Сопроводительное письмо в налоговую

Пошаговое инструкция по заполнению

Сопроводительная записка к доверенности должна выглядеть таким образом:

  1. В правом верхнем углу листа пишется номер ИФНС, город, инициалы и фамилия руководителя, занимаемая должность. Если письмо составляется не на фирменном бланке, указываются также реквизиты отправителя.
  2. В левом верхнем углу указывается исходящий номер и дата составления. Если письмо является ответным, то обязательно указание номера запроса и даты его составления.
  3. По центру листа указывается наименование документа. Название должно выражать суть письма. В данном случае письмо нужно назвать «О направлении доверенности».
  4. Отступив несколько строк от названия, необходимо написать текст-пояснение. Первые слова должны быть «Направляем в Ваш адрес» или «Предоставляем Вам доверенность». Далее нужно указать все реквизиты доверенности и информацию о доверенном лице.
  5. Отступив несколько строк от основного текста, слева нужно указать должность уполномоченного лица. На той же строке посередине листа необходимо поставить подпись лица и печать организации. Справа должна находиться расшифровка подписи.
  6. В левом нижнем углу письма размещается информация об исполнителе.

Пункты 1, 2, 5 и 6 едины для всех видов сопроводительных писем.

К декларации

Назвать документ нужно «О направлении декларации».

Текст сопровождения можно написать так: «Направляем в Ваш адрес декларацию 3-НДФЛ за 2017 год».

Приложение:

Декларация 3-НДФЛ за 2017 год – на 6 листах в 1 экз.».

  • О сопроводительных письмах к декларациям мы подробно писали в этих материалах, а о том, обязательно ли составлять данный документ к декларации по НДФЛ, вы можете узнать .

    К уточненной декларации

    Назвать документ нужно «О направлении уточненной декларации».

    Текст письма можно написать так: «Направляем в Ваш адрес уточненную декларацию 3-НДФЛ за 2017, составленную в связи с арифметической ошибкой, содержащейся в первичной декларации (указать свою причину).

    Приложение:

    Уточненная декларация 3-НДФЛ за 2017 год – на 6 листах в 1 экз.».

    • К ответу на требование

      Назвать документ нужно «О направлении документов».

      Пример письма к ответу на требование:

      «Направляем в Ваш адрес, согласно требованию о предоставлении документов от _ № _, следующие документы в целях проверки правильности исчисления налоговой базы по НДС за второй квартал 2017 года:

      1. Выставленные счета-фактуры – на 5 листах в 1 экз.
      2. Полученные счета-фактуры – на 5 листах в 1 экз.
      3. Книга покупок – на 8 листах в 1 экз.
      4. Книга продаж – на 8 листах в 1 экз.
      5. Выписка с расчетного счета – на 3 листах в 1 экз.».
      • О том, как правильно заполнить такое письмо по НДС, мы писали в другой статье.

        Как передать в налоговую службу?

        Налогоплательщик самостоятельно выбирает форму подачи документов. Существует два варианта – подача в бумажной форме в налоговый орган по месту учета гражданина или объекта налогообложения или направление в электронном виде через личный кабинет портала налог.ру.

        Документооборот между налоговым органом и заявителями регулируется подзаконными актами:

        • Приказ Минфина России от 02.07.2012 № 99н (ред. от 26.12.2013) «Об утверждении Административного регламента Федеральной налоговой службы по предоставлению государственной услуги по бесплатному информированию (в том числе в письменной форме) налогоплательщиков, плательщиков сборов и налоговых агентов о действующих налогах и сборах, законодательстве о налогах и сборах и принятых в соответствии с ним нормативных правовых актах, порядке исчисления и уплаты налогов и сборов, правах и обязанностях налогоплательщиков, плательщиков сборов и налоговых агентов, полномочиях налоговых органов и их должностных лиц, а также по приему налоговых деклараций (расчетов).
        • Методические рекомендации по организации электронного документооборота при представлении налоговых деклараций (расчетов) в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (утверждены приказом ФНС РФ от 13.06.2013 № ММВ-7-6/196@).

        Сопроводительное письмо – это документ универсального назначения, который может играть роль пояснительной записки или ответа на полученный запрос от ИФНС. Его структура довольно проста, и исполнителем по нему без труда сможет стать любое заинтересованное лицо.

        Правила составления

        Унифицированная форма сопровождения законодательно не установлена, но существуют правила его составления, выработанные на практике. Оно должно содержать следующие реквизиты:

        • наименование налоговой инспекции и, при необходимости, Ф.И.О. сотрудника, которому направляются документы;
        • наименование и адрес отправителя;
        • номер и дата запроса, в ответ на который высылается пояснение;
        • заголовок;
        • обращение к конкретному сотруднику ИФНС или к инспекции в целом;
        • текст;
        • перечень приложенных материалов с количеством листов и экземпляров;
        • должность отправителя, его фамилия и инициалы, а также подпись;
        • Ф.И.О., телефон и электронная почта составителя.

        Образец, как написать сопроводительное письмо в налоговую, представлен ниже.

        Текст послания составляется в зависимости от того, с какой целью он готовится. Например, если в нем содержится опись документов, рекомендуется начать его с фраз: «По вашему запросу направляем вам…», «Направляем в ваш адрес…» и т. п. Если обращение к конкретному сотруднику налоговой службы, слова «Вам», «Вашему» пишутся с заглавной буквы. Если направляется уточненная декларация, то в послании стоит пояснить причину уточнений. Например, ошибка в расчетах.

        В ответе на запросы о пояснении каких-либо спорных моментов, выявленных в ходе камеральной проверки, стоит доходчиво, но кратко дать ответы на вопросы, заданные налоговиками.

        Сопроводительное письмо в налоговую

        Сопроводительное письмо в налоговую инспекцию относится к деловой переписке и играет роль пояснительной записки к поданным документам, например, к налоговой декларации, отчетным документам и др. Может выступать как ответ на полученное письмо-запрос.

        Как составить сопроводительное письмо?

        Сопроводительное письмо оформляется с той же структурой, что и обычное деловое письмо. В нем должна быть отражена следующая информация:

        • в «шапке» справа указывается номер ИФНС, город, фамилия, имя и отчество руководителя, его должность;
        • в «шапке» слева» указывается номер письма и дата составления. Если данное письмо является ответом на письмо-запрос или просьбу, то указывается и номер письма-запроса, даты;
        • название документа – пишется посередине страницы и выражает суть письма, например, о том, что направляются документы;
        • текст письма в налоговую службу, обычно начинается со слов «высылаем вам документы» или «Предоставляем вам документы». Далее следует опись документов, которые высылаются в налоговую инспекцию, с указанием названия документов, количества страниц каждого документа и экземпляров. Например, «Книга учета – 30 стр., 1 экз.»;
        • подписывается сопроводительное письмо руководителем предприятия или организации, направляющей письмо, с указанием фамилии, имени и отчества, должности.

        Когда инспекция может запросить документы?

        Как правило, документы инспекция запрашивает при проведении камеральной, встречной или выездной налоговой проверки.

        Так, например, при проведении камеральной налоговой проверки инспекция может запросить документы для подтверждения достоверности сведений, отраженных в декларации, если в ходе такой камеральной проверки инспекция выявила несоответствия между отраженными данными и сведениями, имеющимися у налоговой инспекции (п. 4 ст. 88 НК РФ, Постановление Президиума ВАС от 15.03.2012 № 14951/11 по делу № А40-54354/10-4-301).

        Также, инспекция вправе запросить счета-фактуры, первичные и иные документы, если налогоплательщик в своей НДС-декларации заявил налог к возмещению из бюджета (п. 8 ст. 88 НК РФ).

        При проведении встречной налоговой проверки инспекция может запросить у вас документы, которые касаются деятельности проверяемого налогоплательщика, являющегося, в свою очередь, вашим контрагентом (п. 1 ст. 93.1 НК РФ).

        Естественно, документы налоговая инспекция может запросить и при проведении выездной налоговой проверки, если такие документы относятся к проверяемым периодам (Письма Минфина от 12.05.2017 № 03-03-06/1/28744, ФНС от 25.07.2013 3 АС-4-2/13622).

        И даже вне рамок налоговых проверок инспекция может запросить документы по конкретной сделке, если она вызвала подозрения у налоговиков (п. 2 ст. 93.1 НК РФ).

        Составляем ответ на требование

        Ответ на требование о предоставлении документов составляется в произвольном виде. По сути, это сопроводительное письмо к передаваемым документам.

        Соответственно, если требование содержало исключительно запрос документов, в письме нужно подтвердить, что такие документы организация предоставляет и привести перечень передаваемых документов. Если в требовании есть и иные вопросы, в ответе необходимо будет дать пояснения по каждому пункту. Ответ на требование ИФНС подписывает руководитель организации.

        Если документы затребованы в рамках проведения налоговой проверки самого налогоплательщика, то предоставить документы по требованию необходимо в течение 10 рабочих дней со дня получения требования (ч. 3 ст. 93 НК РФ).

        По требованию о представлении документов в рамках встречной налоговой проверки или при запросе документов по конкретной сделке, представить их нужно в пятидневный срок (п. 5 ст. 93.1 НК РФ).

        Истребованные инспекцией документы могут быть поданы в ИФНС проверяемым лицом лично или через представителя, направлены по почте заказным письмом, переданы через ТКС (в т.ч. через личный кабинет налогоплательщика) (п. 2 ст. 93 НК РФ).

        Если организация не может предоставить документы в установленные сроки (например, при существенном их объеме), она может в течение дня, следующего за днем получения требования направить в инспекцию Уведомление о невозможности представления в установленные сроки документов (информации). Форма такого уведомления утверждена Приказом ФНС от 25.01.2017 № ММВ-7-2/34@. Пример заполнения уведомления мы приводили .

        Приведем пример заполнения ответа на требование ИФНС о предоставлении документов.

        Как заверить копии документов

        Копия документа заверяется так:

        • указывается «Копия верна»;
        • ставится дата заверения;
        • указываются должность, Ф.И.О. и подпись руководителя или иного лица, уполномоченного на заверение документов.

        Проставление печати на копии документов не обязательно (Письма ФНС от 06.09.2016 № ОА-4-17/16629@, от 05.08.2015 № БС-4-17/13706@).

        Если один документ является многостраничным, то заверить можно либо каждую страницу, либо сразу подшивку страниц. В последнем случае на обороте прошивки (которая не должна превышать 150 листов) помимо указанных выше данных нужно указать «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью _____ листов» (Письмо Минфина от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336).

        Сшивать в одну пачку разные документы и заверять прошивку таких документов лишь на обороте пачки нельзя (Письма Минфина от 29.10.2014 № 03-02-07/1/54849, ФНС от 02.10.2012 № АС-4-2/16459).

        Обращаем внимание, что непредставление налогоплательщиком запрошенных инспекцией документов при проведении в отношении него налоговой проверки грозит штрафом в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ). А если документы не представлены в рамках требования по встречной проверке, штраф на организацию или ИП составит 10 000 рублей (п. 2 ст. 126 НК РФ).

Добавить комментарий