию документов, контроль исполнения документов, ведение справочной работы по документам);

● Правила организации хранения документов (систематизация исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел, формирование дел, хранение дел, передача документов на архивное хранение, уничтожение документов с истекшими сроками хранения).

При разработке Инструкции по ДОУ необходимо основываться на положениях законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих документационное обеспечение и архивное дело, на положениях учредительных документов организации, в частности устава или положения (именно в этих документах определяется компетенция руководства, закрепляется право руководителя издавать определенные документы), выявить и проанализировать комплекс нормативных правовых актов, распорядительных документов, посвященных различным вопросам управленческой деятельности и организации работы с документами (например, приказ организации о распределении обязанностей между руководством или о делегировании права подписи, приказ о порядке учета, хранения и уничтожения бланков, печатей и штампов организации и др.). Выявление данного комплекса документов необходимо не только для анализа тех норм и правил в работе с документами, которые уже установлены в организации, но и для того, чтобы после утверждения инструкции (а часть положений из этих документов может войти в Инструкцию по ДОУ) можно было издать приказ о признании каких-то из этих документов утратившими силу.

■ Шаг 4: разработка номенклатуры дел, служащей основой систематизации документов в дела, формирования дел и ведения информационно-поисковой работы по документам. Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в организации, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел необходима для качественного формирования документального фонда организации. Документальный фонд организации составляют документы, образовавшиеся в ее деятельности, как созданные в организации, так и поступившие из других организаций. Номенклатура дел позволяет формировать документы в дела таким образом, чтобы в дальнейшем можно было осуществлять эффективный поиск документов, если возникает потребность в их использовании. Кроме того, номенклатура дел выполняет еще одну важнейшую функцию – устанавливает сроки хранения документов.

В разработке номенклатуры дел кроме отдела делопроизводства принимают участие все структурные подразделения организации. Точнее сказать, сначала структурные подразделения организации разрабатывают номенклатуры дел подразделений, затем отдел делопроизводства формирует так называемую сводную номенклатуру дел, т.е. номенклатуру дел организации. Номенклатуру дел лучше вводить в действие с 1 января наступившего года, поскольку делопроизводство в организациях ведется по годам.

Номенклатура дел является основой для систематизации документов и организации их последующего хранения до передачи в архив организации или уничтожения по истечении установленных сроков хранения.

Обратите внимание

Инструкция по ДОУ и номенклатура дел организации – это тот комплекс нормативных документов, который необходим для организации делопроизводства. Данные документы должны быть в любой организации, независимо от характера и содержания ее деятельности.

Наш совет. Поскольку разработка Инструкции по ДОУ – это достаточно сложная задача, и с первого раза может не получиться удовлетворительного со всех точек зрения варианта Инструкции, можно рекомендовать сначала разработать и утвердить временную Инструкцию по ДОУ. Работа с временной Инструкцией позволит проверить ее положения, выявить слабые места, и после соответствующей доработки Инструкция по ДОУ может быть утверждена уже как постоянная.

⇐ ПредыдущаяСтр 13 из 41

Судебное производство включает:

1) производство в суде первой инстанции, где рассматриваются уголовные дела по существу с вынесением приговоров или принимаются решения в ходе досудебного производства по уголовным делам (раздел IX главы 33-39 УПК РФ и раздел II глава 5 ч. 2 ст. 29 УПК РФ);

2) производство в суде второй инстанции (апелляционной и кассационной инстанций), где проверяется законность, обоснованность и справедливостьне вступивших в законную силу судебных решений (раздел XIII главы 43-45 УПК РФ);

3) производство в надзорной инстанции, где проверяется законность и обоснованность судебных решений, вступивших в законную силу (раздел XV глава 48 УПК РФ).

Производство в суде первой инстанции

Производство в суде первой инстанции начинается с общего порядка подготовки к судебному заседанию (глава 33 УПК РФ). Эта стадия является обязательной.

По поступившему уголовному делу судья может принять одно из трех решений (ст. 227 УПК РФ):

1) о направлении уголовного дела по подсудности;

2) о назначении предварительного слушания;

3) о назначении судебного заседания.

Решение судьи оформляется постановлением.

Принимая решение о назначении судебного заседания, судья решает вопросы, связанные с подготовкой к рассмотрению уголовного дела в судебном заседании (ст. 231 УПК РФ). На этой стадии процесса судья единолично, знакомясь с материалами уголовного дела, выясняет, имеются ли в деле фактические и юридические основания для рассмотрения его в судебном заседании (ст. 228 УПК РФ), и в случае наличия таких оснований производит необходимые подготовительные действия к судебному заседанию или назначает предварительное слушание.

По ходатайству стороны или по собственной инициативе судья при наличии оснований, предусмотренных ч. 2 ст. 229 УПК РФ, назначает предварительное слушание, где в соответствии с главой 34 УПК РФ с участием сторон решает ряд вопросов, обеспечивающих законность судебного разбирательства. Основной особенностью проведения предварительного слушания является процедура рассмотрения ходатайства стороны об исключении доказательства, признание недопустимым в связи с нарушением процессуального порядка получения и закрепления данного доказательства и принятие решения об исключении его из числа тех доказательств, которые представлены этой стороной.

В отличие от стадии подготовки к судебному заседанию данная стадия не является обязательной.

По итогам предварительного слушания судья принимает одно из щести решений, предусмотренных ст. 236 УПК РФ:

1) о направлении уголовного дела по подсудности в случае, предусмотренном ч. 5 ст. 236 УПК РФ. Судья вправе принять указанное решение, если в ходе предварительного слушания прокурор изменил обвинение, что повлекло за собой изменение подсудности уголовного дела. При этом судья не вправе принимать никаких других решений по делу;

2) о возвращении уголовного дела прокурору. Это решение может быть принято, когда допущены нарушения требований закона при составлении обвинительного заключения или обвинительного акта; когда обвиняемому не вручена копия обвинительного заключения или обвинительного акта в нарушение правил ч. 4 ст. 222 и ч. 3 ст. 226 УПК РФ и др.;

3) о приостановлении производства по уголовному делу. Такое решение должно содержать факты, обосновывающие выводы о том, что обвиняемый скрылся и место его пребывания неизвестно или он страдает тяжелым заболеванием, если оно подтверждается медицинским заключением;

4) о прекращении уголовного дела;

5) о назначении судебного заседания. Это решение принимается при условии, что:

а) уголовное дело подсудно данному суду;

б) при наличии достаточных и допустимых доказательств по делу для рассмотрения его по существу в судебном разбирательстве;

в) при отсутствиии обстоятельств, влекущих

– возвращение дела прокурору, или

– приостановление либо

– прекращение дела.

6) об отложении судебного заседания в связи с наличием не вступившего в законную силу приговора, предусматривающего условное осуждение лица, в отношении которого в суд поступило уголовное дело, за ранее совершеное им преступление.

Решение судьи оформляется постановлением.

Важнейшей стадией при производстве в суде первой инстанции является рассмотрение и разрешение дела по существу (главы 35-39 УПК РФ). Эта стадия является обязательной.

Судебное разбирательство завершается вынесением:

1) оправдательного или обвинительного приговора;

2) постановления о прекращении уголовного дела;

3) постановления о применении принудительных мер медицинского характера (глава 51 ст.ст. 441-443 УПК РФ).

В УПК РФ впервые предусмотрен особый порядок судебного разбирательства и принятия судебного решения:

1) при согласии обвиняемого с предъявленным ему обвинением (раздел X глава 40 УПК РФ);

2) при заключении досудебного соглашения о сотрудничестве (раздел X глава 40-1 УПК РФ).

Рассмотрение и разрешение уголовного дела в суде первой инстанции проходит ряд этапов: 1) подготовительная часть судебного разбирательства; 2) судебное следствие; 3) прения сторон и последнее слово подсудимого; 4) постановление и провозглашение приговора.

Подготовительная часть судебного заседания (гл. 36 УПК РФ) — это первоначальный этап судебного разбирательства в суде первой инстанции, в ходе которого создаются надлежащие условия для последующего рассмотрения и разрешения уголовного дела, наиболее полным образом обеспечиваются права и законные интересы лиц, вовлеченных в уголовный процесс.

Любое дело в суде рассматривается на основании обращения. Обращение может быть инициировано гражданином, иностранным гражданином или же лицом без определенного гражданства. Также, рассмотрение дела может быть инициировано прокуратурой. Судебное производство – открытие судебного дела. То есть, принятие обращения к рассмотрению. Осуществляется данное производство по четко определенным правилам, которые устанавливает законодатель. Уголовно-процессуальный кодекс, N 174-ФЗ от 18.12.2001, часть 3 УПК РФ четко определяет само понятие судебного производства, а также устанавливает его особенности.

Что собой представляет судебное производство?

1. Определяется общий порядок подготовки к судебному заседанию, определяются все полномочия судьи по тому или же иному уголовному делу. Также законодатель указывает на ряд вопросов, которые непременно должны быть решены в процессе судебного рассмотрения. Определяются основания проведения предварительного слушания, и указываются на меры по обеспечению исполнения. Кроме всего прочего, нормативы законодательства в своем составе содержат информацию по назначению судебного заседания;
2. В статье 232 определяются особенности осуществления вызова в суд. Так, вызов в суд производится в виде отправления извещения. Причем, извещение выдается исключительно под индивидуальную подпись получателя, чтобы суд знал о том, что человек уведомлен о месте и времени проведения судебного слушания;
3. Определяются сроки начала разбирательства на основании информации о невозможности присутствия тех или же иных участников дела;
4. Предварительное слушание – это основной элемент подготовки к детальному рассмотрению дела;
5. Судебное производство должно быть произведено исключительно по установленным правилам. Так, весь порядок проведения предварительного слушания, а также порядок проведения основного слушания четко нормируется законодательными актами;
6. Судебное производство базируется на изучении предложенных доказательство, документов и свидетельских показаний. В принципе, вся информация непременно должна быть проверена судом, в случае необходимости, она передается на исследование экспертам. Таким образом, формируется экспертная оценка определенных документов и доказательств.

Важность соблюдений правил судебного производства

Очень важно, чтобы каждый человек имел понятие о том, что такое судебное производство и как оно должно быть осуществлено. Таким образом, формируется возможность максимально правильно подойти к вопросу защиты собственных интересов по тем или же иным вопросам. Непременно нужно сказать о том, что в настоящий момент, вы всегда можете использовать помощь опытных юристов, которые окажут вам посильную помощь в вопросе подготовки к судебным заседаниям и смогут детально растолковать вам все особенности судебного производства.

Что такое судебное постановление?
Судебное постановление – это специализированное решение суда. Деятельность суда основывается на изучении всех доказательств, в качестве основного элемента вынесения решения…

Что такое судебное следствие?
Уголовно-процессуальный кодекс (УПК РФ) N 174-ФЗ в 37 главе девятого раздела, четко определяет, что собой представляет судебное следствие, как оно производится, как защитить свои…

Что такое судебное поручение?
Судебное поручение – это специализированное процессуальное действие, которое применяется в арбитражном или же гражданском процессе. Суть данного поручения заключается в том, что…

Что такое судебно медицинская экспертиза?
В судебном процессе любая мелочь и деталь может иметь весьма существенное значение. Именно по этой причине судебно медицинская экспертиза, является неоспоримо важным элементом…