Журнальная система регистрации нужна тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации и т.п., например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе.

Журнальная система удобна и в том случае, когда в организацию поступает очень незначительное количество документов.

Для организаций, имеющих значительный документооборот, журнальная форма регистрации в настоящее время не применяется (устарела), так как имеет ряд существенных недостатков:

1. поскольку запись в журнал ведется в последовательности поступления документов, регистрацию может вести только один человек. Поэтому при большом количестве поступивших документов процесс регистрации занимает значительное время, что естественно приводит к задержке дальнейшей работы с документом;

2. журнальная система регистрации неизбежно приводит к дублированию этой операции, так как данные о документе нужны не только в канцелярии, но и в структурных подразделениях, куда он передается для исполнения, и документ регистрируется повторно во всех отделах, через которые проходит. В результате ранее в крупных учреждениях документ регистрировался три-пять раз в различных формах журналов;

3. журнальная система регистрации делает практически невозможной справочную работу по документам, так как при хронологической записи документов для их поиска надо знать хотя бы приблизительно дату получения документа;

4. при журнальной системе регистрации невозможно вести сроковый контроль за исполнением документов, так как документы имеют разные сроки исполнения и для выявления документов, срок исполнения которых истекает на определенную дату, надо просматривать все записи в журнале. В связи с этим на документы, требующие контроля, в организациях обычно заполняли дополнительные контрольные карточки, т.е. операция регистрации дублировалась.

Реквизиты, вносимые в регистрационную форму:

1) Дата получения

2) Входящий регистрационный номер, присваиваемый документу организацией — получателем

3) Автор (корреспондент)

4) Дата документа, присвоенная организацией — автором

5) Регистрационный номер документа, присвоенная организацией — автором

6) Заголовок

7) Резолюция

8) Срок исполнения полученного документа

9) Исполнитель

10) Ход исполнения (все передачи) документа, результат исполнения

11) Номер дела (куда документ помещен после исполнения)

Зачем нужна регистрация документов

означает, что созданному, отправленному или полученному документу присвоен определенный идентификационный номер и данные о нем занесены в регистрационные формы. Регистрировать документы необходимо для того, чтобы:

• обеспечивать учет документов и контроль их исполнения;
• облегчать поиск документов, создавать организационно-поисковые системы;
• обеспечивать сохранность документов.

Многие виды документов, создаваемых в фирме, приобретают юридическую силу только после регистрации. Например, приказ руководителя фирмы начинает действовать с момента регистрации, а письмо получает официальный характер только после присвоения исходящего регистрационного номера. Справка, выданная сотруднику, будет недействительна, если ей не присвоен регистрационный индекс. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи и создания (п. 4.1.2 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536). То есть регистрировать нужно не только традиционные бумажные регистрация документы, но и те, что получены по факсу, электронной почте и другим каналам связи.

Нужно ли повторно регистрировать документ, если он передается в другое структурное подразделение?

Нет, не нужно. Один документ регистрируется только один раз, даже если он передается в структурные подразделения фирмы и сведения о нем необходимы нескольким исполнителям. Ведь однократно зарегистрированный документ легче найти и проследить, как он выполняется. Если сведения о документе необходимы другим структурным подразделениям, то можно скопировать страницу регистрационного журнала или регистрационную карточку с информацией о документе и передать копию в структурное подразделение.

Документы для регистрации

Регистрационные номера (индексы) нужно проставлять на следующих документах:

• на входящих (кроме приложений к ним);
• на исходящих (кроме приложений к ним) и их копиях, которые остаются в делах фирмы;
• на внутренних и приложениях к ним.

На ответах на письма обычно проставляется еще и регистрационный индекс полученного документа.

Однако регистрировать нужно не все документы, а только те, которые требуют учета, исполнения и использования в справочных целях. Как правило, не регистрируют:

• поздравительные письма и телеграммы;
• документы, присылаемые для сведения (сообщения о заседаниях, совещаниях, программы мероприятий и т. п.);
• документы, не требующие исполнения и ответа;
• малоценную переписку по хозяйственным, административным, кадровым вопросам;
• письма с пометкой ллично».

Cоставьте в фирме перечень нерегистрируемых документов и закрепите его на локальном уровне, например в инструкции по делопроизводству. Это позволит вам лучше организовать работу по регистрации документов.

Как присваивать документам номера

При регистрации документов происходит их индексация. То есть каждому документу присваивается определенный номер и условное обозначение (индекс). Индексы нужны при поиске, учете и систематизации документов. В течение года регистрационный индекс не повторяется. Обычно в регистрационный индекс включается:

• порядковый номер документа в пределах определенного массива (например, отдельно нумеруются приказы по основной деятельности и по личному составу, договоры, инструкции и т. п.);
• условное обозначение структурного подразделения (кадровые документы обычно обозначаются буквами: лк», лок», ло/к».
  

  Какие регистрационные формы используются в делопроизводстве?

  У структурного подразделения может быть и цифровой индекс).

Кроме этого в регистрационный индекс часто входит номер дела по номенклатуре. Например, у приказа о приеме сотрудника на работу может быть номер 134-ок, где 134 — порядковый номер документа, а лок» — обозначение структурного подразделения. У ответа на письмо реквизиты индекса располагаются в обратной последовательности: например, в номере 08-11/144 первым идет цифровой индекс структурного подразделения — 08, затем через дефис номер дела по номенклатуре — 11, от которого наклонной чертой отделен порядковый номер документа — 144. Необходимо разработать для фирмы единую систему индексации документов и закрепить ее в инструкции по делопроизводству.

По какому принципу присваиваются буквенные индексы приказам по личному составу?

В небольших фирмах обычно не разбивают приказы по личному составу на отдельные массивы, а используют один буквенный индекс для всех приказов — лк», лок» или ллс». В крупных фирмах с большим штатом работников для разных кадровых приказов устанавливаются разные буквенные обозначения. Например, лп» -прием на работу, лот» — отпуск, лк» — командировка.

Тогда и цифровая нумерация в пределах каждого массива приказов будет своя. В очень крупных компаниях к буквенным индексам добавляется еще и обозначение категорий персонала. Например, лпр» — прием на работу рабочего, лпс» — прием на работу специалиста.

Работа с документами

Документы можно регистрировать:

• в специальных регистрационных журналах. Регистрационный журнал — это книга с разграфленными страницами, в каждую графу которой заносится определенная информация о документе;
• На карточках. Этот вариант предполагает, что данные о документе записываются на специальную карточку, которая затем помещается в картотеку.

Каждый их этих способов регистрации имеет свои преимущества и недостатки. В журнале все сведения о документах компактно сгруппированы, а сам журнал удобно хранить в ограниченном доступе. Поэтому в журналах обычно регистрируют документы, требующие особо тщательной охраны, например трудовые книжки, договоры, счета. С помощью карточек удобно регистрировать документы, требующие исполнения и контроля — письма, приказы, инструкции. Ведь карточки можно размножить и передать в структурные подразделения. К тому же их легко систематизировать в любой последовательности и по разным признакам — по автору, содержанию, алфавиту и т. п.

Какие учетные журналы нужно вести в отделе кадров?

Обязательно нужно вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, поскольку ее ведение предусмотрено законодательством и есть утвержденная форма (приложение 3 к Инструкции по заполнению трудовых книжек, образец книги см. в главе лТрудовая книжка»). Кроме того, традиционно кадровики ведут следующие журналы:

• учета сотрудников, выбывающих и прибывающих в командировки (утверждены инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 лО служебных командировках в пределах СССР», приложения 2 и 3, образцы журналов см. в главе лКомандировка»);
• приема, перемещения (перевода), увольнения сотрудников;
• учета отпусков;
• учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров;
• выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы;
• выдачи командировочных удостоверений.

Такие журналы перечислены со сроками хранения в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Росархива от 6 октября 2000 г.).

Можно ли вести учетные формы в электронном виде?

Можно, но только те, где не требуется собственноручных подписей сотрудников или исполнителей. Например, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них обязательно должна быть в фирме на бумажном носителе. А вот журнал регистрации приемов на работу, трудовых договоров, учета личных дел можно вести и с помощью компьютера. Обычно в фирме параллельно существуют две базы данных — электронная и обычная лбумажная». Помните, что при проверке деятельности фирмы проверяющий чиновник (из Рос-трудинспекции, налоговой инспекции и т. п.) может попросить вас предъявить регистрационные формы с подписями сотрудников. Скачать кадровую программу учёта сотрудников и автоматизации отдела персонала для кадровиков «Отдел кадров 2018»

Скачать бесплатно программы для автоматизации учёта кадров, расчёт стажа, документооборота, учёта договоров и клиентов (CRM-система)

Регистрация документа — запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

При регистрации документ получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнал. Этот номер проставляется на документе.

Регистрация необходима: а) для обеспечения сохранности документов; б) для удобства поиска документов; в) для учета и контроля исполнения документов,

Формы регистрации документов: централизованная, децентрализованная, смешанная.

Централизованная система предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, службе делопроизводства) или одним работником, например, секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях (местах составления исполнения документов).

Смешанная система предполагает централизованную регистрацию части документов (как правило, наиболее важных), другая же часть регистрируется в структурных подразделениях.

Регистрируемые документы делятся на несколько групп, каждая их которых регистрируется отдельно: входящие документы; исходящие документы; внутренние документы; контракты коммерческие; документы, имеющие гриф ограничения доступа.

Документы могут иметь регистрационные номера, состоящие из порядкового номера документа с начала года; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое был подшит документ или его копия.

Виды регистрации: журнальная, карточная, компьютерная.

Журнальная регистрация наиболее надежная при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов. Недостаток — медленный поиск.

Журналы регистрации включает следующие графы: номер документа; дата документа; дата поступления; автор документа (отправитель); адресат (получатель); количество листов документа; резолюция; исполнитель; подпись исполнителя; срок исполнения; отметка об исполнении; номер дела; имя файла; примечание.

Карточная регистрация дает возможность регистрационные карточки располагать по различным признакам: хронологическому, авторскому, объектовому, географическому и т. д. Поиск более оперативен, чем при журнальной форме. Недостаток — возможны потери карточек.

Компьютерная регистрация наиболее оперативный и удобный вид регистрации, так как позволяет вести поиск по любому реквизиту документа. Недостаток — возможна потеря информации по техническим причинам.

Примерный список нерегистрируемых документов: поздравительные письма, приглашения, рекламные письма, печатные издания, извещения, сообщения о встречах, переговорах, письма с пометкой «лично», программы конференций, совещаний и т. п.

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе. При этом регистрация позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней. Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Из развернутого определения видно, что регистрация преследует три цели:

• учет документов,
• контроль за их исполнением;
• справочную работу по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым можно отнести:

печатные издания (книги, журналы, бюллетени);
информационные материалы, присланные в копии для сведения;
поздравительные письма и телеграммы;
прейскуранты;
пригласительные билеты;
программы конференций, совещаний;
рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).

Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления.

При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.

При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Для достижения информационной совместимости регистрационных данных в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536, устанавливается следующий состав реквизитов регистрации:

• наименование организации (автора или корреспондента);
• наименование вида документа;
• дата и регистрационный номер документа;
• дата и индекс поступления;
• заголовок к тексту (краткое содержание документа);
• резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
• срок исполнения документа;
• отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

• гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
• внутренняя переадресация документов по исполнителям;
• код по тематическому классификатору;
• ключевые слова;
• количество листов документа;
• наличие приложений;
• должностное лицо, поставившее документ на контроль;
• промежуточные сроки исполнения;
• перенос сроков исполнения;
• срок хранения документа;
• статус документа (проект, версия);
• вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

Состав вышеуказанных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен. При этом порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самой организацией.

Образец:

Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации

ТЕМА 7. Регистрация документов

⇐ ПредыдущаяСтр 7 из 16Следующая ⇒

1.

Понятие, цель и принципы регистрации.

2. Формы регистрации документов.

3. Индексация документов.

4. Информационно-справочная работа по документам.

1. Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа путем присвоения ему регистрационного номера и записи необходимых сведений о нем.

При регистрации осуществляются два вида работ:

1. запись 12 реквизита для созданных и 31 реквизита для поступающих документов;

2. в учетной форме запись установленных сведений о документе;

Цели регистрации:

– учет регистрируемых документов;

– постановка контроля исполнения;

– организация справочной работы;

– предоставление документу юридической силы;

Принципы:

1. Принцип целесообразности регистрации отдельных видов документов – выбор документов, которые необходимо регистрировать, наиболее важных для регистрации. Критерии важности: содержание, авторство, вид документа.

Регистрации подлежат документы, поступающие из министерства образования, др. вышестоящих органов, местных, государственных и общественных организаций, обращения депутатов Верховного Совета и местных советов, важнейшие внутренние документы, обращения граждан, договоры.

Часть малозначительной документации регистрации не подлежат.

В канцелярии разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации и включается в качестве приложения к инструкции по делопроизводству.

2. Принцип централизации регистрации – осуществление регистрации в одном месте.

Централизация позволяет сократить затраты времени и денежных средств на проведение операции регистрации, но реализовать на практике этот принцип достаточно сложно.

Для крупных учреждений, в частности для университета, регистрация важнейшей внутренней документации и переписки руководства происходит в канцелярии, остальная документация – в структурных подразделениях.

3. Принцип однократности регистрации – один документ – один раз. Для университета документация, поступившая на имя руководства и передаваемая для исполнения руководству структурных подразделений сопровождается регистрационными карточками, в которых отражается порядок исполнения документа.

4. Принцип единообразия регистрационных форм – использование для регистрации входящих и исходящих документов единой регистрационной формы.

5. Принцип парной регистрации писем в режиме «запрос – ответ» – означает присвоение запроса и ответа на одной позиции в журнале или на одной карточке.

6. Принцип обязательности использования справочных материалов, таких как номенклатура дел, классификатор структурных подразделений, перечень документов, не подлежащих регистрации.

Фрагмент классификатора структурных подразделений

университета (ДонНУ)

01 канцелярия

06 деканаты

6.8.0. деканат ЭПФ д/о

6.8.1. деканат ЭПФ з/о

6.8.2. деканат ЭПФ уск/о

7.8.1. кафедра ИСУ

7.8.5. кафедра Экономической кибернетики

7. Принцип достаточной квалификации персонала, занимающегося регистрацией.

2. Формы регистрации документов

1. Журнальная

2. Карточная

3. Автоматизированная

Журнальная – исторически наиболее ранняя форма, сохранившая свою актуальность для документов, требующих учета. Как правило, регистрационный номер этих документов состоит из порядкового номера. Журналы регистрации используются в кадровой службе (выдача трудовых книжек и др.). В университете журнальная форма используется на кафедрах при регистрации курсовых, контрольных, дипломных и др. работ, при выдаче дипломов.

Карточная – в основе карточка формата А5 или А6, на которой печатным способом нанесена установленная информация.

Перечень сведений:

— дата поступления, индекс документа (если вход.

– 31 реквизит., если исх. — нет);

— дата и индекс документа;

— краткое содержание (вид, заголовок к тексту);

— резолюция (кому направлен документ);

— отметка об исполнении;

— контрольные отметки;

— различные дополнительные сведения (кем подписан, объем документа и др.)

Автоматизированная – ведется с помощью специального программного обеспечения. При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карту (РКК), сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид РКК в разных программных системах могут быть различными, что определяется формами запросов, существующих в организации.

Преимущества:

— быстрый поиск по любому реквизиту;

— автоматическое формирование разнообразных отчетов, сводок;

— автоматический контроль за исполнением;

— возможность одновременной регистрации на нескольких рабочих местах;

— возможность организации децентрализованной регистрации в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в единой базе;

 

3. Индексация документов

По ДСТУ 2732-2004:

Регистрационный индекс – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присвоенное служебному документу во время его регистрации.

Индексация – проставление при регистрации регистрационных номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место их составления или исполнения и хранения.

По стандарту определены места расположения регистрационных индексов в реквизитах:

12 – для создаваемых;

13 – для ответных писем;

31 – для входящих;

Правила индексации:

1. Постоянство расположения составных частей регистрационного индекса (« – », « / »);

2. Неизменность системы индексов;

3.

формы регистрации документов

Регистрационный индекс входящих, исходящих и внутренних документов как правило состоит из порядкового или регистрационного номера документа и индекса дела по номенклатуре, отделяемых друг от друга наклонной чертой. В свою очередь индекс дела по номенклатуре состоит из условного кода структурного подразделения и номера дела по номенклатуре, отделяемых друг от друга наклонной чертой:

511/01-06, где

511 – порядковый номер;

01-06 – индекс дела по номенклатуре дел;

01 – код структурного подразделения;

06 – номер по номенклатуре;

4. Регистрационный индекс обращений граждан включает порядковый номер в пределах данной группы и первую букву фамилии автора и индекс по номенклатуре дел, где код структурного подразделения указывает место исполнения:

511б/04-20

5. Индексация внутренних распорядительных документов осуществляется раздельно по каждому виду. Регистрационным индексом данной категории документов является порядковый номер в своей группе.

6. Документы, издаваемые совместно несколькими организациями имеют сложный индекс, состоящий из разделенных косой чертой индексов, присвоенных документу каждой организацией:

20/140/18, где

20 – политех.

140 – мед.

18 – ДонНУ

7. Особенности индексации служебных документов в ДонНУ

7.1. Особенности регистрации приказов в университете связаны с тем, что приказы подлежат централизованной регистрации в канцелярии университета, а также хранение подлинных тоже осуществляет канцелярия. Регистрационный индекс состоит из двух частей: порядковый номер в пределах своей группы и порядковый номер по номенклатуре дел в канцелярии.

Примеры регистрационных индексов приказов ДонНУ

345/06 – регистрационный индекс приказа ректора по личному составу сотрудников университета с порядковым номером 345

125/05 – регистрационный индекс приказа ректора по основной деятельностис порядковым номером 125.

7.2. Индексация входящих писем.

18/01-04 – письмо Минвуза на имя ректора

44/6.8.0.-25 – входящее письмо экономико-правового техникума в деканат ЭПФ по вопросу учебно-методической работы (25 — № дела по номенклатуре дел деканата ЭПФ «Переписка…»)

26/01-26/7.8.1. – письмо в минобразования по вопросу основной деятельности от кафедры ИСУ (26 – переписка МОН по вопросу основной деятельности)

 

4. Основной справочной работы выступает справочная картотека, включая РКК. Справочная работа заключается, как правило, в удовлетворении 2х видов запросов: где, у кого, в какой стадии работы находится тот или иной документ; в каких документах можно найти информацию по интересующему вопросу.

⇐ Предыдущая234567891011Следующая ⇒

Читайте также:

СОДЕРЖАНИЕ

Введение…………………………………………………………………………..5

Глава 1 Теоретические вопросы регистрации  документов……………………6

1. Сущность и основные понятия регистрации документов………………6
2. Формы и порядок регистрации документов……………………………..8
3. Организация справочно-информационны работ………………………..10

Глава 2 Анализ регистрации документов в ООО «Снаб-Сбыт-Бизнес»……..12

1. Характеристика организации…………………………………………….12
2. Схема движения и технология обработки документов на ООО «Снаб-Сбыт-Бизнес»………………………………………………………………14
3. Регистрация документов в ООО «Снаб-Сбыт-Бизнес»…………………16

Глава 3 Рекомендации по организации регистрации  документов в ООО «Снаб-Сбыт-Бизнес»…………………………………………………………….21

Заключение……………………………………………………………………….25

Список  использованной литературы……………………………………………26

Приложение 1…………………………………………………………………….27

Приложение 2…………………………………………………………………….28

Введение

Цель  моей курсовой работы – изучить  и проанализировать организацию  регистрации документов (учет документов, контроль за их исполнением, справочная работа по документам).

В любой сфере общественной деятельности особое значение для целей управления имеет информация, носителем которой  является документ, и то, насколько  она оперативно оформляется и  перерабатывается.

Система документооборота является технологической основой деятельности компании по принятию и исполнению решений. Поэтому всякое повышение эффективности работы с документами непосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан государственным либо муниципальным учреждением или повышение конкурентоспособности коммерческого предприятия.

Сегодня организация, которая хочет получить современное решение для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор — от отдельных частных технологий до готовых комплексных систем.

Отечественная практика предполагает обязательную регистрацию  каждого документа с момента  его появления в организации, а также регламентированное (и  контролируемое) движение документа вплоть до его исполнения. Сама идея подобного учета, регламентации и централизованного контроля вполне адекватна современным мировым реалиям управления с использованием компьютерных сетей.

Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом.

Компьютеризация делопроизводственных процессов позволяет  отказаться от ручных форм учета и  перейти на современную форму  регистрации документов с помощью ПЭВМ. Тем более что постоянно возрастает объем регистрируемых документов на любых предприятиях, внедряются системы автоматизации в смежных областях, и в связи с этим целесообразно использовать новые технологии для автоматизации регистрации документов.

Задачи  регистрации документов:

1. Раскрыть понятие;
2. Выявить все преимущества и освоить мало известные стороны данной темы;
3. Показать важность регистрации документов.

Глава 1. Теоретические вопрос регистрации документов

1.1. Сущность и основные  понятия регистрации документов

В последние годы наряду с термином «делопроизводство» употребляется и синонимичный ему термин «документационное обеспечение деятельности организации». Возникновение его связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства и подходов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации.

Одна  из важнейших функций систем документационного обеспечения — функция учета документов.

Учет документов обеспечивается их регистрацией-записью учетных данных о документе по установленной форе, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Наряду с функцией учета документов регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения.

Как правило, регистрации подлежит не вся  документация, поступающая в организацию. Регистрируют документы, поступающие из вышестоящих федеральных и местных государственных органов и направляемые им в их адрес. Регистрируют также письма депутатов Государственной Думы, важнейшие внутренние документы, предложения, заявления и жалобы граждан, договоры, корреспонденция от других организаций, требующая решения или ответа, материалы постоянного срока хранения. Регистрируется ценная и заказная корреспонденция.

На  документы, не подлежащие регистрации, составляется специальный перечень. Перечень документов, не подлежащих регистрации, составляет секретарь-референт или начальник канцелярии, и утверждает руководитель организации.

На  практике в настоящее время находят  применение три системы регистрации  документов:

— централизованная, при которой регистрация всех документов организации производится в журналах в службе ДОУ или у секретаря-референта;

— децентрализованная, при которой  регистрация документов осуществляется  в журналах в структурных подразделениях секретарями подразделений;

— смешанная, сочетающая в себе  элементы централизованной и децентрализованной систем.

Практика  показывает, что наиболее эффективной  среди рассматриваемых выше является последняя, смешанная система. При этом централизованно регистрируется документация, поступающая из федеральных и местных органов власти или направляемые в их адрес, важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности и личному составу, протоколы, акты, докладные записки и др.), а также предложения и жалобы граждан.

Специализированную  документацию регистрируют в соответствующих структурных подразделениях.

Важнейшим принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в организации только один раз.

В практической деятельности служб документационного обеспечения наибольшее распространение получили две формы регистрации документов — журнальная и карточная.

Журнальная  форма может быть использована эффективно в организациях с небольшим объемом документооборота, а также для учета специальных видов документации, требующей особого внимания к их сохранности. Как минимум, при такой форме регистрации используются журналы: входящих документов; исходящих документов; внутренних документов; документов конфиденциального характера.

Документы внутреннего характера, в свою очередь, могут учитываться в журналах учета приказов по организации, протоколов, докладных записок на имя руководства, писем граждан и т.п.

При всей надежности и простоте журнальной формы учета документов, она имеет целый ряд недостатков.

Так, возникает необходимость повторной регистрации документа в процессе его передачи из подразделения в подразделение. Поиск информации при журнальной форме усложнен, поскольку инициативный документ, например, зарегистрирован в одном журнале, а ответ на него в другом. Журнальная форма негибка для справочной работы в архиве.

Использование автоматического дублирования традиционных журнальных записей в ПЭВМ (электронные журналы) исправляет перечисленные недостатки, но при большом количестве учетных единиц документов более удобной является карточная форма регистрации.

Карточная регистрация всех категорий документов осуществляется на единой по форме регистрационной карточке.

Количество  экземпляров регистрационной карточки на документ определяется числом справочных и контрольных картотек во всех структурных подразделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и контролироваться.

Применение  карточек для регистрации заметно  повышает оперативность нахождения документа или группы документов и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

Условием  успешной деятельности службы ДОУ (секретаря-референта) в области информационно-справочной работы является создание справочной картотеки, в которой регистрационные карточки расположены по определенной системе, что позволяет оперативно установить, в каком подразделении, у кого из исполнителей и в какой, стадии исполнения находится искомый документ, а также в каком документе находится конкретная информация по нужному вопросу.

Карточки  группируют в картотеке по признакам, которые полностью зависят от содержания и характера запросов, которые должны удовлетворяться с ее помощью.

            Контроль за исполнением документов и принятых решений — важная функция управления организацией. Работа по контролю за исполнением документов включает в себя проверку и регулирование хода исполнения, анализ результатов исполнения контролируемых документов. Действия по контролю заключаются в обязательном учете определенных категорий документов, в соответствии с разработанным в организации перечнем и по указанию (резолюциям) руководства, в систематическом наблюдении за их фактическим исполнением, в принятии мер, способствующих своевременному исполнению.

Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Секретарь-референт ежедневно в начале рабочего дня докладывает руководителю о фактах неисполнения установленных сроков. Суть предупредительного контроля заключается в своевременном за 2-3 дня предупреждении сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса. Если в ходе контроля выясняется невозможность в оставшееся время исполнить поручение, об этом также докладывается руководителю. Текущий и предупредительный контроль помогает при планировании рабочего дня руководителя.

Документы с длительным сроком исполнения (например, договор) контролируются по промежуточным этапам исполнения с занесением сведений в регистрационную карточку.

Документ  считается исполненным, если решены поставленные в нем вопросы, выполнены поручения, корреспонденту дан ответ по существу дела, в карточке и на документе-запросе сделана отметка об исполнении, удостоверенная подписью ответственного исполнителя, и карточка поступила секретарю-референту или в подразделение службы ДОУ, осуществляющее контроль. В регистрационную карточку при этом вносятся сведения о дате исполнения документа, и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.

Что касается итогового контроля, то к  нему относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям или по организации в целом.

1.2.

10.3. Формы регистрации документов

Формы и порядок  регистрации документов

В практической деятельности делопроизводственных служб наибольшее распространение  получили две формы регистрации  документов – журнальная и карточная. В настоящее время начинает внедряться автоматизированная форма регистрации.

Журнальная  форма может быть использована эффективно в организациях с небольшим объемом  документооборота – до 1000 документов в год, а также для учета  специальных видов документации, требующей особого внимания к их сохранности.

Назовем основные виды журналов, необходимых  для полноценного учета документов. Это журналы: входящих документов; исходящих  документов; внутренних документов; документов конфиденциального характера.

Страницы:12345следующая →

52. Регистрация как составная часть технологии ДОУ: принципы, способы регистрации документов в государственном делопроизводстве.

План: понятие регистрации, цели регистрации; принципы регистрации документов, нерегистрируемые документы, журнальная форма регистрации, карточная форма регистрации, регистрация в автоматизированной форме

Регистрация документов – это фиксация факта создания или поступления документа, путем проставления на нем индекса и даты (реквизит 29, 30), с последующей записей необходимых сведений о документе в соответствующей регистрационной форме.

Цели регистрации:  учет документов; справочная работа по документам; контроль исполнения или использования документов.

Принципы регистрации документов:

1. Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.), независимо от способа получения.

2. Регистрируются документы, изготовленные как в традиционной машинописной форме, так и с использованием средств вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).

3.

Регистрация документов. Виды регистрации документов.

Регистрация должна быть однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние — в день подписания или утверждения. Это позволяет исключать повторный ввод в систему исходных сведений о документе. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

4. Регистрируются как внутренние и исходящие документы, так и поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или от частных лиц. На базе регистрационных данных строится учет документов, их поиск и контроль исполнения.

5. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документа.

Существует также категория нерегистрируемых документов. Делопроизводственная служба должна самостоятельно составить перечень таких документов и приложить его к инструкции по делопроизводству.

Составляя перечень нерегистрируемых документов, нужно знать, что некоторые из них вообще не регистрируются (это, как правило, поздравительные письма, приглашения, рекламная продукция и т.д.). Однако часть входящих документов регистрируют не в службе ДОУ, а в структурных подразделениях, куда они передаются для исполнения. Например, расчетно-денежная и бухгалтерская документация регистрируется в бухгалтерии, плановая – в плановом отделе и т.д.

Иными словами, в перечень нерегистрируемых документов включают те, которые не регистрирует служба ДОУ или секретарь

Способы регистрации: с помощью журнала, карточек, электронной формы.

— Журнальная регистрация: используется в относительно небольших организациях. При данном виде учета запись информации о деловых бумагах ведется в хронологическом порядке. Все данные заносятся в специальную книгу, в которой каждая страница представляет собой таблицу.

— Карточная регистрация: при ней вся информация о входящей или создаваемой деловой бумаге заносится на отдельную карточку. Карточка — это лист бумаги формата А5 или А6. Реквизиты документов заносятся в специальные графы. На каждом предприятии разрабатывается своя Инструкция по делопроизводству, которая регламентирует набор и порядок расположения данных на учетной карточке.

— Электронная регистрация: — это форма и вид электронной карточки, аналогичный бумажной, с той разницей, что первая представлена на экране компьютера. Такие карточки используют организации, в которых введены компьютезированные комплексы по ведению учета документации.