О введении в действие правил нумерации уголовных дел и материалов проверок сообщение о преступлениях, по которым вынесены постановления об отказе в возбуждении уголовного дела по нереабилитирующим основаниям

ГЕНЕРАЛЬНАЯ ПРОКУРАТУРА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 28 декабря 2016 года N 824

О введении в действие правил нумерации уголовных дел и материалов проверок сообщение о преступлениях, по которым вынесены постановления об отказе в возбуждении уголовного дела по нереабилитирующим основаниям

В целях обеспечения единого подхода к регистрации и статистическому учету уголовных дел в Российской Федерации, руководствуясь статьями 17 и 51 Федерального закона «О прокуратуре Российской Федерации»,

приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие с 01.02.2017 прилагаемые правила нумерации уголовных дел и материалов проверок сообщений о преступлениях, по которым вынесены постановления об отказе в возбуждении уголовного дела по нереабилитирующим основаниям.

2. Возложить ведение единого справочника подразделений правоохранительных органов Российской Федерации в электронном виде на Главное организационно-аналитическое управление Генеральной прокуратуры Российской Федерации.

3. Главному организационно-аналитическому управлению Генеральной прокуратуры Российской Федерации обеспечить:

формирование справочника подразделений правоохранительных органов Российской Федерации и своевременное внесение в него изменений с учетом проводимых организационно-штатных мероприятий, связанных с созданием, ликвидацией или реорганизацией федеральных государственных органов, осуществляющих в соответствии с законодательством Российской Федерации уголовное судопроизводство;

направление в федеральные государственные органы, осуществляющие в соответствии с законодательством Российской Федерации уголовное судопроизводство, прокуратуры субъектов Российской Федерации и приравненные к ним специализированные прокуратуры актуального справочника подразделений правоохранительных органов Российской Федерации в электронном виде.

4. Прокурорам субъектов Российской Федерации и приравненным к ним специализированным прокурорам обеспечить:

внесение совместно с информационными центрами территориальных органов МВД России дополнительного поля в реквизиты статистических карточек, содержащие номер уголовного дела, для отражения кода подразделения федерального государственного органа, осуществляющего в соответствии с законодательством Российской Федерации уголовное судопроизводство;

направление в Главное организационно-аналитическое управление Генеральной прокуратуры Российской Федерации информации о проведении организационно-штатных мероприятий, связанных с созданием, ликвидацией или реорганизацией территориальных органов федеральных государственных органов, осуществляющих в соответствии с законодательством Российской Федерации уголовное судопроизводство.

5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя Генерального прокурора Российской Федерации Буксмана А.Э.

Приказ направить в Министерство внутренних дел Российской Федерации, Министерство Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, Следственный комитет Российской Федерации, Федеральную службу безопасности Российской Федерации, Федеральную службу исполнения наказаний, Федеральную таможенную службу, Федеральную службу судебных приставов, заместителям Генерального прокурора Российской Федерации, начальникам главных управлений и управлений Генеральной прокуратуры Российской Федерации, прокурорам субъектов Российской Федерации, приравненным к ним прокурорам специализированных прокуратур, ректору Академии Генеральной прокуратуры Российской Федерации, которым довести его содержание до сведения подчиненных работников.

Генеральный прокурор

Российской Федерации

действительный государственный

советник юстиции

Ю.Я.Чайка

Приложение. Правила нумерации уголовных дел и материалов проверок сообщений о преступлениях, по которым вынесены постановления об отказе в возбуждении уголовного дела по нереабилитирующим основаниям

Приложение

к приказу

Генерального прокурора

Российской Федерации

от 28 декабря 2016 года N 824

Правила нумерации уголовных дел и материалов проверок сообщений о преступлениях, по которым вынесены постановления об отказе в возбуждении уголовного дела по нереабилитирующим основаниям

1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок формирования номеров уголовных дел и материалов проверок сообщений о преступлениях, по которым вынесены постановления об отказе в возбуждении уголовного дела по нереабилитирующим основаниям, при их регистрации (далее — уголовные дела и материалы проверок).

2. Регистрация уголовных дел и материалов проверок осуществляется в соответствии с пунктом 45 Положения о едином порядке регистрации уголовных дел и учета преступлений, утвержденного приказом Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Министерства внутренних дел Российской Федерации, Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, Министерства юстиции Российской Федерации, Федеральной службы безопасности Российской Федерации, Министерства экономического развития Российской Федерации, Федеральной службы Российской Федерации по контролю за оборотом наркотиков от 29.12.2005 N 39/1070/1021/253/780/353/399 «О едином учете преступлений» (далее — Положение).

3. При регистрации уголовных дел и материалов проверок им присваивается регистрационный номер, который состоит из семнадцати разрядов и формируется следующим образом — ХГГААББВВВВNNNNNN, где:

X — вид уголовного дела или материала проверки:

1 — уголовное дело;

2 — материал проверки сообщения о преступлении, по которому вынесено постановление об отказе в возбуждении уголовного дела по нереабилитирующим основаниям;

3 — уголовное дело частного обвинения, возбужденное судьей в порядке части 1 статьи 318 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации;

4 — уголовное дело, выделенное из другого уголовного дела в отдельное производство в отношении подозреваемых или обвиняемых, совершивших преступления в соучастии;

ГГ — последние две цифры года, в котором возбуждено уголовное дело, выделено уголовное дело в отдельное производство в отношении соучастника или вынесено постановление об отказе в возбуждении уголовного дела по нереабилитирующим основаниям;

ААББВВВВ — уникальный восьмиразрядный код подразделения федерального государственного органа, осуществляющего в соответствии с законодательством Российской Федерации уголовное судопроизводство, который включает в себя:

АА — код федерального государственного органа, осуществляющего в соответствии с законодательством Российской Федерации уголовное судопроизводство;

ББ — код органа прокуратуры Российской Федерации;

ВВВВ — порядковый номер подразделения федерального государственного органа, осуществляющего в соответствии с законодательством Российской Федерации уголовное судопроизводство, в справочнике подразделений правоохранительных органов;

NNNNNN — присвоенный при регистрации порядковый номер уголовного дела или материала проверки в рамках одного подразделения федерального государственного органа, осуществляющего в соответствии с законодательством Российской Федерации уголовное судопроизводство, в пределах одного года начиная с единицы.

4. Учет сведений об уголовных делах частного обвинения, по которым вынесен обвинительный приговор, осуществляется в порядке, предусмотренном пунктом 53 Положения.

При этом в регистрационном номере указывается код органа внутренних дел Российской Федерации, в который поступили статистическая карточка формы N 6 о результатах рассмотрения дела судом первой инстанции и приложение к ней.

5. В случае выделения уголовного дела из другого уголовного дела в отдельное производство в порядке пункта 3 части 1 статьи 154 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации для производства предварительного расследования нового преступления в первом разряде регистрационного номера указывается кодовое значение «1».

6. После принятия решения о возбуждении уголовного дела либо об отказе в возбуждении уголовного дела по нереабилитирующим основаниям по результатам проведения дополнительной проверки сообщения о преступлении, по которому ранее было отменено постановление о возбуждении уголовного дела либо об отказе в возбуждении уголовного дела, уголовному делу или материалу проверки присваивается новый регистрационный номер.

Электронный текст документа

подготовлен АО «Кодекс» и сверен по:

рассылка

1) Решение на передачу дел (материалов) для оперативного (временного) хранения принимает начальник органа ГПН ФПС по предложению сотрудника органа ГПН ФПС, в производстве которого они находились.

2) Уголовные дела хранятся в обложке, оформленной согласно приложению №1 к настоящей Инструкции. На обложке уголовного дела указываются номер дела, фамилия, имя, отчество подозреваемого, а в случае его неустановления время, место и другие обстоятельства совершенного преступления, а также дата возбуждения и дата окончания уголовного дела. На обложке материала об отказе в возбуждении уголовного дела указываются сведения, предусмотренные требованиями Приказа МЧС России от 02.05.2006 N 270 «Об утверждении Инструкции о порядке приема, регистрации и проверки сообщений о преступлениях и иных происшествиях в органах Государственной противопожарной службы Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий».

3) Сотрудник органа ГПН ФПС при подготовке дел к сдаче на оперативное хранение:

подшивает в дело документы в хронологическом порядке. Все документы подшиваются в дело так, чтобы их текст был полностью видимым. При отсутствии поля для подшивки документ наклеивается без повреждения текста на вспомогательный лист. Документы, составляющие дело , подшиваются на четыре прокола;

нумерует листы дела и составляет за своей подписью опись находящихся в нем материалов по форме согласно приложению N 2 к настоящей Инструкции и оформляет лист-заверитель дела по форме согласно приложению N 3 к настоящей Инструкции;

изымает из дела металлические скрепки и скобы.

4) Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см. Если количество листов в деле составляет более 250 листов, дело формируется в тома в хронологическом порядке. Следующий том может быть начат только после окончания предыдущего тома.

5) После подготовки дело сдается на оперативное хранение в течение трех дней после принятия решения о передаче на оперативное хранение.

6) Учет поступивших на оперативное хранение дел производится ответственным сотрудником органа ГПН ФПС в Журнале учета дел, поступивших на оперативное хранение, по форме согласно приложению №4 к настоящей Инструкции.

7) В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, находящихся в деле, все его листы нумеруются арабскими цифрами сверху вниз, порядковой нумерацией возрастания в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа, черным графитным карандашом.

Листы дела, разделенного на тома, нумеруются в каждом томе отдельно.

Запрещается при нумерации листов использовать чернила или цветные карандаши.

Листы, на которых составлена внутренняя опись, нумеруются отдельно. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов в деле через арифметический знак «+».

8) Фотографии, чертежи и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Если фотографии вклеены на пронумерованный лист дела, то отдельной нумерации фотографий не требуется.

9) Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу.

10) Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист.

11) Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

12) Лист с наглухо наклеенными документами нумеруется как один лист.

13) Если к документу подклеены одним краем другие документы, то каждый документ нумеруется отдельно.

14) Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются в следующем порядке: в первую очередь сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Если вложения нумеровать нельзя (например: трудовая книжка, личные документы и т.д.), их наличие оговаривается в заверительной надписи.

15) В случае обнаружения ошибок в нумерации листов дела листы нумеруются заново. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа.

16) В случае изменения нумерации листов дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый сохраняется в деле.

18) При повторении одного номера на нескольких рядом расположенных листах также прибавляются буквы «а», «б», «в» и т.д. соответственно к каждому номеру листа, начиная со второго.

19) После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листе-заверителе.

20) В заверительной надписи указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов и количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации листов дела (наличие пропущенных номеров; номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет; номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов).

21) Заверительная надпись подписывается сотрудником органа ГПН ФПС, производившим оформление дела для передачи на оперативное (временное) хранение, с указанием должности и даты составления этой надписи.

(Васяев А. А.)

(«Адвокат», 2009, N 8)

НУМЕРАЦИЯ МАТЕРИАЛОВ УГОЛОВНОГО ДЕЛА:

ЗНАЧЕНИЕ, СПОСОБ, НОРМАТИВНАЯ РЕГЛАМЕНТАЦИЯ

А. А. ВАСЯЕВ

Васяев А. А., кандидат юридических наук, адвокат Адвокатской палаты г. Москвы.

В соответствии с частью 1 ст. 217 УПК РФ при ознакомлении обвиняемого и его защитника с материалами уголовного дела следователь предъявляет им подшитые и пронумерованные материалы дела. Нумерация уголовного дела производится следователем (протокола судебного заседания — секретарем) исключительно графитным карандашом. При этом каждый, кто так или иначе вовлекался в сферу уголовного судопроизводства, обращал внимание на то, что нумерация страниц многократно меняется в ходе производства уголовного дела путем стирания ранее проведенной нумерации (в некоторых случаях до дыр). Возникает вопрос, законны ли действия следователя, во-первых, изменяющего ранее поставленную нумерацию в материалах дела, во-вторых, предоставляющего материалы с пронумерованными карандашом страницами.

Данный вопрос законодательно не регламентируется. Однако думается, что изменение нумерации до предъявления материалов уголовного дела для ознакомления является личной инициативой следователя, не подлежащей регламентации. Это определяет самостоятельность следователя в ходе производства по делу, в том числе в способе оформления процессуальной документации ввиду отсутствия законных требований в их оформлении.

При этом, как представляется, все материалы уголовного дела, предоставленные для ознакомления участникам процесса, следует предъявлять исключительно пронумерованными носителем, который невозможно стереть либо вытравить, что исключает возможность замены страниц дела. Объясняется это прежде всего тем, что на практике следователи после ознакомления участников процесса с материалами уголовного дела производят «чистку» ненужной для обвинения информации, содержащейся в деле, или, напротив, «наполнение» необходимыми (в некоторых случаях и незаконно полученными) сведениями, о которых не следует знать участникам процесса со стороны защиты в ходе предварительного расследования. Не останавливаясь на законности подобных «тактических» приемов, следует указать, что представленные материалы уголовного дела, пронумерованные в соответствии с содержащейся в нем описью, носителем, который нельзя незаметно исправить, являются залогом соблюдения провозглашенных прав участников процесса знать, в чем обвиняется лицо (п. 1 ч. 4 ст. 46, п. 1 ч. 4 ст. 47 УПК РФ). Пункты 1 и 3 (d) ст. 6 Европейской конвенции по правам человека в связи с этим требуют, чтобы обвиняемому была предоставлена адекватная возможность оспаривать утверждения и допрашивать свидетельствующих против него лиц.

Оставив на откуп законодателю существующее положение дел, мы выработали следующие тактические приемы противоборства с подобным произволом. Во-первых, когда нас уведомляют об окончании следственных действий, нами заявляется ходатайство, где выражается просьба ознакомить с пронумерованными авторучкой листами, содержащимися в материалах уголовного дела, в полном объеме, без ограничения во времени, совместно с подзащитным. В случае предоставления моим подзащитным материалов уголовного дела, пронумерованных карандашом, заявляется ходатайство, где выражается просьба проставить нумерацию страниц материалов дела авторучкой в нашем присутствии, на что, конечно, в отдельных случаях я получаю категоричный отказ как в устной, так и в письменной форме. В этом случае мы отказываемся знакомиться с материалами дела, отмечая в протоколе ознакомления причину отказа, с последующими жалобами как руководителю следственного органа и (или) прокурору в порядке статьи 124 УПК РФ, так и в суд в порядке статьи 125 УПК РФ — это во-вторых. В одних случаях поданные жалобы удовлетворяются, в других отказывают со ссылкой на Приказ Генеральной прокуратуры РФ от 28 декабря 1998 г. N 93 «О введении в действие Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации» (с изм. от 21 октября 2003 г.), где в разделах «Формирование дел и надзорных производств» и «Общие принципы формирования дел и надзорных производств» в пункте 9.2.1.5 указывается, что «нумеруются листы графитным карандашом, причем каждый том отдельно. Запрещается нумеровать листы чернилами и цветными карандашами. Во все дела и перечисленные надзорные производства включается внутренняя опись документов (приложение 35) и в конце составляется и подшивается заверительная надпись (приложение 36)». При этом протоколы в соответствии с частью 2 ст. 166 УПК РФ если и пишутся от руки, то всегда авторучкой — не карандашом, а нумерация страниц должна проводиться исключительно графитовым карандашом?

Однако порядок уголовного судопроизводства на территории России в соответствии с частью 1 ст. 1 УПК РФ устанавливается только Уголовно-процессуальным кодексом, основанным на Конституции РФ. То есть выше названный указ не может определять порядок судопроизводства, являясь на основании складывающейся практики необязательным в принятии решений. Представляется, что нумерация материалов уголовного дела является частью обязательной формы процессуального документа, которая не должна видоизменяться с момента ознакомления с ним участников процесса.

В-третьих, при получении категоричного отказа на все поданные жалобы, при изучении материалов дела, пронумерованных карандашом, мной ведется протокол ознакомления с материалами, где указываются название документа и соответствующий порядковый номер страницы. При этом я прошу следователя заверить правильность составленного протокола. Данный прием в отдельных случаях также срабатывает.

В-четвертых, применим и следующий способ: при ознакомлении с материалами уголовного дела снимать все на фотоаппарат по очередности, что называется, от корки до корки. В случае несовпадения отснятого и фактического имеется прямое доказательство фальсификации доказательств по делу.

Нумерация материалов уголовного дела важна, как и любая другая часть процессуального документа, поскольку верная нумерация отражает целостность материала, отсутствие которой не позволяет надлежащим образом вникнуть в сущность расследуемого, распознать все обстоятельства совершенного преступления. Ведь право знать, в чем обвиняется лицо, заключается не только в знании существа обвинения — это право определяет возможность выяснить все выявленные сведения, подтверждающие виновность, для надлежащей защиты от них. В противном случае это означало бы не что иное, как желание органов следствия всеми способами добиться осуждения лица (к сожалению, зачастую так и происходит). Ведь действительно, если бы разницы не было, то нумеровали бы ручкой, а раз это делают карандашом — значит, это для чего-то необходимо.

Для решения судопроизводственных задач, время от времени возникает необходимость поднимать материалы конкретных уголовных производств. Именно для этого, так важно создать соответствующие условия для хранения материалов уголовных производств. Нужны специально отведенные места, где должностные лица по первому требованию, могли бы изучать материалы и принимать по ним объективные решения. Работой по хранению уголовных материалов, занимается архив, срок хранения уголовных дел в каждом случае отличается. Сроки хранения уголовных дел определяет экспертная комиссия. Ее участники оценивают степень их важности по конкретным параметрам, и принимают решение по дальнейшему хранению или уничтожению.

Нормативное регулирование

В 1999 году Судебным Департаментом ВС РФ был выдан приказ, в котором утверждались условия обеспечения сохранности, порядок сдачи, организация отбора, а также срок хранения уголовных дел в архиве суда. В следственном комитете, прокуратуре и структурах МВД созданы специальные инструкции по делопроизводству, строгой отчетности и хранению документов, в том числе находящихся на стадии оперативной разработки или следствия. Для должностных лиц существуют такие утвержденные правила:

1. В период личного отсутствия на рабочем месте, все документы, которые содержат следственный процесс, сотрудник должен хранить в личном сейфе под замком или опечаткой. Ключ от сейфа передавать кому-то другому запрещено.
2. Следственный орган может производить выдачу материалов посторонним организациям, только по разрешению прокуратуры.
3. При передаче любых материалов в суд или в другую инстанцию заводится карточка, составляется детальная опись переданных материалов, и оформляется акт.
4. Приостановленные дела в обязательном порядке сдаются в архив.

Если было утрачено дело, давность которого еще не истекла, будет инициирована служебная проверка, ведь утрата материалов дела равна утечке конфиденциальной информации. Виновного в случившемся, будет притянуто к уголовной ответственности.

Передача на конкретные сроки хранения уголовных дел в архиве осуществляется, после проверки всего производства, исполнения решения суда или вступления приговора в законную силу. Направляются в архив суда материалы с учетом таких моментов:

• при заключении субъекта правонарушения под стражу, необходимо подтверждение территориального ОВД о состоявшемся факте задержания, а также сообщение исправительного учреждения о поступлении конкретного субъекта для отбывания, назначенного судом срока;
• при вынесении приговора об условном осуждении субъект правонарушения должен находиться на учете в полиции, сведения об этом вносятся в соответствующие бумаги;
• при назначении штрафа, после поступления исполнительного листа, ставиться в отметка о выполнении решения суда и выплате штрафа;
• если назначены работы принудительного характера, необходима отметка о взятии на учет;
• при запрещении занятия определенных должностей или ограничении передвижения, учет осуществляется до окончания указанного в приговоре срока, после чего ставят отметку и материалы отправляют в архив;
• если суд избрал воспитательную меру для несовершеннолетнего, ему разъясняются последствия его поведения и происходит взятие его на учет, в деле делают заметку об окончании срока наблюдения.

Важно отметить, что при оправдательном приговоре за недоказанностью, уголовное производство в архив не сдают, его направляют прокурору для проведения последующих действий по установлению других причастных к правонарушению. При оправдательном решении, уголовное производство отправляется в архив сразу, после вступления приговора в силу.

Инструкция о сроках хранения информации имеется в судах, срок хранения зависит от размера наказания и от результата. По истечении срока хранения дела, если оно не представляет собой исторической ценности, подлежит уничтожению, но сам приговор по делу хранится постоянно. Приговор храниться в архиве суда, который ранее его выносил, так как именно в этот архив, могут обращаться за его копией заинтересованные лица.

Срок хранения уголовных дел существенно отличается, так как правонарушения, за которые назначено пожизненное заключение или материалы по особо тяжким преступлениям, хранятся в архиве суда первой инстанции постоянно. Архивный склад содержит материалы по тяжким преступлениям не больше 15 лет, материалы по производствам средней тяжести -10 лет, а историю преступлений небольшой тяжести хранят 5 лет.

Порядок востребования документов из архива

Ознакомиться с уже заархивированными материалами дела, могут люди, участвовавшие или заинтересованные в конкретном уголовном процессе, по предварительно поданному заявлению. Судебному председателю для получения разрешения, поднять бумаги из архива, следует представить документ удостоверяющий личность, и коротко охарактеризовать цель поднятия документации. Порядок предоставления информации из архива представлен следующими условиями:

• при выдаче копии материалов дела, человек их получающий, должен составить расписку о получении, которую в последствие, приобщают к уголовному делу. Если копия документа отправляется почтовым отделением, то в уголовное производство пришивают копию письма, которое сопровождает отправление;
• если копии материалов уголовного производства располагаются на нескольких листах, то каждый из них должен быть пронумерован и прошит. Нить подшивки выводят на обратную сторону последнего листа, заклеивают бумагой, на которой ставиться печать;
• подлинные документы, которые пришиты к уголовному делу, могут извлекаться только по решению председателя суда, но при этом, копия этого же документа, обязательно должна оставаться в материалах дела. Это же касается извлечения вещественных доказательств;
• выдача повторных копий необходимых документов, хранящихся в архиве, проводиться только после уплаты госпошлины.

Что касается выдачи для ознакомления материалов дела из архива сотрудникам следственного органа или прокуратуры, то им не нужно составлять заявление и придерживаться вышеуказанных правил. Достаточно предъявить работнику архива свое удостоверение, подтверждающее полномочия.

Особенности хранения уголовных дел

Огромное значение в хранении уголовных дел играет организация архивного помещения. Важные материалы уголовных дел будут передаваться в архив, только если он отвечает установленным на законодательном уровне, нормам.

В помещении суда должно быть выделено отдельное, полностью изолированное помещение, без примыкания к дымовыводящим конструкциям, размещению печатных установок и санитарно-коммуникационным отделениям здания. На окнах должны быть смонтированы решетки, а на запасном и основном входах, должны стоять металлические двери. В помещении архива должно предусматриваться освещение только электричеством, но в этом же помещении, должна быть комната с естественным освещением для организации работы следователя с материалами. Самой важной частью организации архива есть установка пожарной сигнализации и средства оперативного пожаротушения. Среди требований к содержанию архивных документов, также отмечают:

• температурный режим в архивном помещении, должен держаться в пределах 14 -20 градусов;
• влажность воздуха должна быть не менее 50% и не более 60%;
• постоянно должны проводиться мероприятия по предупреждению проявления плесени , грибка, паразитов, мышей и крыс;
• регулярно должна проводиться влажная уборка и отчистка от пыли полок и самих архивных папок.

Размещение материалов организовывается с использованием специальных стеллажных конструкций для размещения картотек. Размещают стеллажи на некотором удалении от стен, касание материалов дела к поверхности стены может негативно сказаться на сохранности документа. Каждый стеллаж и шкаф номеруется с использованием определенного рода указателей, которые будут содержать информацию о номере регистрации дела и дате принятия решения судом. Подобная организация существенно упрощает поиск нужного дела при необходимости.

Соблюдение всех вышеуказанных правил, позволяет гарантировано сохранить материалы по уголовным делам на необходимые для их использования сроки, без порчи и искажения их содержимого. Если материалы, срок давности которых не истек, пропадут из архива или будут испорчены, к ответственности привлекут сотрудник архива, в обязанности которого входило наблюдение за сохранностью важных документов.