Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже.

В настоящее время на территории Российской Федерации применяются трудовые книжки нового образца (введены в действие в 2004 г.), а также ранее установленных образцов, которые обладают одинаковой силой и обмену на новые не подлежат.

Порядок учета трудовых книжек

Трудовые книжки, вкладыши в них, бланки подлежат учету в организации (п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Для этих целей утверждены следующие книги, которые обязаны вести работодатели:

1) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Ведется бухгалтерией организации. В приходно-расходную книгу вносятся сведения об операциях по получению и расходованию бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку. Кроме количества бланков трудовой книжки в приходно-расходной книге следует указывать их серию и номер;

2) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется:

— кадровой службой организации

— либо другим подразделением, в котором оформляется прием и увольнение работников.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них предназначена для регистрации полученных трудовых книжек и вкладышей в них от работников при приеме на работу, при увольнении, а также при оформлении дубликатов или заведении новых трудовых книжек или вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Так как бланки трудовой книжки и вкладыша в нее относятся к бланкам строгой отчетности, то они должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Общие правила ведения трудовых книжек

Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если данная работа является для работника основной.

Это требование распространяется на работодателей — юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Исключение из этого правила составляют работодатели — физические лица, которые не являются индивидуальными предпринимателями.

Они не вправе делать записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки лицам, принимаемым на работу впервые.

Язык, на котором ведется трудовая книжка, — государственный язык РФ, то есть русский.

Если на территории республики в составе РФ установлен свой государственный язык, то трудовую книжку на ее территории можно вести на двух указанных языках одновременно.

Внесенные в трудовую книжку записи должны быть продублированы в личной карточке работника (например, по унифицированной форме N Т-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

С каждой такой записью работодатель обязан ознакомить работника под роспись.

Порядок заполнения трудовых книжек

Записи во все разделы трудовой книжки вносятся перьевой, гелевой ручкой или ручкой-роллером. При этом можно использовать чернила (пасту, гель) черного, синего или фиолетового цвета.

Даты во всех разделах трудовой книжки указываются следующим образом: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными арабскими цифрами (например, 25.10.2017).

В записях не допускается сокращений слов.

Нумерация в каждом из разделов трудовой книжки сквозная и должна иметь свой порядковый номер.

Порядок внесения исправительных записей в трудовую книжку

При внесении неправильной записи в разделы «Сведения о приеме на работу» или «Сведения о награждении» зачеркивать запись нельзя.

В данном случае необходимо признать ее недействительной, а после этого внести верную запись.

Например, если надо изменить запись о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после последней записи в данном разделе указывается следующий порядковый номер, дата внесения записи, а в графе 3 делается запись: «Запись за таким-то номером недействительна».

После этого делается правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) нанимателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении.

Например, при изменении формулировки причины увольнения в организации делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен, новая формулировка».

В графе 4 указывается ссылка на приказ (распоряжение) нанимателя об изменении формулировки причины увольнения.

Новое законодательство изменило порядок начисления и определения пенсий после вступления в силу закона об индивидуальном учете в области пенсионного страхования и введения справки СЗВ-К. Теперь основное значение имеют страховые взносы человека в Пенсионный фонд, а не сведения трудовой книжки. Многие восприняли это как отказ от трудовых книжек. Поэтому возникают вопросы, нужна ли работающему человеку трудовая книжка и является ли трудовая книжка бланком строгой отчетности.

Несмотря на нововведения в пенсионном страховании, трудовая книжка, как и раньше, относится к обязательным документам, подтверждающим трудовой стаж человека. Согласно статье 66 ТК РФ, трудовая книжка относится к основным документам, подтверждающим трудовую деятельность и трудовой стаж работника, что также отмечено в Правилах хранения и ведения трудовых книжек. Все вопросы, связанные с заполнением, хранением и учетом трудовых книжек, регулируются законодательными актами Трудового кодекса РФ, Правилами заполнения и хранения, Инструкцией по заполнению и хранению трудовых книжек, а также Постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках».

Согласно ст. 65 ТК, трудовая книжка используется кадровиками для расчета непрерывного трудового стажа, при расчете и применении пособия по нетрудоспособности, а также является обязательным документом при приеме на работу.

Являются ли трудовые книжки бланками строгой отчетности?

Согласно Постановлению правительства РФ, трудовые книжки являются документами (бланками) строгой отчетности и требуют хранения на предприятии в соответствии с требованиями к хранению документов строгой отчетности.

С января 2004 года в оборот введен новый бланк трудовой книжки. Каких-либо глобальных изменений новая книжка не претерпела. Основные пункты заполнения и их очередность остались прежними, изменился размер книжки, цвет (зеленый) и количество страниц (в новом образце их 44 вместо 40). Соответственно изменен и герб на обложке (с герба СССР на герб РФ).

Особое внимание было уделено защите бланков от подделок. Новые трудовые книжки получили несколько степеней защиты, в их числе специальная бумага с водяным знаком, специальная прошивка и проявляющаяся в ультрафиолетовом свете надпись «Трудовая книжка», призванная исключить возможность подделки и замены листов и вкладышей. Также все бланки книжек и вкладышей имеют учетные порядковые номера. Работники, имеющие старые образцы трудовых книжек, имеют право продолжать ими пользоваться – обязательная замена старых бланков не предусмотрена законом.

Получение и заполнение трудовой книжки

После вступления в силу нового законодательства был изменен и порядок обеспечения бланками трудовых книжек работодателей. Предприятие «Гознак» (производитель бланков) распространяет трудовые книжки через уполномоченные компании. На сегодняшний день это:

• ООО «СпецБланк»,
• ГУП «Главснаб Правительства Москвы»,
• ЗАО «Разносбыт».

По новым правилам работодатель для получения бланков должен оформить заявку в письменном виде на адрес распространителя на фирменном бланке своей компании, и только тогда он может получить бланки.

Выдача трудовых книжек производится только по требованию кадровика, в случае необходимости внесения новых сведений в трудовую книжку, а также при увольнении и приеме на работу сотрудников.

Вместе с новой формой трудовой книжки Постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16 апреля 2003 года также были утверждены и Правила ведения и хранения трудовых книжек. Этими правилами определяется порядок внесения исправлений и записей в трудовые книжки. Согласно этим правилам:

• трудовая книжка работников, которые работают на предприятии более 5 дней, должна быть заполнена и вестись ответственным лицом организации}
• вместе с трудовой книжкой на каждого сотрудника должна быть заведена личная карточка, в которой дублируется информация из трудовой книжки}
• бланки трудовых книжек заполняются на русском языке, при необходимости записи могут дублироваться языком, официально утвержденным как второй государственный в республике в составе Российской Федерации}
• трудовая книжка заполняется записями со сведениями о работнике, выполняемых им работах, квалификационном уровне работника, переводах на другие постоянные работы, увольнениях и награждениях за успехи в выполняемых работах}
• все записи вносятся исключительно на основании соответствующих приказов и распоряжений, о чем вносится отметка в записи.

В Правилах предусмотрено, что трудовая книжка работника, принятого на свое первое рабочее место, должна быть заполнена в течение недели с даты его приема и в его присутствии. В трудовой книжке отмечаются данные о работнике (фамилия, имя, отчество, дата рождения), а также информация об образовании, профессии и специальности принятого на работу. Все данные вносятся на основании соответствующих подтверждающих документов (паспорт, диплом и т.д.).

В процессе ведения трудовой книжки могут вноситься другие записи, такие как:

• повышение уровня квалификации сотрудника}
• присвоение наград и поощрений за успехи в работе}
• перевод на новое место работы}
• повышения или понижения в должности}
• увольнение}
• исправление ошибок или неточностей.

Все записи в трудовую книжку заносятся в недельный срок со дня утверждения соответствующего приказа или распоряжения администрацией предприятия. Работодатель обязан сообщать работнику обо всех вносимых в трудовую книжку записях, что подтверждается подписью работника в личной карточке. Формулировки вносимых записей должны в точности соответствовать текстам приказов или распоряжений.

В трудовой книжке не отмечаются записи о взысканиях с работника, за исключением случаев, когда в виде дисциплинарного взыскания предусмотрено увольнение. Также работодатель обязан по требованию работника выдавать в трехдневный срок копию трудовой книжки или выписку из нее.

После заполнения титульной страницы заполняется раздел «Сведения о работе». Заполнение этого раздела производится в следующем порядке:

1. По центру в графу №3 вносится полное наименование предприятия (разрешается применять штамп с полным наименованием организации).
2. В графе №1 (на уровне первой полосы, находящейся под заголовком) арабскими цифрами вносится номер записи, следующий по порядку.
3. В графе №2 указывается дата произведения записи, которая должна помещаться во временные рамки, не превышающие недельного срока с даты соответствующего распоряжения.
4. В графу №3 вносится текст записи (приема на работу, повышения, перехода на другую должность и т.д.), который должен соответствовать тексту распоряжения или приказа. Текст записи не должен иметь сокращений, зачеркиваний, должен быть выполнен аккуратно.
5. В графе №4 отмечается дата приказа или распоряжения, на основании которого произведена запись в трудовую книжку, а также номер документа.

В случае допущения ошибки в записи она не вычеркивается. В следующей графе вносится новая запись, которая имеет новый порядковый номер, в которой указывается, что предыдущая произведена с ошибкой, а данная запись является исправлением.

Есть некоторые особенности при внесении записи об увольнении сотрудника:

• дата записи должна соответствовать дате приказа об увольнении}
• в тексте записи нужно указывать причину увольнения в четком согласовании с Трудовым кодексом РФ, ссылаясь на подходящую статью и пункт.

При увольнении трудовая книга должна быть заполнена и выдана работнику на руки в день увольнения, иначе, согласно ТК РФ, работодатель несет материальную ответственность перед сотрудником.

Правила учета и хранения трудовых книжек

В связи с тем, что трудовая книжка является бланком строгой отчетности, законом предусмотрен порядок ее хранения и учета. В каждой организации должна быть Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также должна вестись приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

В бухгалтерии организации ведется приходно-расходная книга. Согласно п. 41 Постановления Правительства, в этой книге по учету бланков трудовой книжки и вкладышей отмечаются все движения, связанные с приобретением и использованием бланков трудовых книжек. В книгу вносятся записи по факту получения бланков от распространителей и их выдачи вновь принятым на работу сотрудникам. Все записи в книге должны иметь отметки о серии и номере выданного вкладыша или трудовой книжки, информацию об их стоимости.

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним принимаются на баланс предприятия в составе материальных ценностей, о чем производится отметка в счете 006, который называется «Бланки строгой отчетности». Бланки должны учитываться в штуках.

Оплата за бланк трудовой книги возлагается на сотрудника, впервые принятого на работу, оплату бланка вкладыша также производит сотрудник, в случае когда в его трудовой закончились страницы раздела «Сведения о работе». Запрещается вычитать стоимость бланков из заработной платы. Оплата может вноситься наличными по приходному кассовому ордеру или на счет предприятия через банк.

Также бланки могут предоставляться работникам бесплатно, в случае, когда по вине чрезвычайной ситуации происходит массовая утеря бланков, находящихся на предприятии, а также в случае порчи бланка ответственным работником предприятия. Такие бланки книжек и вкладышей требуют списания, которое оформляется соответствующим актом по форме 0504816.

Есть примеры, когда в правилах внутреннего распорядка предусмотрено отсутствие оплаты работником за бланк. В таких условиях оплату за бланк берет на себя работодатель.

Книга учета движения трудовых книжек должна находиться и заполняться в кадровом отделе или у специально назначенного сотрудника. В данную книгу вносятся записи о трудовых книжках принятых на работу сотрудников как впервые трудоустроенных, так и имеющих уже бланки трудовых книг. В записях указываются следующие данные:

• дата приема сотрудника на работу}
• данные сотрудника (фамилия, имя, отчество)}
• номер и серия трудовой книжки}
• место работы и должность, на которую принят работник}
• номер и дата документа, подтверждающего прием на работу сотрудника.

Все трудовые книжки находятся в отделе кадров предприятия весь период работы сотрудников, но при этом являются собственностью последних.

При увольнении с работы и получении на руки трудовой книжки работник должен подтвердить этот факт своей подписью в личной карточке. Также запись о выдаче отмечается в книге учета движения трудовых книжек и подтверждается подписью сотрудника, получившего документ на руки.

Ежемесячно ответственный сотрудник отдела кадров должен сдавать в бухгалтерию отчет о фактическом количестве бланков трудовых книжек, их расходе за отчетный период и сумме, вырученной за оказание услуг оформления (п. 42 Постановления Правительства РФ «О трудовых книжках»).

Согласно п. 41 Постановления Правительства, все листы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее обязательно должны быть прошнурованы, заверены печатью предприятия и подписью руководителя, пронумерованы, а также опломбированы или скреплены сургучной печатью.

Заполненные трудовые книжки относятся к документам и не являются бланками, поэтому их нет необходимости учитывать в счете 006 и приходно-расходной книге.