Возмещение материального ущерба работником работодателю проводки

Если работник причинил работодателю прямой действительный ущерб, он обязан возместить его (ч. 1 ст. 238 ТК РФ). Под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение имущества или ухудшение его состояния, а также необходимость для работодателя нести затраты или производить выплаты на приобретение или восстановление имущества либо на возмещение причиненного работником ущерба (п. 15 Постановления Пленума ВС от 16.11.2006 № 52). Прямой действительный ущерб необходимо отличать от неполученных доходов (упущенной выгоды). Упущенная выгода, в отличие от действительного ущерба, взысканию с работника не подлежит. А нужно ли для возмещения ущерба работником работодателю по ТК РФ составлять заявление?

Содержание

Когда необходимо заявление для возмещения ущерба?
Составляем заявление о возмещении ущерба
Возмещение материального ущерба работником работодателю: проводки
Судебные издержки
Если спор проигран
Если спор выигран
Главное
НДФЛ
Страховые взносы
Налог на прибыль
УСН
Причинение материального ущерба работником организации
Бухгалтерские проводки: удержание недостачи из заработной платы
Размер удержания из заработной платы
Удержание из заработной платы недостачи при инвентаризации
Недостача в кассе, удержание из заработной платы кассира
Удержание из заработной платы при увольнении сотрудника
- Пример расчета удержания из заработной платы сотрудника
Часто встречающиеся ошибки при удержании из заработной платы
Распространенные вопросы и ответы на них
- Больше информации по теме

Когда необходимо заявление для возмещения ущерба?

В общем случае работник отвечает перед работодателем в пределах своего среднего месячного заработка (ст. 241 ТК РФ). Чтобы взыскать с работника ущерб, работодатель должен получить у него письменное объяснение, провести служебное расследование и после этого издать приказ о взыскании ущерба. Важно, чтобы приказ был издан не позднее 1 месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного ущерба (скажем, с даты проведения инвентаризации) (ч. 1 ст. 248 ТК РФ). Если указанный порядок соблюден, дополнительно брать какое-либо заявление с работника не нужно.

Однако здесь важно помнить, что размер удержания ущерба в общем случае не должен превышать 20% от суммы, причитающейся работнику (после удержания НДФЛ) (ст. 138 ТК РФ, Письмо Минздравсоцразвития от 16.11.2011 № 22-2-4852). Для удержания большей суммы соответствующее заявление работника будет достаточным основанием.

Если размер ущерба превышает средний месячный заработок или работодатель пропустил месячный срок для издания приказа на удержание, работодатель или идет в суд, или просит у работника заявление на удержание. Заявление может заменить соглашение о возмещении ущерба, которое могут составить работник и работодатель.

Составляем заявление о возмещении ущерба

Заявление для возмещения ущерба, причиненного работником имуществу работодателя, составляется в произвольной форме. В нем работник подтверждает факт причинения ущерба, его размер, при необходимости указывает график погашения такой задолженности.

Приведем пример заполнения заявления о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю.

Пред. / След. Скачать форму заявления о возмещении ущерба работодателю можно здесь. Скачивать формы документов могут только подписчики журнала «Главная книга».

Я подписчик: электронного журнала печатного журнала
Я не подписчик, но хочу им стать
Хочу скачивать формы документов бесплатно и попробовать все возможности подписчика

Возмещение материального ущерба работником работодателю: проводки

А какими бухгалтерскими проводками сопровождается возмещение работником причиненного ущерба?

В общем случае при выявлении недостачи ТМЦ, денег, иного имущества сумма ущерба относится в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н):

Дебет счета 94 – Кредит счетов 10 «Материалы», 41 «Товары», 50 «Касса» и др.

А затем сумма такого ущерба относится на расчеты с виновным работником в дебет субсчета 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»:

Дебет субсчета 73-2 – Кредит счета 94

Соответственно, возмещение ущерба путем удержания долга из заработной платы или внесения суммы долга в кассу будет показано так:

Дебет счетов 50, 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — Кредит субсчета 73-2

Хозяйственные споры, нарушение договорных обязательств контрагентами могут стать причиной судебных разбирательств. Иски контролирующих органов к организациям, не уплачивающим вовремя налоги и взносы, – тоже не редкость. Суд может принять решение в пользу той или иной стороны. Бухгалтерская служба сталкивается с необходимостью отразить суммы реального ущерба, упущенной выгоды, судебных издержек, погашения долга пострадавшей стороне, выплаты таких сумм по выигранным судебным искам. Актуальны также вопросы налогового учета «судебных» сумм.

Чем ущерб отличается от вреда и убытков?

Судебные издержки

Судебные издержки представляют собой госпошлину и расходы в связи с рассмотрением дела в суде. АПК РФ (ст. 101) и ГПК РФ (ст. 94) относят ним, в частности:

расходы на адвокатов, представителей сторон;
расходы при проведении осмотра и сбора доказательной базы;
расходы на проживание в связи с необходимостью явки в суд и т.д.

Показательно в этом смысле определение Конституционного суда, рассматривающего спор между организацией и налоговой службой №22 от 20-02-02 г., который приравнивает судебные издержки к убыткам, понесенным организацией в результате неправомерных действий ФНС, и предписывает обязательное их возмещение в полном объеме. Некоторые из них, в частности расходы на юриста и консультанта, для организации, которая только подает судебный иск, являются досудебными, по факту разбирательство еще не состоялось, а расходы понесены.

Как возместить материальный ущерб?

Ситуация: организация подает в суд на контрагента. Будет ли выигран иск, неизвестно, а расходы на услуги адвоката уже понесены. Как отразить их в НУ и БУ? Рассмотрим случай, когда организация находится на ОСНО как самый сложный с точки зрения нюансов учета.

НК РФ (ст. 252) позволяет включать в расходы экономически обоснованные суммы. В данном случае это условие соблюдается: экономическая обоснованность состоит в возможности получить по суду задолженность с контрагента. Подтверждение расходов заключается в наличии любого документа, например, акта об оказании услуг адвокатской конторой, подписанного обеими сторонами, фиксирующего указанную хозяйственную операцию. Заметим, документы, свидетельствующие об оплате услуг, например, платежные поручения банка, могут только дополнять акт, но не заменять его как подтверждающие. Расходы чаще всего признаются датой подписания акта (хотя, согласно ст. 272-7 п.п.3, организацией могут быть предусмотрены и иные сроки, например, в соответствии с положениями договора, по последней дате отчетного или налогового периода).

Расходы относятся к прочим и отражаются в БУ проводкой Д 91 К 60 (или 76).

Если спор проигран

Судебное решение в пользу третьей стороны может содержать требование о выплате и убытков, и упущенной выгоды в результате действий организации, проигравшей суд (ГК РФ, ст. 15-2).

Внимание! Сумма упущенной выгоды, определенная к выплате, не может быть признана в расходах по налогу на прибыль, с точки зрения Минфина (см. Письмо №03-03-10/25645 от 04-07-13), хотя такие действия и не противоречат нормам ст. 256 п. 1-13 НК РФ. Из сказанного следует, что организация, включая такие суммы в расходы, должна быть готова к спорам с фискальными органами.

Суммы признаются в расходах на дату фактической выплаты (при кассовом методе) или на дату судебного решения (при методе начисления). Проводки формируются на основании положений ПБУ 18-02 и с использованием действующего плана счетов. Проводки для компании на ОСНО:

До решения суда:

Дт 91-2 Кт 96 — отражена сумма оценочного обязательства по возмещению ущерба.
Дт 09 Кт 68 — отложенный налоговый актив по ней.

После решения суда в пользу контрагента организации:

Дт 96 Кт 76 — убыток к возмещению по решению суда.
Дт 91-2 Кт 76 — упущенная выгода к возмещению по решению суда.
Дт 68 Кт 09 — погашен отложенный налоговый актив.
Дт 76 К 51 — выплачена вся сумма задолженности контрагенту по решению суда.

Если оплата госпошлины и других судебных издержек присуждена проигравшей стороне, то согласно решению ее оплата фиксируется проводкой: Дт 68 Кт 51 (начисление – через сч. 91). Услуги адвоката и другие судебные издержки относятся, как уже говорилось, на счет 91, а выплата проводится записью Дт 76 (60) Кт 51.

Как взыскать ущерб с работника?

Если спор выигран

Выигранный судебный иск ведет к возникновению «доходов» организации, которые следует отразить в БУ. Государственная пошлина в суд, согласно НК РФ (ст. 13-10), — федеральный сбор. Статья 265-1 (п.п. 4) позволяет включать во внереализационные расходы сумму госпошлины, такая же позиция содержится в письме Минфина №03-03-06/1/597 от 20-09-10 г. и ряде аналогичных.

Внереализационный расход в виде налогов, обязательных платежей, признается, согласно ст. 272-7(1) НК РФ, на дату начисления. Госпошлина – оплата за иски в суд, датой ее признания следует считать день подачи иска в судебные органы (разъяснения даны в письме Минфина №03-03-06/2/176 от 22-12-08 г.).

Внимание! Вне зависимости от факта последующего взыскания с проигравшей стороны спора, госпошлины включаются в расходы по налогу прибыль (пост. ФАС СЗО делу №А56-24492/2007 от 21-07-08 г.).

Вступившее в силу «положительное» решение суда является основанием для включения поступивших от проигравшей стороны сумм пеней, судебных издержек и других сумм санкций в доходы внереализационного характера (ст. 350 НК РФ).

При этом долг, ставший предметом судебного разбирательства, в доходы в целях НУ не включается, исходя из смысла статей ст. 249, 39 НК РФ и последующих разъяснений Минфина (письмо №03-03-06/1/597 от 2-09-10 г.). Однако вопрос этот все равно остается спорным, и организация должна быть готова предоставить пояснения в налоговую службу по поводу указанной суммы или отстаивать свою позицию в суде.

В отношении суммы долга и начисления по нему НДС вопрос остается открытым, поскольку факт реализации товара, работы, услуги в данном случае отсутствует (ст. 146 НК РФ).

Как уже было упомянуто выше, суммы, имеющие отношение к решению суда, проводятся через счет 91, госпошлины в суд – через счет 68 (начисление — по кредиту, перечисление в бюджет — по дебету). Для расчета с должником по решению суда, как правило, используют счет 76, открывая по нему субсчет «Расчеты по претензиям». Аналитический учет организовывается по должникам и отдельным претензиям.

Проводки:

Дт 51 Кт 76 – поступление денег от контрагента.
Дт 76 Кт 91 – возмещены гос. пошлина и убытки по судебным процедурам.

Задолженность должника (погашенную) можно провести внутренней проводкой на Кт субсчета «Расчеты по претензиям» счета 76 или аналогично с использованием счета 60 на Кт 76. Зафиксировать погашение нужно проводкой Дт 51 Кт 76.

Непогашенную задолженность списывают.

Главное

Возмещение ущерба по решению суда фиксируется в учете с использованием счета 91. Для учета по каждому контрагенту и претензии целесообразно использовать счет 76 с открытием соответствующего субсчета.
Выплаты, возмещающие ущерб контрагента по решению суда, проводятся с использованием счета 96.
Госпошлины и судебные издержки включаются как в доходы, так и в расходы по налогу на прибыль.
В отношении включения сумм задолженности в доходы по ОСНО и начисления НДС вопрос до конца не решен и предполагает спор с фискальными органами.

Выявленную недостачу имущества отразите проводкой:

Дебет 73 Кредит 10 (01, 41…50)

– выявлена утрата имущества (материалов, товаров, основных средств, денег и т. д.).

Сумму ущерба, которую организация компенсирует стороне, пострадавшей от действий своего сотрудника, отразите проводкой:

Дебет 73 Кредит 76 (60)

– отражена задолженность перед пострадавшей стороной.

Сумму ущерба сверх норм естественной убыли спишите за счет виновных лиц (подп. «б» п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности).

На сумму средств, удержанных из заработка сотрудника, сделайте проводку:

Дебет 70 Кредит 73

– удержана из зарплаты сотрудника стоимость ущерба по приказу руководителя.

Если добровольно или по решению суда сотрудник компенсирует суммы сверх заработка, отразите это так:

Дебет 50 Кредит 73

– возмещена сотрудником сумма ущерба.

На сумму, которую сотрудник не возмещает организации (суд признал его невиновным, или он несет ограниченную материальную ответственность), сделайте проводку:

Дебет 91-2 Кредит 73

– списана на прочие расходы стоимость ущерба.

Руководитель организации может принять решение о взыскании недостачи по рыночной цене. Разницу между рыночной и балансовой стоимостью недостачи отразите проводкой:

Дебет 73 Кредит 98

– отражена разница между балансовой стоимостью недостающих ценностей и суммой, подлежащей взысканию с виновного лица.

По мере того как виновный будет погашать задолженность, сумму недостачи включают в состав прочих доходов:

Дебет 98 Кредит 91-1

– учтена в составе прочих доходов часть доходов будущих периодов.

Руководитель организации может принять решение полностью или частично не взыскивать недостачу с виновного сотрудника (ст. 240 ТК РФ). Причины могут быть различными: прежние заслуги сотрудника, тяжелое материальное положение, малозначительность ущерба и т. д. Сумму ущерба включают в состав прочих расходов:

Дебет 91-2 Кредит 73

– отражена остаточная стоимость недостающих ценностей в составе прочих расходов.

Если организация отказалась взыскать с сотрудника сумму ущерба, то с него нужно удержать НДФЛ, а на стоимость ущерба начислить страховые взносы.

Такие же проводки сделайте, если организация заплатила за сотрудника административный штраф (например, за нарушение ПДД) и в дальнейшем решила не взыскивать данную сумму. Не забудьте также удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.

НДФЛ

Если организация взыскивает ущерб с сотрудника, удерживать НДФЛ не нужно, так как в этом случае дохода у сотрудника не возникает. Это следует из статьи 41 Налогового кодекса РФ.

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ, если организация отказалась взыскать с сотрудника материальный ущерб?

Ответ: да, нужно.

НДФЛ облагается доход сотрудника, полученный в денежной или натуральной форме (ст. 209, п. 1 ст. 211 НК РФ). К доходам в натуральной форме относится, в частности, оплата организацией за сотрудников товаров, работ, услуг (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

Обязанность сотрудника возместить работодателю причиненный ему прямой материальный ущерб прописана в статье 238 Трудового кодекса РФ. Так, если вина сотрудника в причинении материального ущерба доказана, и сумма ущерба определена, у сотрудника возникает обязательство перед организацией возместить данный ущерб. Однако руководитель может полностью или частично отказаться от взыскания ущерба с виновного (ст. 240 ТК РФ). В такой ситуации получается, что организация возместила ущерб (себе или третьим лицам) вместо сотрудника. И соответственно, у последнего возникает доход в натуральной форме. С этого дохода удержите НДФЛ (ст. 210, 211 НК РФ).

При этом НДФЛ рассчитайте с суммы прямого ущерба, который включает:

– стоимость уничтоженного (поврежденного) имущества;

– затраты на приобретение, восстановление имущества (например, на ремонт);

– затраты на возмещение ущерба, причиненного сотрудником третьим лицам (например, на возмещение ущерба при ДТП).

Вместе с тем ФНС России считает, что удерживать НДФЛ с суммы уплаченного за сотрудника штрафа за нарушение ПДД не нужно.

Ситуация: нужно ли удерживать НДФЛ, если административный штраф за сотрудника заплатила организация (например, за нарушение ПДД на машине организации)?

Ответ: да, нужно. Хотя разъяснения контролирующих ведомств по данному вопросу неоднозначны.

По мнению представителей финансового ведомства, расходы на оплату административного штрафа являются ущербом, нанесенным работодателю. Отказ от взыскания суммы штрафа с виновного сотрудника приводит к возникновению у последнего дохода в натуральной форме. Следовательно, в такой ситуации организация должна удержать НДФЛ (письма Минфина России от 17 июня 2014 г. № 03-04-05/28925, от 12 апреля 2013 г. № 03-04-06/12341, от 10 апреля 2013 г. № 03-04-06/1183, от 8 ноября 2012 г. № 03-04-06/10-310).

Однако, по мнению ФНС России, в данном случае удерживать НДФЛ не нужно. Ведь если организация не взыскивает сумму штрафа с сотрудника, допустившего нарушение, он не получает доход в натуральной форме. Значит, оснований для начисления НДФЛ нет.

Аналогичные разъяснения содержатся в письме ФНС России от 18 апреля 2013 г. № ЕД-4-3/7135.

Стоит отметить, что право разъяснять законодательство о налогах и сборах возложено на Минфин России (п. 1 ст. 34.2 НК РФ). При этом налоговые инспекции обязаны руководствоваться письменными разъяснениями специалистов финансового ведомства по вопросам применения законодательства о налогах и сборах (подп. 5 п. 1 ст. 32 НК РФ).

Таким образом, при решении вопроса об удержании НДФЛ в случае, когда организация не взыскала с виновного сотрудника сумму административного штрафа, руководствуйтесь позицией Минфина России. Например, в случае уплаты административного штрафа за сотрудника, который нарушил ПДД на машине организации. При этом неважно, как зафиксировано нарушение: камерой фотовидеофиксации или непосредственно сотрудником полиции.

Совет: есть факторы, позволяющие не удерживать НДФЛ с административного штрафа, который организация не взыскала с виновного сотрудника. Они заключаются в следующем.

Из писем Минфина России от 12 апреля 2013 г. № 03-04-06/12341, от 10 апреля 2013 г. № 03-04-06/1183 следует, что в некоторых случаях НДФЛ удерживать не нужно. Это возможно, если:

сотрудник совершил нарушение при обстоятельствах, исключающих материальную ответственность (ст. 239 ТК РФ);

работодатель не обеспечил сотруднику условия для сохранности имущества;

сотрудник действовал согласно приказу работодателя, распоряжению, другим документам, имеющим обязательный характер. Например, письменное указание, в котором прописано, что сотрудник обязан добраться до места назначения в максимально короткие сроки.

В таких ситуациях сотрудник не может быть привлечен к материальной ответственности. Значит, при оплате организацией штрафа за сотрудника обязанности удержать НДФЛ у нее не возникает.

Порядок расчета остальных налогов при возмещении ущерба, нанесенного сотрудником, зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.

Страховые взносы

Если организация взыскивает ущерб с сотрудника, начислять страховые взносы не нужно. Ведь в данном случае объект обложения взносами отсутствует (ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Ситуация: нужно ли начислить страховые взносы, если административный штраф за сотрудника заплатила организация (например, за нарушение ПДД на машине организации)?

Ответ: да, нужно.

По общему правилу административный штраф должен заплатить тот, кого привлекли к ответственности (ч. 1 ст. 32.2 КоАП РФ). То есть в данном случае это сам сотрудник.

Если же штраф за него заплатила организация, то в таком случае у сотрудника возникает доход. При этом в перечне сумм, освобожденных от взносов, уплата административного штрафа за сотрудника не предусмотрена. Значит, взносы надо начислять в общем порядке (ст. 7 и 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, ст. 20.1 и 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Данные правила применяются и при уплате административного штрафа за сотрудника, который нарушил ПДД на машине организации. При этом неважно, как зафиксировано нарушение: камерой фотовидеофиксации или непосредственно сотрудником полиции.

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль стоимость ущерба, которую должен погасить виновный, отразите в составе внереализационных доходов (п. 3 ст. 250 НК РФ).

При кассовом методе размер внереализационных доходов будет равен сумме удержаний из зарплаты сотрудника в каждом отчетном периоде (п. 2 ст. 273 НК РФ).

При методе начисления доход определяйте на дату признания ущерба виновным лицом. Если организация добивается возмещения ущерба через суд, датой признания дохода является день вступления судебного решения в законную силу. Об этом сказано в подпункте 4 пункта 4 статьи 271 Налогового кодекса РФ. Если решение не будет обжаловано, оно вступает в силу через месяц после вынесения (п. 1 ст. 209, п. 2 ст. 321 ГПК РФ). В этом случае доходы признаются в размере, указанном в судебном решении.

Ситуация: можно ли включить сумму материального ущерба, нанесенного сотрудником организации, в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль? Сотрудник возмещает ущерб полностью.

Ответ: да, можно, если его размер обоснован и документально подтвержден.

В Налоговом кодексе РФ прямо не сказано, можно ли уменьшить налогооблагаемый доход на сумму материального ущерба, нанесенного сотрудником. Вместе с тем, материальный ущерб приводит к уменьшению экономических выгод организации, то есть является расходом. Чтобы учесть материальный ущерб в составе расходов, его размер должен быть обоснован и документально подтвержден (п. 1 ст. 252 НК РФ). Обоснованием является то, что при возмещении недостачи сотрудником организация получает и доход (п. 3 ст. 250 НК РФ). Документальным подтверждением расхода является сличительная ведомость, объяснительная записка сотрудника и другие документы. Если указанные требования соблюдены, то сумму материального ущерба можно включить в состав прочих внереализационных расходов в полном размере (подп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Такая позиция подтверждается и письмом Минфина России от 17 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/245.

Совет: есть аргументы, позволяющие учесть расходы, даже если ущерб с сотрудника не взыскали. Они состоят в следующем.

Если сотрудник своими действиями нанес ущерб организации, расходы по возмещению этого ущерба можно учесть при расчете налога на прибыль. И неважно, были эти убытки взысканы с сотрудника или оплачены из собственных средств организации. Налоговое законодательство не обязывает для принятия таких расходов истребовать их с виновного лица. Важен лишь сам факт возмещения ущерба (подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ). А требовать возмещения убытков с виновного сотрудника или нет, зависит от волеизъявления организации.

К такому выводу приходят судьи в постановлениях ФАС Московского округа от 16 июня 2014 г. № Ф05-5735/2014 и Уральского округа от 13 марта 2009 г. № Ф09-1303/09-С2.

Со стоимости утерянного (украденного) имущества восстановите входной НДС, ранее принятый к вычету.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении удержаний в счет погашения материального ущерба организации, нанесенного сотрудником. Организация применяет общую систему налогообложения

ЗАО «Альфа» применяет общую систему налогообложения. Тариф взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний – 0,2 процента. Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование организация платит по общим тарифам. В марте по вине менеджера организации А.С. Кондратьева вышел из строя ксерокс. По заключению специалистов, аппарат восстановлению не подлежит.

Первоначальная стоимость ксерокса по данным бухучета составляет 45 000 руб.

Сумма начисленной амортизации по данным бухучета равна 4300 руб.

Средняя зарплата сотрудника составляет 44 000 руб. Договор о полной материальной ответственности с Кондратьевым не заключен.

Сумма облагаемых взносами выплат виновному сотруднику не превысила с начала года установленный лимит. Детей у Кондратьева нет, поэтому стандартные налоговые вычеты по НДФЛ ему не предоставляются.

Должностной оклад сотрудника – 45 000 руб.

Остаточная стоимость основного средства составляет 40 700 руб. (45 000 руб. – 4300 руб.).

Общая сумма ущерба, взыскиваемая с сотрудника, равна 40 700 руб.

Руководитель организации принял решение взыскать материальный ущерб с виновного сотрудника.

Размер материального ущерба меньше средней зарплаты сотрудника, поэтому Кондратьев возмещает потери в полной сумме.

Максимальная сумма удержания составляет:
(45 000 руб. – 45 000 руб. × 13%) × 20% = 7830 руб.

В бухучете выбытие основных средств бухгалтер отражает с использованием субсчета «Выбытие основных средств» к счету 01. Бухгалтер «Альфы» сделал в учете такие записи.

В марте (начисление зарплаты и налогов, списание ущерба):

Дебет 01 субсчет «Выбытие основных средств» Кредит 01
– 45 000 руб. – списана первоначальная стоимость основного средства;

Дебет 02 Кредит 01 субсчет «Выбытие основных средств»
– 4300 руб. – списана сумма начисленной амортизации;

Дебет 94 Кредит 01 субсчет «Выбытие основных средств»
– 40 700 руб. – списана остаточная стоимость;

Дебет 73 Кредит 94
– 40 700 руб. – отнесена за счет сотрудника сумма причиненного ущерба;

Дебет 26 Кредит 70
– 45 000 руб. – начислена зарплата сотруднику;

Дебет 26 Кредит 69 «Расчеты с ПФР по страховой части трудовой пенсии»
– 9900 руб. (45 000 руб. × 22%) – начислены пенсионные взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии;

Дебет 26 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»
– 1305 руб. (45 000 руб. × 2,9%) – начислены взносы на социальное страхование;

Дебет 26 Кредит 69 «Расчеты с ФФОМС»
– 2295 руб. (45 000 руб. × 5,1%) – начислены взносы на медицинское страхование в ФФОМС;

Дебет 26 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
– 90 руб. (45 000 руб. × 0,2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 5850 руб. (45 000 руб. × 13%) – удержан НДФЛ.

В марте (удержание ущерба):

Дебет 70 Кредит 73
– 7830 руб. – исчислена сумма удержания в погашение ущерба.

В апреле (выплата зарплаты):

Дебет 70 Кредит 50
– 31 320 руб. (45 000 руб. – 5850 руб. – 7830 руб.) – выдана зарплата сотруднику за вычетом удержаний.

Налог на прибыль «Альфа» рассчитывает ежеквартально (методом начисления). В марте бухгалтер организации включил в расходы сумму ущерба 40 700 руб., а в доходах отразил сумму возмещения, начисленную в этом месяце, 7830 руб.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении отказа организации взыскать ущерб с виновного сотрудника. Организация применяет общую систему налогообложения

Первоначальная стоимость ксерокса по данным бухучета составляет 45 000 руб.

Сумма начисленной амортизации по данным бухучета равна 4300 руб.

Должностной оклад сотрудника – 45 000 руб.

Остаточная стоимость основного средства составляет 40 700 руб. (45 000 руб. – 4300 руб.).

Руководитель организации полностью отказался взыскивать ущерб с виновного. Так как организация сама возместила ущерб вместо сотрудника, у Кондратьева возникает доход в натуральной форме, с которого бухгалтер «Альфы» удержал НДФЛ в сумме 5291 руб. (40 700 руб. × 13%).

В марте (начисление зарплаты и налогов, списание ущерба):

Дебет 02 Кредит 01 субсчет «Выбытие основных средств»
– 4300 руб. – списана сумма начисленной амортизации;

Дебет 73 Кредит 01 субсчет «Выбытие основных средств»
– 40 700 руб. – отражена остаточная стоимость основного средства на возмещение сотрудником;

Дебет 91-2 Кредит 73
– 40 700 руб. – списана сумма, подлежащая возмещению сотрудником, на убытки;

Дебет 26 Кредит 70
– 45 000 руб. – начислена зарплата сотруднику;

Дебет 26 Кредит 69 «Расчеты с ПФР по страховой части трудовой пенсии»
– 18 854 руб. ((45 000 руб. + 40 700 руб.) × 22%) – начислены пенсионные взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии;

Дебет 26 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»
– 2485,30 руб. ((45 000 руб. + 40 700 руб.) × 2,9%) – начислены взносы на социальное страхование;

Дебет 26 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
– 171,40 руб. ((45 000 руб. + 40 700 руб.) × 0,2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 11 141 руб. ((45 000 руб. + 40 700 руб.) × 13%) – удержан НДФЛ.

В апреле (выплата зарплаты):

Дебет 70 Кредит 50
– 33 859 руб. (45 000 руб. – 11 141 руб.) – выдана зарплата сотруднику за вычетом НДФЛ.

Налог на прибыль «Альфа» рассчитывает ежеквартально (методом начисления). Сумму ущерба в размере 40 700 руб. бухгалтер не учел при расчете налога на прибыль. При этом все начисленные страховые взносы в сумме 25 881,40 руб. (18 854 руб. + 2485,30 руб. + 4370,70 руб. + 171,40 руб.) были отражены в расходах для целей налогообложения прибыли.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении отказа организации взыскивать с сотрудника административный штраф за нарушение ПДД на автомобиле, зарегистрированном на организацию. Организация применяет общую систему налогообложения

ЗАО «Альфа» применяет общую систему налогообложения. Тариф взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний – 0,2 процента. Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование организация платит по общим тарифам. В марте водитель организации А.С. Кондратьев нарушил правила дорожного движения (превысил установленную скорость движения на 85 км/ч). Данное нарушение было зафиксировано камерой фотовидеофиксации. Уведомление о нарушении поступило в организацию в марте. Штраф составил 5000 руб. (ч. 5 ст. 12.9 КоАП РФ).

Должностной оклад сотрудника – 45 000 руб.

Организация уплатила штраф в полном размере. При этом руководитель организации полностью отказался взыскивать ущерб (сумму штрафа) с виновного. В связи с чем у Кондратьева возникает доход в натуральной форме, с которого бухгалтер «Альфы» удержал НДФЛ в сумме 650 руб. (5000 руб. × 13%).

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете такие записи.

В марте (начисление зарплаты и налогов, списание ущерба):

Дебет 73 Кредит 76
– 5000 руб. – отражена сумма штрафа на возмещение сотрудником;

Дебет 91-2 Кредит 73
– 5000 руб. – списана сумма, подлежащая возмещению сотрудником, на убытки;

Дебет 26 Кредит 70
– 45 000 руб. – начислена зарплата сотруднику;

Дебет 26 Кредит 69 «Расчеты с ПФР по страховой части трудовой пенсии»
– 11 000 руб. ((45 000 руб. + 5000 руб.) × 22%) – начислены пенсионные взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии;

Дебет 26 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»
– 1450 руб. ((45 000 руб. + 5000 руб.) × 2,9%) – начислены взносы на социальное страхование;

Дебет 26 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
– 100 руб. ((45 000 руб. + 5000 руб.) × 0,2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 6500 руб. ((45 000 руб. + 5000 руб.) × 13%) – удержан НДФЛ.

В апреле (выплата зарплаты):

Дебет 70 Кредит 50
– 38 500 руб. (45 000 руб. – 6500 руб.) – выдана зарплата сотруднику за вычетом НДФЛ.

Налог на прибыль «Альфа» рассчитывает ежеквартально (методом начисления). Сумму ущерба в размере 5000 руб. бухгалтер не учел при расчете налога на прибыль. При этом все начисленные страховые взносы в сумме 15 100 руб. (11 000 руб. + 1450 руб. + 2550 руб. + 100 руб.) были отражены в расходах для целей налогообложения прибыли.

УСН

Если организация применяет упрощенку и платит единый налог с разницы между доходами и расходами, то суммы, удержанные с сотрудника в возмещение ущерба, увеличивают налоговую базу (п. 1 ст. 346.15 НК РФ). Сумму внереализационного дохода учтите в момент удержания из зарплаты, при внесении денег в кассу и т. д. (п. 1 ст. 346.17 НК РФ).

При расчете единого налога расходы в виде сумм нанесенного ущерба не уменьшают налоговую базу организации на упрощенке. Этих затрат нет в перечне расходов, которые можно учитывать при расчете единого налога (п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Пример, как учесть на упрощенке («доходы минус расходы») удержание в счет погашения материального ущерба, нанесенного сотрудником

ООО «Альфа» применяет упрощенку. Объект налогообложения – разница между доходами и расходами.

В марте по вине менеджера организации А.С. Кондратьева вышел из строя ксерокс. По заключению специалистов, аппарат восстановлению не подлежит.

Первоначальная стоимость ксерокса по данным бухучета составляет 45 000 руб.

Сумма начисленной амортизации по данным бухучета равна 4300 руб.

Средняя зарплата сотрудника равна 44 000 руб.

Договор о полной материальной ответственности с Кондратьевым не заключен.

Должностной оклад сотрудника – 45 000 руб.

Остаточная стоимость основного средства составляет 40 700 руб. (45 000 руб. – 4300 руб.).

Общая сумма ущерба равна 40 700 руб. (остаточная стоимость имущества признана его рыночной ценой).

Максимальная сумма удержания в месяц составляет:
(45 000 руб. – 45 000 руб. × 13%) × 20% = 7830 руб.

Ежемесячно до полного погашения задолженности сотрудника на эту сумму бухгалтер «Альфы» будет увеличивать внереализационные доходы организации. Сумма материального ущерба при расчете единого налога не учитывается.

Если организация применяет упрощенку и платит единый налог с доходов, то суммы, удержанные с сотрудника в возмещение ущерба, тоже увеличивают налоговую базу (п. 1 ст. 346.15 НК РФ). Сумма самого ущерба на расчет единого налога не влияет.

ООО «Альфа» применяет упрощенку. Объект налогообложения – доходы.

Первоначальная стоимость ксерокса по данным бухучета составляет 45 000 руб.

Сумма начисленной амортизации по данным бухучета равна 4300 руб.

Средняя зарплата сотрудника равна 44 000 руб.

Договор о полной материальной ответственности с Кондратьевым не заключен.

Должностной оклад сотрудника – 45 000 руб.

Остаточная стоимость основного средства составляет 40 700 руб. (45 000 руб. – 4300 руб.).

Общая сумма ущерба равна 40 700 руб. (остаточная стоимость имущества признана его рыночной ценой).

Максимальная сумма удержания в месяц составляет:
(45 000 руб. – 45 000 руб. × 13%) × 20% = 7830 руб.

ЕНВД

Если организация платит ЕНВД, то сумма удержаний, как и стоимость самого ущерба, на расчет налога не влияет. ЕНВД рассчитывают исходя из вмененного дохода (п. 1 ст. 346.29 НК РФ).

Подписывая трудовой договор, работник может наблюдать пункт о несении материальной ответственности на вверенном ему участке работы. Это означает, что в соответствии с трудовым кодексом работодатель защищает себя от возможных потерь, связанных с некорректным исполнением своих обязанностей подчиненными. В статье расскажем про удержание недостачи из заработной платы, дадим примеры проводок.

Причинение материального ущерба работником организации

В случае фиксации факта недостачи или материального ущерба работодатель имеет право взыскать из зарплаты сумму причиненного ущерба. Удержание должно проводиться в правовых рамках:

Должна быть организована специальная проверка для определения величины понесенного ущерба;
Проверку производит комиссия, которая оформляет акты о причинах и величине ущерба и определяет виновного;
Сотрудник, виновный в причинении ущерба, обязан ознакомиться с актами и оформить в письменном виде причины, по которым был причинен ущерб организации;
На сотрудника возлагается обязанность по возмещению ущерба.

В соответствии c трудовым законодательством, работник несет полную материальную ответственность в следующих ситуациях:

Недостача наличных средств или товаров возникла при исполнении обязанностей конкретного сотрудника.
Сотрудник несет материальную ответственность за определенные товары или средства в рамках подписанного с организацией трудового договора. Читайте также статью: → «Договор о материальной ответственности. Пример составления».
Сотрудник намеренно причинил ущерб, или он возник вследствие наркотического либо алкогольного опьянения или в результате злого умысла (установлено в судебном порядке).
Сотрудник причинил ущерб материальным ценностям организации не в рабочее время;
Ущерб произошел по причине бездействия или неполного исполнения своих обязанностей конкретным сотрудником;

Бухгалтерские проводки: удержание недостачи из заработной платы

После проведения всех необходимых процедур бухгалтер обязан провести удержание по соответствующим счетам и изъять необходимую сумму из заработной платы сотрудника.

Дебет	Кредит	Описание
73	10 (01, 41,…)	Обнаружена недостача материальных ценностей (ОС, денеги, товары и т.д.)
70	73	Удержание недостачи из заработной платы работника
50	73	Добровольное возмещение ущерба работником
91.2	73	Списание на прочие расходы в случае неполного возмещения недостачи работником
73	98	Отражение суммы, предназначенной к возмещению
98	91.1	По мере того как работник будет возмещать недостачу, сумму включают в состав прочих доходов

Размер удержания из заработной платы

Удержания из заработной платы можно классифицировать как:

Обязательные: НДФД, удержание по исполнительным документам.
Удержание по инициативе работодателя.

Согласно трудовому законодательству максимально возможная сумма удержания из заработной платы составляет 20% от оклада, если не предусмотрено иное. Только при наличии обоснованной причины работодатель может рассчитывать на большую сумму, не превышающую размер среднемесячной заработной платы. Хотя в некоторых случаях решение суда может предписать возместить сумму в разы превышающую оклад работника, но это скорее исключение, чем правило и зависит от каждого конкретного случая в рамках существующего законодательства.

Максимальный размер (в %), часть от заработной платы	Обоснование
20	НДФЛ, исполнительные документы
50	Случаи, предусмотренные ФЗ РФ
70	Алименты, причинение вреда здоровью, преступление
100	Недостачи, ущерб при наличии правового обоснования
Больше	Решение суда

По договоренности с нанимателем сотрудник имеет право возместить ущерб посредством передачи равноценный материальных ценностей.

Удержание из заработной платы недостачи при инвентаризации

Проведение инвентаризации – самый эффективный способ выявить что же было потеряно, сломано или украдено и определить виновных, которые понесут материальную ответственность за причинённой ущерб. Но прежде чем выдвигать обвинения необходимо выяснить является ли недостача естественной нормой убыли, которая определена законом. Если все же выявлено явное нарушение и недостача, оформлено соответствующими актами, то стоит определить реальную сумму ущерба, которую обязан возместить сотрудник.

Очень часто ущерб или недостача влекут за собой сопутствующие расходы, на восстановление оборудования, приобретение и доставку новых материалов, ремонты, установки и т.д. Это означает то, что по факту сумма ущерба увеличивается на сопутствующие расходы и также может быть удержана из заработной платы сотрудника или возвращена им через кассу. Читайте также статью: → «Выявление недостачи при инвентаризации, составление описи и проводок».

Недостача в кассе, удержание из заработной платы кассира

Обнаружение недостаточной суммы денег в кассе, также является ущербом. Если случился такой прецедент необходимо провести ревизию кассы. Порядок проведения ревизии должен быть закреплен внутренними правовыми документами. Как и при проведении инвентаризации (ревизия выступает одной из форм инвентаризации) необходимо удостовериться, что сумма недостачи превышает естественную норму убыли, определенной законом.

Проведя полностью необходимую процедуру по фиксации факта недостачи и ознакомления виновных с документами о проведении ревизии, организация имеет полное право взыскать из зарплаты сумму недостачи, если та не превышает размер среднемесячной заработной платы. Процедура взыскания визируется генеральным директором в специальном приказе, который должен быть издан в течение месяца после составления всех актов, в противном случае недостача может быть удержана по предписанию исполнительного органа власти.

Удержание из заработной платы при увольнении сотрудника

Встречаются ситуации, когда недостача выявлена, все документы оформлены, а сотрудник изъявляет желание уволиться из организации. В этой ситуации работодатель имеет право:

Предложить сотруднику остаться до момента полной отработки своего долга перед организацией, но это скорее не правовые меры, а личные между сотрудником и работодателем;
Работодатель имеет право удержать сумму ущерба не превышающую заработную плату или, имея добровольное согласие подчиненного, удержать всю сумму ущерба из полагающихся при увольнении выплат;
Взыскать ущерб через исполнительные органы власти.

Увольнение сотрудника не может причиной уклонения от возмещения ущерба организации, если вся процедура проходила в установленных российским законодательством правовых рамках.

Пример расчета удержания из заработной платы сотрудника

Сотрудник компании, специализирующейся на прокате автомобилей получил штраф за неправильную парковку служебного автомобиля, при использовании его в нерабочее время. Штраф был выписан на организацию и составил 5 000,00 рублей. Среднемесячная заработная плата работника составляет 27 000,00 рублей. По факту понесенного ущерба компания составила соответствующие акты, с которыми был ознакомлен виновник.

Расчет:

В начале месяца сотруднику был выдан аванс в размере 10 000,00 рублей (НДФЛ не начисляется), с этой суммы может быть удержано 20%: 10 000,00 * 0,2 = 2 000,00 рублей
За весь месяц была начислена заработная плата в размере 27 000,00 рублей, НДФЛ составляет 3 510,00 рублей, рассчитаем сумму возмещения.
(27 000,00 – 3 510,00 – 10 000,00)*0,2 = 2 698, 00 рублей
Сумма остатка 5 000,00 – 2 000,00 – 2 698,00 =302, рубля

Часто встречающиеся ошибки при удержании из заработной платы

Нарушение установленного порядка, предусмотренного трудовым законодательством, в части установленных сроков и составления соответствующих актов. Если такое произойдет, сотрудник будет иметь право обратиться в суд за обжалованием действий нанимателя;
Удержание слишком больших сумм, которые не предусмотрены трудовым законодательством;
Удержание из заработной платы по причине, не относящейся к правовым нарушениям, установленным трудовым кодексом. В некоторых организациях работодатели применяют внутреннюю систему штрафов за сидение в социальных сетях в рабочее время, курение, внешний вид и т.д.

Все эти ошибки и нарушения могут стать причиной для привлечения работодателя к административной ответственности, помимо обязательства вернуть удержанные деньги и выплатить компенсацию за моральный ущерб, придется уплатить штраф за задержку выплаты заработной платы. Читайте также статью: → «Удержания из заработной платы работника: причины, инструкция, документы».

Распространенные вопросы и ответы на них

Вопрос №1. В ситуации, когда работник полностью отказывается от возмещения ущерба, возможно ли провести удержание из заработной платы без его письменного согласия.

Если сотрудник является материально ответственным лицом в соответствии с трудовым законодательством и факт недостачи был выявлен и зафиксирован при проведении всей необходимой правовой процедуры, то нет никаких препятствий чтобы удерживать ущерб из заработной платы ежемесячно пока не будет полностью покрыт ущерб организации.

Вопрос №2. Приказ о взыскание недостачи был составлен по прошествии нескольких месяцев после фиксации факта выявления недостачи, является ли правомерным удержание заработной платы.

Удержание из заработной платы будет правомерным, если до издания приказа была затребована объяснительная от материально ответственного лица о факте понесенного ущерба и, впоследствии, работник был ознакомлен с приказом, в котором причина удержания является правомерной и соответствуют федеральному закону Российской Федерации.

Вопрос №3. Генеральный директор издал внутренний приказ о штрафах за ошибки в документах, является ли это правомерным.

Сам по себе такой приказ не может быть правомерным, потому что не соответствует трудовому законодательству. В ситуации, когда ошибки в документах приводят к материальному ущербу компании, например ошибки в налоговой декларации могут привести к штрафу, выписанному на организацию, даже в этом случае должна быть организована специальная комиссия для выявлении виновных лиц, получение объяснительных от них. И уже только потом издается приказ о взыскании ущерба с данных конкретных лиц по конкретному случаю.

Вопрос №4. Возможно ли погасить задолженность перед компанией без удержания из заработной платы.

Возможно. По договоренности с генеральным директором сотрудник может добровольно выплатить ущерб через кассу, а также предоставить равноценное имущество, провести необходимый ремонт и т.д. В данном случае способы решения, сложившейся ситуации, могут обсуждать лично между заинтересованными лицами.