Образец служебное письмо

Виды деловых писем

В зависимости от той информации, которую содержит в себе служебное письмо, оно может быть:

  1. Сопроводительным. В случае когда содержит в себе сообщение о том, что к нему имеется пакет приложений.
  2. Претензионным. То есть в нем выражено недовольство той или иной ситуацией (претензия).
  3. Инструктивным. В тексте даны определенные указания.
  4. Гарантийным. Отправитель подтверждает исполнение в будущем изложенных в документе обязательств.
  5. Информационным. Письмо содержит сведения, которые могут заинтересовать адресата.
  6. Рекламным. Предоставляется информация для привлечения к сотрудничеству.
  7. Письмом-извещением. Сведения о проведении публичных мероприятий.
  8. Письмом-подтверждением. Констатирует факт получения тех или иных документов либо материалов.
  9. Письмом-просьбой. В тексте содержится обращение на побуждение адресата к действию.
  10. Письмом-сообщением. В нем отправитель предоставляет конкретную информацию, представляющую взаимный интерес для сторон.

Целью этих документов является поддержание связей между организациями или его структурными подразделениями.

Составление претензионного письма

В вопросах сотрудничества порой возникают ситуации, когда одна из сторон по тем или иным причинам не выполняет взятые на себя обязательства. В этом случае партнер сначала направляет своему контрагенту письмо. В нем он, как правило, излагает свои предложения по устранению нарушения его законных прав. Это и есть служебное письмо. Образец такого документа можно составить произвольно. При этом необходимо учесть следующие моменты:

  1. Стиль письма должен быть официально-деловым с установкой на партнерство.
  2. Суть претензии должна быть выражена предельно четко.
  3. Во время изложения информации нужно убедительно оперировать конкретными фактами.

В претензионном письме обязательно должны содержаться:

  • реквизиты отправителя (наименование, обратный адрес и телефоны для связи);
  • полная информация об адресате;
  • описание обстоятельств, при которых произошла конфликтная ситуация;
  • ссылка на правовые нормы, которые со своей стороны нарушил контрагент;
  • конкретные требования об устранении нарушения с указанием сроков их выполнения;
  • последствия, которые могут наступить, если противная сторона уклонится от их исполнения.

Особое внимание нужно обратить на то, как составлено служебное письмо. Образец необходимо разработать так, чтобы нарушитель не воспринимал его как угрозу. Необходимо помнить, что это всего лишь напоминание с требованием соблюдения законности.

Правила оформления

Особое внимание необходимо обращать на оформление служебных писем. Правда, законом не предусмотрено для этого каких-то строгих норм и правил.

Несмотря на это, при составлении подобных документов необходимо учитывать следующие обязательные моменты:

1. Любое служебное письмо должно быть составлено на бланке. Он разрабатывается заранее специалистами по делопроизводству и утверждается приказом руководителя предприятия.

2. Документ должен содержать определенные реквизиты:

2.1. Информация о получателе и отправителе.

2.2. Исходящий номер и дата данного письма. Это нужно для регистрации.

2.3. Ссылка на аналогичные сведения о письме-запросе, если данный документ представляет собой ответ на него.

2.4. Заголовок.

2.5. Сведения о наличии каких-либо приложений с указанием их наименований и номеров.

2.6. Информация о лице, подписавшем данный документ (должность и Ф.И.О.).

3. В письме должен рассматриваться только один вопрос. Наличие нескольких тем затруднит выбор исполнителя.

4. Информацию необходимо излагать предельно кратко, но понятно. Желательно, чтобы текст занимал не более двух страниц.

5. Правильно указывать реквизиты получателя. В случае если речь идет об организации, необходимо придерживаться следующей последовательности:

5.1. Наименование фирмы (в именительном падеже).

5.2. Структурное подразделение (при необходимости).

5.3. Должность адресата (в дательном падеже).

5.4. Его инициалы.

5.5. Почтовый адрес предприятия.

6. В случае если адресатов несколько, то сначала указывается основной, а затем все остальные.

Если учесть все эти моменты, то оформление служебных писем, в принципе, не составит особого труда.

Порядок изложения

Чтобы документ был правильно составлен, необходимо учесть определенную очередность изложения в нем информации. Для примера можно рассмотреть вариант, как написать служебное письмо-ответ. Для начала необходимо запомнить, что, по правилам этикета, реагировать на информацию надо в течение суток с момента ее получения. Если же речь идет об электронном сообщении, то оптимальное время составит не более двух часов. В случае, когда придерживаться такого правила не представляется возможным, лучше направить партнеру соответствующее сообщение.

Само письмо, по сути, будет состоять из двух частей:

  1. Вводная. Отправитель излагает тему, причину и основания его написания. Здесь можно сослаться на нормативные акты, которые по закону служат основанием для предоставления ответа. Кроме того, стоит обратить внимание на некоторые моменты, касающиеся рассматриваемой ситуации. Они помогут раскрыть суть вопроса.
  2. Основная. Эта часть направлена на разъяснение и убеждение. Текст должен быть четким, ясным и лаконичным, а излагаемые факты – проверенными и объективными. При необходимости их можно подтвердить реальными цифрами.

После такого текста обычно следует перечень приложений. Заканчивается документ подписью отправителя. Кроме этого, надо знать, как написать служебное письмо, чтобы не обидеть адресата. Во-первых, обращение к нему желательно начинать с фразы «Уважаемый». Во-вторых, можно использовать в тексте деепричастные обороты типа «внимательно изучив Ваши предложения» или «тщательно проверив Ваши замечания». Подобное соблюдение этикета пойдет только на пользу обеим сторонам.

Обязательный регламент

Чтобы оформить служебное письмо, необходимо учесть, что первая его страница обязательно печатается на специальном бланке. Для остальных можно использовать обычные чистые листы формата А4. Здесь нужно помнить, что само текстовое поле имеет свои границы: верхнее и нижнее составляют 2 сантиметра, левое – 3,5 сантиметра, правое – 1 сантиметр. Не стоит нарушать стандартные размеры, чтобы уместить информацию на одном листе. Лучше соблюсти все нормы и просто добавить дополнительную страницу.

Набирать текст надо также по всем правилам:

1. Для печатания следует использовать стандартный шрифт Times New Roman. Другие варианты лучше не применять.

2. Размеры шрифта тоже регламентированы:

  • для основного текста – 14;
  • расстановка страниц и отметка об исполнении – 12.

3. Размещение реквизитов тоже производится в соответствии с правилами:

  • интервал между строками – 1;
  • выравнивание текста производится «по ширине»;
  • переносы расставляются автоматически;
  • расстояние от регистрационного номера до заголовка составляет 2 межстрочных интервала, а от него до основного текста – 3.

Соблюдение этих норм обязательно для правильного оформления писем соответствующего назначения.

Расположение реквизитов

Чтобы правильно составить стандартное деловое письмо, необходимо четко знать, где должны быть расположены его реквизиты и составные части. Ответы на эти вопросы содержит в себе ГОСТ Р 6.30-2003. В нем подробно обрисован формуляр служебного письма. По сути, это образец, в котором совокупность всех реквизитов документа расположена определенным образом. Он нужен для того, чтобы:

  1. Унифицировать сам процесс оформления служебных (деловых) писем.
  2. Иметь возможность заранее централизованно заготовить стандартные бланки, уменьшая при этом необходимость выполнять часть работы вручную.
  3. Облегчить и сократить по времени визуальный поиск информации.
  4. Расширить возможности обработки писем с помощью вычислительной и иной техники.

Так, для обычного делового письма используется 30 стандартных реквизитов, которые расположены в одиннадцати обязательных зонах:

  • эмблемы и герба;
  • автора;
  • исходных данных;
  • заголовка;
  • утверждения;
  • адресата;
  • резолюции;
  • текста;
  • подписей и приложений;
  • согласования и заверения;
  • отметок.

Размещение информации в определенных секторах дает возможность специалистам лучше ориентироваться в документе, а обычным пользователям облегчает процесс его составления.

Основные требования

Некоторые руководители ошибочно считают, что деловую переписку можно вести произвольно, не соблюдая никаких норм и правил. Но специалисты, которые несут за это ответственность, должны знать основные требования к служебным письмам:

  1. Наличие специального (фирменного) бланка.
  2. Правильное использование и размещение реквизитов.
  3. Текст должен быть читаемым и хорошо отредактированным. Для изложения сути вопроса предпочтение лучше отдавать простым распространенным предложениям. Изъясняться надо кратко, чтобы каждое слово несло в себе максимум информации.
  4. В зависимости от вида, документ должен быть оформлен соответствующим образом. В письме также может содержаться несколько аспектов. В этом случае при изложении необходимо постараться их объединить.
  5. Правильно использовать нормы, установленные для набора текста.
  6. Стараться, чтобы в содержании письма не было категоричных выражений. Получатель может расценить эти фразы как угрозы. При конструировании предложений лучше воспользоваться вводными словами типа «по-видимому», «как известно», «возможно» и «как следует».

Выполнение этих требований на практике помогает правильно вести документооборот на предприятии.

Всё о записках: докладная, служебная, объяснительная

На первый взгляд кажется, что между служебной, докладной и объяснительной записками нет существенной разницы, т.к. эти документы схожи по своему назначению – все они носят информационный характер. Тем не менее это разные документы, которые отличаются содержанием, адресностью, целями составления. Кроме того, в них не содержатся поручения, а сообщаются сведения, побуждающие адресата к принятию окончательного решения по рассматриваемому вопросу.

В чем заключаются особенности служебной, докладной, объяснительной записки? Как правильно оформить каждый документ на бумажном носителе? На эти и другие вопросы постараемся ответить с практической точки зрения.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Докладная записка (код 0286041 по ОКУД) – это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам. В ней обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения.

Определения «докладная записка» как самостоятельного понятия в законодательстве нет.

Докладная записка составляется как по письменному или устному указанию руководителя, так и по инициативе самих работников (например, в случаях, когда для урегулирования какого-либо производственного либо хозяйственного вопроса возникает необходимость изложить информацию в письменной форме вышестоящему руководству). С помощью такого документа можно внести предложение об улучшении технической стороны производственных процессов, выразить несогласие с решением, принятым вышестоящим руководителем, а также изложить свою точку зрения при возникновении разногласий с коллегами. Поэтому при подготовке докладной записки автору прежде всего важно доступно сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу.

Виды докладных записок

По содержанию докладные записки подразделяются:

  • на инициативные;
  • информационные;
  • отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы.

Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

В зависимости от адресата докладные записки подразделяются:

  • на внешние;
  • внутренние.

Внешняя докладная записка адресуется руководителю конкретного учреждения, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем и обычно содержит следующие реквизиты:

  • наименование организации;
  • наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
  • дату;
  • индекс;
  • место составления;
  • адресата;
  • заголовок к тексту;
  • текст;
  • подпись руководителя;
  • фамилию исполнителя, номер его телефона.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации (Пример 1).

Пример 1

Внешняя докладная записка

Общество с ограниченной ответственностью «Север»

(ООО «Север»)

ул. Советская, д. 123, 116900, Москва

Тел./факс (095) 112-56-90

E-mail: sever@sev.ru

ОКПО 12377792, ОГРН 1046300213191

ИНН/КПП 6321732124/632101001

Генеральному директору

ООО «Ромашка»

А.В. Гришину

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

10.02.2014 № 12/05-14

О привлечении дополнительных

трудовых ресурсов

Уважаемый Андрей Васильевич!

В силу недостатка в кандидатах на стадии формирования административного аппарата для филиала в г. Москве необходимо привлечь трудовые ресурсы из дополнительных источников в срок до 14.04.2014. Собеседования с новыми кандидатами провести до 21.04.2014.

Оплата расходов по дополнительным услугам будет произведена в соответствии с п. 4.5 Договора услуг № 04/56 от 14.02.2014.

Начальник отдела кадров Семенов В.О. Семенов

В дело № 03-13

Одинцова 10.02.2014

Внутренняя докладная записка направляется за пределы учреждения, например в вышестоящую организацию, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов» (Пример 2).

К обязательным реквизитам внутренней докладной записки относятся:

  • наименование структурного подразделения;
  • наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
  • дата;
  • регистрационный (исходящий номер);
  • заголовок к тексту;
  • текст;
  • отметка о наличии приложения (если есть);
  • адресат;
  • подпись составителя (с указанием должности, инициалов, фамилии).

Пример 2

Внутренняя докладная записка

Отдел продаж

Директору ООО «Ромашка»

И.И. Сидорову

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

07.04.2014 № 6

О прогуле, совершенном менеджером

отдела продаж

Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 07.04.2014, менеджер по продажам Петрова Валентина Ивановна отсутствовала на рабочем месте в течение всего рабочего дня с 10 часов 00 минут до 18 часов 30 минут.

Никаких сведений или документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия Петровой В.И., предоставлено не было.

В связи с допущенным нарушением предлагаю уволить Петрову В.И. за прогул.

Начальник отдела продаж Игнатьев О.А. Игнатьев

В дело № 02-10

Сидорова 07.04.2014

Наш совет

Чтобы сотрудники не допускали ошибок при составлении докладной записки, рекомендуем разработать и утвердить шаблон, который они смогут использовать в дальнейшей работе.

Оформление реквизитов докладной записки

При оформлении докладной записки используют как угловое (Пример 3), так и продольное расположение реквизитов заголовочной части (Пример 4).

Пример 3

Угловое расположение реквизитов в докладной записке

Наименование

структурного подразделения Адресат

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

______________ № ________

Заголовок

Пример 4

Продольное расположение реквизитов в докладной записке

Наименование структурного подразделения

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

_____________ № _________

Адресат

Заголовок

Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля.

Дата и номер докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами (21.04.2014) или буквенно-числовым способом (21 апреля 2014 г.).

Обратите внимание

Датой внешней докладной записки является дата ее визирования и отправки адресату, датой внутренней докладной записки – дата составления и подписания.

Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения – в зависимости от системы регистрации документов, которая действует в организации.

В случае если докладную записку должны рассмотреть заинтересованные лица, на ней проставляют визы согласования, а после принятия решения – резолюция руководителя.

Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

Обратите внимание

Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, будет основанием для принятия каких-либо мер, издания документов, проведения мероприятий.

Заголовок к тексту кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога о/об и отглагольного существительного в предложном падеже, например О прогуле Лазаренко О.О.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

  • в первой – констатирующей части – излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
  • во второй – анализирующей части – содержится анализ сложившейся ситуации и приводятся возможные варианты решения;
  • в третьей – резюмирующей части – содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать. В этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.

Если у докладной записки есть приложение, отметка о приложении делается до оформления подписи.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте записки, оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров.

Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

Обратите внимание

Если докладная записка оформлена на двух и более страницах, то вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера проставляются в правой части верхнего поля страницы арабскими цифрами.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Служебная записка является разновидностью докладной. Это письменное информационное сообщение, широко применяемое в практике работы современных управленческих структур самых разных уровней и организационно-правовых форм. Служебные записки обеспечивают прямую связь между объектами управления на горизонтальном уровне.

Кстати

Служебная записка – документ, не имеющий официального статуса. В ОКУД он не предусмотрен.

Служебные записки готовят в самых разнообразных ситуациях. Стандартные цели этого документа включают:

  • запрос информации;
  • выдачу инструкций;
  • сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);
  • объявления (извещения).

Текст служебной записки содержит сведения о причинах ее составления в виде предложения, просьбы, заявки. Это может быть информация о перемещениях персонала, встречах, изменениях в корпоративной культуре компании и т.п. Служебные записки оформляются на стандартном листе бумаги формата А4.

Служебную записку подписывает специалист или руководитель подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.

Законодательством не предусмотрены жесткие требования к составлению и оформлению служебных записок, поэтому порядок их оформления с учетом специфики организации следует закрепить в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству. Формат служебной записки должен служить целям упрощения и ускорения процессов внутренней коммуникации.

Образец оформления служебной записки представлен в Примере 5.

Пример 5

Служебная записка

Отдел АХО

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

16.04.2014 № 4

Начальнику отдела кадров И.И. Сидорову

В субботу, 19.04.2014, с 9:00 до 16:00 в отделе кадров ООО «Север» будут проводиться монтажные работы по установке сигнализации.

Прошу Вас разрешить доступ для выполнения работ следующим сотрудникам компании «Энергосеть»:

1. Симакину И.П.

2. Иванову П.Н.

Начальник АХО Свиридов Н.Н. Свиридов

В дело № 02-14

Ильина 16.04.2014

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Объяснительная записка – это внутренний документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Согласно части первой ст. 193 Трудового кодекса Российской Федерации до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Работник сообщает причины и обстоятельства совершения дисциплинарного проступка именно в объяснительной записке. На основе объяснительной записки руководитель принимает решение о применении к сотруднику дисциплинарного взыскания. Кроме того, этот документ является одним из оснований для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.

В ОКУД ОК 011-93 этот документ упоминается только один раз – объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины (код 0286091), которая относится к классу 0286000 «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий».

Виды объяснительных записок и их особенности

По содержанию объяснительные записки подразделяются:

  • на составляемые для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки);
  • составляемые при возникновении штатных ситуаций, нарушениях дисциплины, проступках и т.д.

Объяснительная записка пишется работником от руки в единственном экземпляре на стандартном листе бумаги формата А4 и адресуется потребовавшему ее лицу. Она также может быть набрана на компьютере с использованием трафаретной формы, принятой в организации. Форма объяснительной записки, а также способ исполнения (рукописный или на компьютере) законодательно не закреплены.

Объяснительная записка может составляться структурным подразделением или конкретным должностным лицом.

Записка как доказательство

Работодатель, требуя от работника объяснительную записку, написанную от руки, тем самым защищает себя от неправомерных действий со стороны работника при трудовом споре. Он исключает подмену исходного документа.

Если в компании применяются шаблонные формы, то в конце текста можно сделать пометку: Объяснение составлено лично с использованием персонального компьютера. Дата. Подпись.

Оформление отдельных реквизитов докладной записки

В целях унификации информационно-справочных документов объяснительную записку следует составлять и оформлять в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003.

Датой объяснительной записки является дата ее составления.

Текст объяснительной записки должен содержать:

• описание фактов, послуживших поводом к ее написанию;

• аргументы, которые объясняют сложившуюся ситуацию.

Текст записки должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства.

При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.

В качестве приложений могут приводиться документы, оправдывающие действия составителя документа и подтверждающие те или иные обстоятельства.

По структуре текста объяснительная записка отличается от докладной тем, что не содержит выводов и предложений (Пример 6).

Обратите внимание

Если в компании разработаны и утверждены типовые формы объяснительных записок, применяемых в различных ситуациях, это не означает, что работники должны оформлять записки по утвержденным формам. Документ, составленный не по форме, также может быть действительным.

Пример 6

Объяснительная записка

Считать причины неуважительными.

Применить дисциплинарное взыскание
в виде выговора Александровой И.И.

Отделу кадров издать приказ.
Смолкин 17.04.2014

Директору ООО «СВ»

А.В. Смолкину

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

14.04.2014 № 14

Об отсутствии на рабочем месте

Я, Александрова Ирина Игоревна, бухгалтер, отсутствовала на рабочем месте 14.04.2013 с 9 часов 00 минут до 15 часов 30 минут по личным обстоятельствам.

Оправдательных документов не имею.

Бухгалтер Александрова И.И. Александрова

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКЛАДНЫХ, СЛУЖЕБНЫХ, ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫХ ЗАПИСОК

Одной из функций делопроизводственной службы организации является обеспечение оперативного поиска нужной информации, связанной с продвижением переданных документов к исполнителю. Для более удобного поиска этих данных используются различные регистрационные формы.

Докладные, служебные, объяснительные записки по своему функциональному назначению являются носителями определенной информации. Поскольку изложенный в записке вопрос требует письменного оформления решения в виде резолюции руководителя организации или иного полномочного должностного лица, документы необходимо регистрировать.

Напомним, что существуют три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная. Организация вправе выбрать наиболее эффективную и подходящую ей форму регистрации.

▪ Журнальная форма регистрации – самая распространенная, но не всегда удобная, т.к. регистрация всех документов в ней идет в хронологическом порядке, а при поиске определенного документа специалисту приходится просматривать все листы журнала. Поиск информации усложнен еще и тем, что инициативный документ может быть зарегистрирован, например, в одном журнале, а ответ на него – в другом. Обязательных регистрационных форм (журналов) законодательством не предусмотрено. Рекомендованная форма журнала регистрации приведена в Примере 7.

Пример 7

Фрагмент журнала регистрации докладных и объяснительных записок

Дата документа

Регистрационный номер

Вид документа, краткое содержание

Кем подписан документ

Исполнитель

Куда передан

Расписка в получении (подпись, дата)

Отметка о направлении документа в дело

1

2

3

4

5

6

7

8

07.04.2014

03-10/14

Об отзыве из отпуска кассира Швец О.Р.

Начальник отдела кадров

Инспектор отдела кадров

Отдел кадров

Смирнова В.А.
07.04.2014

В дело № 03-14 Смирнова 07.04.2014

▪ Карточная форма регистрации по сравнению с журнальной является более удобной и адаптированной. Создаваемые регистрационно-контрольные карточки документов при поиске в классификаторе дают возможность оптимизировать процесс поиска документа и сократить время процесса регистрации. Очевидное преимущество карточной регистрации заключается в том, что регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;

▪ Автоматизированная (электронная) форма регистрации предполагает использование специального программного обеспечения. Сведения о документе вводятся вэлектронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Одновременно с регистрацией может происходить печать регистрационно-контрольной карточки.

Обычно докладные и объяснительные записки имеют сложный регистрационный индекс, который формулируется так же, как индекс исходящего документа. Регистрационный номер состоит из индекса дела по номенклатуре дел (включая индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре дел этого подразделения) и порядкового номера документа в пределах календарного года.

Обратите внимание

Вопросы регистрации и учета документов в организации должны быть отражены в инструкции по делопроизводству. В инструкции следует зафиксировать:

1) перечень нерегистрируемых документов.

2) перечень регистрируемых групп документов, при этом для каждой группы обязательно указывается:

• место регистрации;

• время и порядок регистрации;

• правило образования регистрационного номера;

• форма, в которой производится регистрация;

• перечень реквизитов, которые заносятся в форму, правила их заполнения;

• правила учета движения документов после регистрации;

• принцип регистрации (однократная или повторная регистрации при передаче документа в другое подразделение);

3) порядок действий при повторном поступлении документа в организацию (для входящих документов).

Сроки хранения докладных, служебных, объяснительных записок

Сроки хранения установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В соответствии с указанным Перечнем сроки хранения докладных записок могут составлять 1 год, 3 года, 5 лет, 75 лет, постоянно. Объяснительные записки следует хранить постоянно.

Наш совет

При оформлении записок необходимо придерживаться единого стиля, а основной текст документов должен отвечать правилам деловой этики и установленным требованиям к оформлению документов. Неприятное впечатление оставляют неаккуратно составленные и оформленные документы с грамматическими ошибками. Не спешите отправить документ адресату, а внимательно вычитайте его, исправляя, при наличии, грамматические ошибки или описки.

Как правильно написать служебное письмо

Служебным письмом называют документы, различающиеся своим содержанием, темой, которые служат для связи между организациями, структурными подразделениями внутри организации, клиентами, деловыми партнерами. Они доносят до адресата разную информацию – извещают, предупреждают, напоминают и т.д.

Обмен служебными письмами – вид деловой переписки, а так как четко регламентированной формы служебного письма нет, следует уделять внимание стилю речи и написания в письме, потому что в зависимости от этого складывается общее впечатление об адресате. Тем не менее существуют шаблоны, в соответствии с которыми составляют служебные письма. Помимо этого, существует ряд реквизитов, которые в обязательном порядке проставляются на письме.

Текст любого вида письма должен быть лаконичным, грамотным, несущим ясную и точную информацию.

https://www.youtube.com/watch?v=uVxl_FyP-nA

В зависимости от информации, которая представлена в письме, оно может быть:

  • Информационным – адресата о чем-либо информируют;
  • Сопроводительным – если адресату направляются, помимо письма, еще какие-то документы;
  • Извещением – адресат извещает отправителя о получении его отправления (документов, посылки, денежного перевода и т.п.);
  • Гарантийным – если в нем подтверждается выполнение взятых обязательств. Этот вид служебного письма наделен юридической силой. Информация в нем должна быть представлена четко, без двусмысленностей. Также в отличие от всех других видов служебных писем, на гарантийном присутствуют визы директора и бухгалтера и печать предприятия.
  • Сообщение – к сведению адресата доводятся факты, представляющие для него интерес;
  • Приглашение – адресат информируется о проведении общественных мероприятий – конференций, семинаров, конкурсов и т.д., и приглашается на них;

Указанные виды служебного письма – основные. Видов существует множество смотря на изложенную информацию:

  • Запрос – посылается в организацию с просьбой предоставить какие-либо сведения;
  • Требование, в котором побуждают исполнить ранее взятые договоренности;
  • Ответ, составляется в ответ на запрос, просьбу, предложение;
  • Претензия, в котором указываются несоответствия выполнения договоренностей. Его назначение – побудить адресата покрыть неустойку, возникшую в связи с этим;
  • Поздравление, отправляемое в официальных праздничных случаях, таких как важные события в жизни компании или ее руководства;
  • Благодарность – может быть адресовано компании или ее сотруднику, или отдельному человеку как ответ на какие-либо поступки, имеющие положительные последствия;
  • Просьба – один из наиболее распространенных видов служебных писем, т.к. в процессе деятельности компании возникает масса ситуаций, когда надо выразить просьбу о чем-либо;

Как правило, служебное письмо освещает исключительно один вопрос. Одному адресату посылается столько писем, сколько вопросов требуется решить. Объединение в одном письме нескольких вопросов возможно, только если они связаны между собой.

На некоторые виды служебных писем можно не отвечать, например, на приглашения или информационные. Но есть виды писем, в основном, от государственных учреждений, в которых установлены сроки реагирования на послание.

Бланк служебного письма

Служебные письма пишут на фирменных бланках организации, специально разработанных для этого вида корреспонденции. Причем в гос. структурах их форму разрабатывает и утверждает специальная служба, а в частных и небольших компаниях – делопроизводитель и утверждает директор.

В обязательном порядке на бланке служебного письма полагается указать следующие реквизиты:

  • Название компании (организации, фирмы),
  • Отдел, куда направляется служебное письмо,
  • Должность исполняющего лица, его ФИО,
  • Адрес получателя,
  • Дата, исходящий номер письма, а если это письмо-ответ, то и номера и даты тех документов, на которые пишут ответ,
  • Заглавие, написанное одной фразой. Если же письмо короткое, то заглавие не требуется.

Проставленные на служебном письме отметки об исполнении, резолюции, подписи руководства также принадлежат к числу реквизитов письма.

Реквизиты «исходящий и входящий номер документа» фиксируются в журналах исходящей и входящей корреспонденции.

Как правило, бланком служебного письма является лист формата А4 и реквизиты располагают в верхнем углу. Посередине бланка реквизиты располагают реже, в основном, такую форму используют госучреждения. Для писем с небольшим объемом текста (не превышающим 8 строк) допускается формат А5.

Структура служебного письма, его содержание и нужные сведения

Основное условие, которое соблюдают при ведении всей деловой переписки – это лаконичность. Перед написанием письма следует обдумать его содержание и в максимально понятной и простой форме изложить суть вопроса. Согласно принятых норм, служебное письмо не должно занимать размер более одного листа. Заголовок не пишут к коротким письмам, размер которых до 7 строк.

Служебное письмо делят на две части – вступительную и заключительную. Во вступительной раскрывается тема письма, причины, побудившие его составить, выдержки из документов. В заключительной части указаны действия, которые следует выполнить адресату по прочтении письма: удовлетворить просьбу, принять приглашение, рассмотреть предложение, исполнить гарантии, сделать выводы, выполнить требование. Бывают и такие ситуации, что письмо состоит только из заключения и в нем нет каких-либо пояснений.

Для упрощения работы при большом количестве писем с одинаковым содержанием создают письма-шаблоны, в которых в пустых полях проставляются конкретные данные.

Правила оформления служебных писем.

Приложение 6 к занятию №11

Приложение 6 к занятию № 11

Письма

Макет служебного письма

Образец служебного письма

Образец входящего письма

Образец исходящего письма

Образец гарантийного письма

Образец телефонограммы

1. Служебные письма оформляются на бланках для писем, на которых в отличие от бланков общего вида размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия.

2. В состав служебного письма входят следующие реквизиты:

адресат дата индекс документа ссылка на индекс и дату документа-запроса, если письмо является ответом заголовок к тексту текст возможно отметка о наличии приложения подпись фамилия и телефон исполнителя

3. Письмо составляется только по одному вопросу, например просьба о чем-то или извещение о чем-то. Техническая обработка писем, в которых затрагивается несколько вопросов — и просьба, и извещение в одном письме — затруднена, поскольку разные вопросы могут быть адресованы разным исполнителям. Поэтому лучше по каждому вопросу составлять отдельное письмо.

4. Рекомендуемый объем делового письма — не более 2-х страниц(в исключительных случаях — до 5 страниц).

5. Письма оформляют в двух экземплярах, причем оригинал письма печатают на бланке учреждения, а копийный экземпляр на чистом стандартном листе бумаги. Копийный экземпляр не подписывается руководителем, а заверяется секретарем.

6. Служебное письмо может быть адресовано учреждению, его стуктурному подразделению, конкретному должностному лицу или частному лицу. Если письмо адресовано учреждению, то наименование учреждения в адресате печатают в именительном падеже, должность и фамилию должностного лица — в дательном:

АО «Глория» Отдел сбыта

или

АО «Глория» Начальнику отдела сбыта О.И.Бендеру

После наименования адресата рекомендуется указывать его почтовый адрес:

АО «Глория» Начальнику отдла сбыта О.И.Бендеру 123100 Москва Краснопресненская, 12

7. Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала оформляется адрес основного получателя, затем перечисляются другие. На одном письме можно размещать не более четырехреквизитовАдресат. Если документ направляется более, чем по четырем адресам, составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

8. В письмах и факсах название вида документа не указывается. В заголовочной части письма оформляют следующие реквизиты:Дата,ИндексиСсылка на номер и дату документа-запроса, если письмо является ответом. Заголовок к тексту письма должен быть максимально коротким и точным. Он формулируется обычно так: «Об изменении …», «О создании …», «О проведении …» и т. д. В письмах, содержание которых не превышает 4 — 6 строк, заголовок можно не оформляеть.

9. Текст письма рекомендуется разбивать на две части — вводную и основную:

— в вводной части указываются причины вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы; — в основной части формулируется основная цель письма.

Например:

вводная часть:»В связи с тем, что при приеме партии N 7 насосов «Малыш» 26.01.99 по накладной N238846 в присутствии представителя Вашего предприятия …. была установлена недостача ….. штук насосов на сумму…. (коммерческий акт от 26.01.999 N245…) наше предприятие не может выполнить свои обязательства перед заказчиками.

основная часть:»На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет.»

Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, осовоив которые можно составить тексты различных писем. Здесь можно познакомиься с некоторыми из этих оборотов.

10. Оформление реквизита Подписьпроизводится в соответствии с общими требованиями и включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи.

11. Реквизит Фамилия и телефон исполнителя проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны бланка.

Деловая корреспонденция или служебная переписка.
Правила составления делового письма

Основным нормативным документом, который регламентирует правила оформления организационно-распорядительной документации в организации, в том числе деловых писем, является Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст).

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

На основе этого ГОСТа Россархивом разработаны Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, а также Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477. Эти документы рекомендованы к использованию при разработке конкретных инструкций по делопроизводству в организациях и государственной, и иных форм собственности, но должны быть адаптированы к специфике их деятельности.

Деловая переписка — это обобщенное название для разных по содержанию документов – служебное письмо, телеграмма, факс, электронное сообщение и др.

Самым распространенным является служебное или деловое письмо.

Служебные письма – это письма между юридическими лицами или юридическим и физическим лицом.

Особенности оформления писем:

  • отсутствие наименования вида документа;
  • справочные данные об организации обязательны;
  • письмо составляется не менее чем в двух экземплярах, один отсылается адресату, другой остается в деле для контроля.

Любое письмо при поступлении в организацию (поступающее) или направлении в стороннюю организацию (отправляемое) регистрируется в журнале регистрации (электронной базе данных). При регистрации письму присваиваются входящий или исходящий номер и дата. Письма в журнале (базе данных) нумеруются, начиная с единицы и далее, в течение года.

При оформлении любого вида письма используется стандартный набор реквизитов.

В реквизиты служебного письма входят:

  • Герб или эмблема;
  • Наименование организации;
  • Справочные данные об организации;
  • Гриф ограничения;
  • Адресат;
  • Регистрационный номер документа;
  • Дата;
  • Ссылка на индекс и дату входящего документа;
  • Заголовок к тексту;
  • Текст:
  • Отметка о приложении;
  • Подпись;
  • Отметка об исполнителе.

Оформление реквизита «Адресат»:

Адресат располагается в верхнем правом углу как на бланке с угловым, так и с продольным расположении реквизитов.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты: наименование организации; справочные данные об организации; место составления или издания документа печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

В качестве адресата могут быть:

  • Организации
  • Структурные подразделения организаций
  • Должностные лица
  • Физические лица

В органах государственной власти, как правило, принято адресовать служебные письма руководителю организации, а не в структурное подразделение или конкретному исполнителю (это часто приято в коммерческой переписке для ускорения принятия решения).

Руководитель организации (и.о., заместитель), особенно органа исполнительной власти, вправе и обязан сам определять исполнителя, если письмо содержит просьбу, запрос или поручение.

При адресовании письма указывают:

— наименование организации — в именительном падеже;

— должность лица, которому адресован документ — в дательном падеже;

— Ф.и.о. должностного лица – в дательном падеже. Инициалы должностного лица указывают перед фамилией.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Главам администраций муниципальных образований Республики Алтай

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову О.П.

Садовая ул., д.5, кв.12,

г.Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

Почтовый адрес организации-адресата можно не указывать, если предполагается, что адрес есть у секретаря.

Если не знаете ни фамилии, ни имени, пишите просто: «Директору организации…..», не знаете должности — «Руководителю организации……».

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2015 г. следует оформлять 05.06.2015.

Регистрационный номер письма состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Ссылка на регистрационный номер и дату письма включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Заголовок к тексту

В письме желательно указать заголовок, отражающий краткое содержание письма, для того, чтобы получатель смог сразу сориентироваться в теме письма. Если в письме один, два абзаца, заголовок можно не составлять. Для писем больших объемов заголовок обязателен. Заголовок письма должен отвечать на вопрос: о чем (о ком)?

Структура текста делового письма

Стандартное деловое письмо строится по следующему принципу: обращение, преамбула, основной текст, подпись, приложения.

Обращение. Для официальной деловой переписки обращение «Уважаемый» идеально подойдет. Его следует писать с большой буквы и по центру листа.

В нашей стране принято обращаться по имени и отчеству. Если вы знаете адресата лично, пишите: «Уважаемый Иван Иванович», если не знаете, тогда «Уважаемый господин Иванов». Никогда в обращении не сокращайте слово «господин» до «г-н». Также нельзя писать «Уважаемый господин Иванов И.И.». Либо «Иван Иванович», либо «господин Иванов». «Уважаемые господа!» – употребляется при коллективном обращении, независимо от того, есть ли в организации женщины.

Если не знаете ни фамилии, ни имени, пишите просто: «Уважаемый господин директор».

Обращением могут служить ученые звания: академик, профессор, доцент и др.

Помните, что обращение «Дамы и господа» является светским, и его удобней использовать, например, для приглашения на празднование юбилея организации.

При составлении письма в силовые структуры обращение включает давно исключенное из жизни слово «товарищ» – «уважаемый товарищ военком», «уважаемый товарищ полковник» и т. п.

Далее – преамбула, первый абзац письма, в котором изложена его цель и причина. Прочитав преамбулу, адресат должен понять суть письма, то есть письмо начинают с постановки проблемы, а потом оговаривают условия, варианты и т. д.

Далее следует основной текст письма, где должна быть изложена ситуация, озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен ваш вариант разрешения вопроса.

Текст большинства писем излагается от 1-го лица множественного числа — просим, направляем, предлагаем — или от 1-го лица единственного числа – прошу, предлагаю и т.д. Чаще первая форма – так как письмо отправляется от имени организации.

Письмо не должно быть длинным, иначе его будет сложно читать (оптимальный вариант – 1-2 страницы). Все остальные материалы оформляются приложениями к письму.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Необходимо помнить о стандартных полях (левое, верхнее и нижнее – не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм).

Параметры шрифта – от 12 до 14 кегль, полуторный интервал. Times New Roman или Arial.

Даже если письмо является ответом на какое-либо обращение, не нужно делать ссылку на входящее письмо, так как она указана в реквизите «Ссылка на входящие номер и дату документа», также тема письма обозначена в его заголовке.

Текст письма не должен начинаться с фразы «В ответ на ваше обращение, письмо, просьбу….. от … № …», номер и дата в этом случае ничего не скажут руководителю.

Письмо должно быть чётким и понятным для восприятия (используются короткие предложения, избегаются непонятные и сложные слова, профессионализмы).

Не рекомендуется включать в письмо сразу несколько вопросов. Если вам надо в одну и ту же организацию обратиться по различным тематикам, то напишите несколько писем в один адрес.

В заключении служебного письма кратко подводятся итоги всего написанного.

Письмо может заканчиваться стандартными формулировками, при этом фраза «С уважением» не используется, если письмо начинается с обращения «Уважаемый». В этом случае письмо лучше закончить фразой «Надеемся на дальнейшее сотрудничество», «Заранее благодарны», «С благодарностью за сотрудничество» или «С интересом ждем от Вас новых предложений», «Всегда рады оказать Вам услугу».

Приложения – необязательное дополнение. Они оформляются на отдельных листах: каждое отдельном листе.

Отметка о наличии приложения располагается после текста документа. Приложения подразделяются на:

  • указанные в тексте;
  • не указанные в тексте.

Оформление реквизита начинается с указания слова «Приложение» с большой буквы, после чего ставится двоеточие. Далее оформление возможно по одному из следующих вариантов:

1. Если есть приложение к документу, упоминаемое в тексте, то после слова «Приложение:» указывается только количество листов и экземпляров документа.

Например, Приложение: на 2 л. в 2 экз.

2. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, после слова «Приложение:» необходимо указать наименование приложения с указанием количества листов и количества экземпляров.

Например, Приложение: Проект договора на 5 л. в 2 экз.

3. Если приложений к документу несколько, то они нумеруются и оформляются по второму варианту.

Например,

Приложения: 1. Проект договора на 5 л. в 2 экз.

2. Накладная от 12.1.2011 № 55 на 1 л. в 1 экз.

4. Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: Договор о сотрудничестве и приложение к нему, всего на 5 листах в 1 экземпляре.

5. При наличии сброшюрованных приложений количество листов в них не указывается.

Подпись

Письма на имя первых лиц подписывает только руководитель или его заместитель — это принцип субординации и уважение к деловому партнеру. Соответствие рангов должно соблюдаться.

Есть еще одна характерная ошибка. Допустим, на документе стоит фамилия директора Смирнова, а сам он уехал в отпуск. Его заместитель Петров ставит косую черту и расписывается за шефа. Это неправильно. Подпись должна строго соответствовать ее расшифровке и реальной должности автора письма в данный момент. Поэтому пишите: «заместитель директора» или «и.о. директора Петров».

Печать ставится только на гарантийных письмах и на совместных документах, подписанных руководителями организаций.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А. Жуков

924 45 64

Данные об исполнителе набираются на кегль или два мельче основного текста письма.

Следование перечисленным правилам гарантирует успешное сотрудничество с адресатом послания и зарекомендует вас как тактичного, вежливого человека.

ВИДЫ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

Принято выделять следующие виды деловых писем (условное деление, можно встретить и другие деления).

По тематическому признаку деловые письма разделяют на:

— письмо-запрос составляется для получения необходимой информации от адресата по поводу какого-то вопроса, либо с целью получить какой-либо документ. Письмо-запрос побуждает к написанию письма-ответа. Письмо-запрос должно содержать обоснование о необходимости разъяснения вопроса, получения документа.

Стандартные фразы

В целях ознакомления с… , проведения мероприятия…..

Прошу предоставить информацию…

…просим предоставить…

Направляю в Ваш адрес запрос о……

По поручению председателя Комитета осуществляется сбор информации….

— информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) — предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата.

Информационное письмо содержит в себе сведения официального характера: сообщение, просьбу, напоминание, предложение и прочее.

Ключевые фразы:

Информируем Вас о (об изменениях, о необходимости, о фактах, о предварительных результатах, о достижении окончательной договоренности)

Доводим до Вашего сведения……

Считаем необходимым поставить Вас в известность о том, что…..

Представляем Вам информацию, проект, отчет, перечень, предложения, акт……

— письмо-напоминание — содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;

Шаблонными фразами письма-напоминания являются:

Напоминаем Вам…

Ставим Вас в известность …

Обращаем Ваше внимание…

Считаем необходимым уведомить Вас…

Убедительно/настоятельно просим…

— письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие;

Письмо содержит:

ключевую фразу о приглашении

точную и полную информацию о времени, месте и содержании мероприятия

может содержать просьбу ответить, ссылку на дополнительный источник информации о мероприятии.

— письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;

Шаблонные фразы письма-просьбы

Обоснование просьбы:

В связи с…

Учитывая…

Ввиду…

Исходя из…

В целях…

На основании…

Согласно…

В соответствии с…

Текст просьбы:

Просим Вас рассмотреть/предоставить/провести/сообщить
/проинформировать/направить/ выслать …

Обращаемся к Вам с просьбой…

Просим Вашего содействия в…

Просим Вашего согласия на…

— сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких- либо документов, материальных ценностей и т.п.

Сопроводительное письмо обычно начинается со слов:

Направляем Вам…

Высылаем Вам…

Представляем Вам…

Просим информировать…

Просим возвратить…

Просим подтвердить получение…

Просим передать…

Просим руководствоваться… и т.п.

— письма — отказы

Логическая схема такая:

повторение просьбы

обоснование причины отказа

констатация отказа

Отрицательный ответ должен быть обоснован. В случае отрицательного ответа, желательно указать адресату, кто и на каких условиях может дать положительный ответ, если автор такой информацией располагает.

В ответ на ваше обращение…

Рассмотрев вашу просьбу о…..

— благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-то поводу.

Стандартные фразы;

Выражаем благодарность…

Выражаем глубокую признательность…

— письмо-соболезнование – содержит сочувствие по какому-то поводу;

Примерные шаблоны фраз для письма-соболезнования

Мы глубоко опечалены известием о … и хотим выразить искреннее сочувствие Вам…..

Примите, пожалуйста, наши искренние соболезнования по поводу …

Для нас было огромным потрясением известие о …

Хотим выразить нашу глубокую скорбь по поводу …

Мы были глубоко огорчены, узнав о …

Нам трудно поверить печальному известию о …

По функциональному признаку деловые письма делятся на:

  1. Письма-ответы – ответы на инициативные письма.
  2. Инициативные письма – составляются по инициативе адресанта с определенной целью.
  • Письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение).
  • Письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение).

По признаку получателя деловые письма делят на:

  1. Циркулярные письма – письма, адресованные нескольким получателям одновременно.
  2. Обычные письма — адресованные одному конкретному получателю.

По композиционному признаку деловые письма бывают:

  1. Одноаспектные – рассматривают один вопрос.
  2. Многоаспектные – затрагивают несколько вопросов одновременно.

По структуре выделяют следующие деловые письма:

  1. Регламентированные – составляются по определенному установленному образцу.
  2. Нерегламентированные – содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца.

Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала бы электронную почту, ICQ, факс, мобильную связь.

Правила составления электронных писем во многом повторяют «бумажные». Например, самое распространенное вежливое обращение к адресату — «Уважаемый …..». Посылать письма с приветствием типа «Добрый день» не имеет смысла, поскольку трудно рассчитывать на то, что адресат прочтет послание немедленно или именно днем. Правда, некоторые используют формулу «Доброго времени суток», однако вряд ли ее можно применять в официальной переписке.

При всей неформальности общения, необходимо помнить и выполнять одно из самых главных правил составления электронных писем – соблюдение принципов грамотности и логичности. Тот факт, что электронная почта – быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Обязательно начинайте предложение с прописной буквы и ставьте точки. Имена и названия должны начинаться с прописных букв. Текст, написанный одними строчными буквами без точек и других знаков препинания, трудно читать. Текст же, написанный одними прописными, вообще воспринимается при чтении как НЕПРЕРЫВНЫЙ КРИК.

Есть определенные требования и к адресу отправителя. Так, для деловой переписки не стоит заводить почтовые ящики на бесплатных серверах, да еще с сомнительными названиями вроде kiska@mail.ru. В частности, адрес должен быть понятным, чтобы его при необходимости можно было легко записать.

Чего делать не нужно

Неприемлемо начинать текст с вашего отказа в ответ на какую-либо просьбу. Советуем объяснить, почему было принято подобное решение и что при определенных условиях к данному вопросу можно вернуться.

Кроме того, за рамками делового этикета находятся фразы типа: «Настоятельно прошу изучить и решить вопрос положительно». Иными словами, навязывание ожидаемого исхода вопроса приведет, скорее, к противоположному результату.

Не советуем также поторапливать адресата и приписывать «срочно», «незамедлительно». К содержанию письма прислушаются, прочитав фразы: «Прошу Вас ответить до такого-то числа», «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении»;

Оставьте любые намеки на возможную невнимательность, некомпетентность, используя формулировки типа: «Предлагаю внимательно изучить».

И проверьте ваше письмо на наличие орфографических и стилистических ошибок.

Деловая переписка – основа делового и конструктивного общения. Правильное ведение деловой переписки способствует установлению связей, улучшает взаимные отношения, сдвигает с мертвой точки нерешаемые проблемы и вопросы. Помните, неправильно с ошибками составленное деловое письмо раздражает адресата, особенно, если он – чиновник или работодатель.

Об электронном документообороте

Огромный массив бумажных и электронных документов приводит к тому, что в них все труднее становится ориентироваться, сложнее оперативно найти необходимый документ, понять, у кого тот или иной документ находится, и уж тем более сложно определить, на какой он стадии работы: просмотрен ли, согласован, завизирован.

В России около 80% всей оперативной и справочной информации поступает на бумажных носителях; 20% — в электронном виде, в основном это текстовая информация и лишь 10% — в виде документов, приспособленных для дальнейшей автоматизированной обработки.

Электронный документооборот не нужно путать с перепиской по электронной почте. Любой электронный документ должен быть заверен соответствующим образом лицензированной электронной подписью.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.

При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью органа исполнительной власти – автора документа в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».

При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в федеральном органе исполнительной власти, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.

Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем федерального органа исполнительной власти на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.

Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с Федеральным архивным агентством.

Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

О проблемах использования «факсимильной подписи»

В настоящее время понятие «факсимильной подписи» законодательно не определено. В переводе с латинского факсимиле означает «сделай подобное» и представляет собой клише, то есть точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати.

Гражданским кодексом РФ установлено, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Официальная позиция по данному вопросу заключается в том, что использование факсимиле не допускается на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия (смотрите письма Минфина России от 15.03.2010 N 03-02-08/13, от 26.10.2005 N 03-01-10/8-404, МНС России от 01.04.2004 N 18-0-09/000042).

Наиболее разумным представляется использование факсимиле на документах, не подразумевающих значительную материальную или иную ответственность, так как главным отличием факсимиле от собственноручной подписи является отсутствие возможности утверждать, что в соответствующем документе выражена воля лица, чья подпись воспроизведена.

Если все-таки организация решится применять факсимильную подпись на соответствующих документах, то оформить это нужно локальным актом организации, где будет прописан порядок использования такой подписи и поименованы документы, на которых может быть воспроизведена подпись с помощью факсимиле. Кроме того, рекомендуем назначить лицо, ответственное за хранение и использование факсимиле, и закрепить эту обязанность в его трудовом договоре или должностной инструкции.

2. Служебное письмо

Особое место в системе информационно-справочной до­кументации занимает переписка (корреспонденция) — обобщенное название разных по содержанию документов, вы­ступающих в качестве инструмента оперативного информа­ционного обмена между организациями. Переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации организации.

Виды служебной переписки и их названия (письмо, те­леграмма, телекс, факсограмма, телефонограмма) опреде­ляются способами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида — почтовую и электронную связь.

Служебное письмо (официальное, иногда деловое пись­мо) — обобщенное название различных по содержанию до­кументов, выделяемых в связи с особым способом переда­чи текста — пересылкой по почте.

Содержанием служебных писем могут быть запросы, уведомления, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, га­рантии и т. д.

При ведении переписки должны соблюдаться следую­щие требования:

  • документы оформляются на специальных бланках — бланках для писем — и подписываются руководителем орга­низации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;

  • текст должен излагаться грамотно, официально-де­ловым языком, обладать достаточной аргументацией, точ­ностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения; текст письма не должен допускать различного толкования;

  • события и факты в необходимых случаях должны иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые пись­ма состоят из одной-двух частей — вступления (мотивы подготовления письма) и содержательной части. Сложные в композиционном плане письма содержат мотивирующую часть, основную (изложение просьбы, выводов и т. п.), зак­лючение (приводится ожидаемый результат, констатиру­ются отказ, отклонение предложения и т. п.).

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если по­водом для составления письма послужил какой-либо до­кумент, дается ссылка на него. В основной части (доказа­тельстве) излагается сущность вопроса, приводятся дока­зательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в обос­нованности предлагаемого решения.

Служебное письмо выполняет ту же функцию, что и речь. На речевой сигнал можно ответить либо конкрет­ными действиями, либо новым речевым сигналом.

Речь может предшествовать предпринимаемым действи­ям или следовать за уже предпринятыми. Точно так же все деловые письма можно разделить на констатирующие свер­шившийся факт и предваряющие возможность его сверше­ния. Поэтому очень часто письма напоминают монолог. Та­ковы письма-подтверждения, письма-напоминания, пись­ма-предупреждения, письма-извещения. Эти письма не требуют ответа, но сам факт их наличия имеет юридичес­кое значение.

Есть письма, которые сопровождают материальные цен­ности или другие документы, так называемые сопроводи­тельные письма. Они фиксируют сам факт отправки.

Обеспечивая предварительный обмен информацией, письмо помогает сторонам выявить возможности для за­ключения разного рода договоров и актов. Поэтому в со­временном делопроизводстве письмо выступает как чрез­вычайно гибкий, деловой документ, язык которого пред­ставляет известные трудности при их унификации. Дело в том, что существует столько разновидностей служеб­ных писем, сколько возникает производственных ситуа­ций, дающих повод для переписки. Поэтому классифици­ровать служебные письма — значит построить классифи­кацию производственных ситуаций, вызывающих необходимость в переписке. Несмотря на многообразие таких ситуаций, их диапазон, как уже отмечалось, не бес­пределен, что и позволяет разграничить служебные пись­ма по нескольким признакам.

Прежде всего все письма можно разделить по функцио­нальному признаку на две группы:

  1. письма, требующие письма-ответа;

  2. письма, не требующие письма-ответа.

Письма, принадлежащие к первой группе, условно мож­но назвать «письма-вопросы» и «письма-ответы», что по­зволяет по данным признакам выделить:

  • письмо-просьбу;

  • письмо-обращение;

  • письмо-предложение (письмо-представление);

  • письмо-запрос;

  • письмо-требование.

Ответы на эти письма приобретают определенную фор­му в зависимости от характера исходного письма. Письма- ответы должны всегда содержать регистрационный номер и дату того письма, которое явилось причиной для переписки.

Письма, не требующие ответа, бывают следующих видов:

  • письмо-напоминание;

  • письмо-приглашение;

  • письмо-подтверждение;

  • письмо-отказ;

  • сопроводительное письмо;

  • письмо-извещение;

  • гарантийное письмо;

  • информационное письмо.

Отдельные виды писем подразделяются по признаку специализации. Так, среди сопроводительных писем вы­деляется договорное письмо, в соответствии с названием документа, который оно сопровождает.

Если содержание служебного письма разделить на ас­пекты, то можно говорить об одно- и многоаспектных пись­мах, что соответствует традиционному разделению писем на простые и сложные. Простое служебное письмо — пись­мо одноаспектное. Можно выделить, например, следую­щие аспекты в содержании деловых писем:

  1. факт напоминания — письмо-напоминание;

  2. предоставление обещания гарантии — гарантийное письмо;

  3. указание на достигнутую степень согласия, свершив­шийся факт — письмо-подтверждение;

  4. информирование о намечаемых или уже проведен­ных мероприятиях — информационное письмо;

  5. указание на факт отправки прилагаемых к письму документов — сопроводительное письмо;

  6. предупреждение о возможных ответных шагах и т. д. — письмо-предупреждение.

Одно и то же письмо может содержать и гарантию, и просьбу, и напоминание, т. е. быть многоаспектным (мно­гоцелевым). Каждому из существующих аспектов содер­жания письма соответствуют уже сложившиеся словесные конструкции со своими «ключевыми» словами, которые об­легчают поиск документа и процесс его изучения.

! Следует сказать, что переписка внутри организации не производится. Внутри организации обращаются служеб­ные и докладные записки, но не письма.

По тематическому признаку письма можно разделить в соответствии с классификатором управленческих функ­ций на снабженческо-сбытовые, административно-хозяй­ственные, производственные и т. д.

По тематическому признаку проводится различие меж­ду деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, право­вые, финансовые и другие формы деятельности организа­ции, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта от­носится к коммерческой корреспонденции. Однако письма, классифицируемые по тематическому признаку, различа­ются лишь терминологией и фразеологией.

Следует отметить, что тематическая классификация офи­циальных офи­циальных писем удобна при инвентаризации корреспонден­ции. Для этих целей деловую переписку можно разделить на следующие виды:

  • по общим вопросам технологии;

  • по вопросам оборудования и энергетики;

  • по вопросам производства;

  • по вопросам стандартизации и унификации;

  • по вопросам сбыта;

  • по вопросам капитального строительства и т. д.

Деловую переписку, касающуюся производственной де­ятельности предприятия, следует отличать от обществен­ной — между профсоюзными и общественными организа­циями.

По структурным признакам деловую переписку мож но разделить на регламентированную (стандартную) и не регламентированную (нестандартную). Регламентиронап ное письмо представляет собой письмо, составленное пи определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т. д.). Регламентированное письмо всегда фиксирует регулярную производственную ситуацию и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций.

Служебное письмо должно быть кратким, понятым компактным и полным. Однако его краткость не должна отражаться на ясности, а вынужденный формализм на желаемой эффективности. Эти качества зависят от умении правильно составить «каркас» письма.

Отказ от письма-стандарта указывает на то, что сое in витель делового письма придает ему особый характер. Пи этому нестандартное деловое письмо занимает особое мес­то. Следует отметить, что наряду с тенденцией к стандлр тизации языка деловой переписки нестандартное письмо по-прежнему сохраняет свое место в практике переписки.

Каждый вид официального письма может включать ряд языковых формул.

Языковая формула — это устойчннми оборот, словосочетание, выражающее вид, характер той и ни иной управленческой, производственной или просто про фессиональной функции. Так, языковой формулой письма-просьбы является выражение «Прошу (просим)…», сопроводительного письма — «Высылаем (направляем, высылаем)…», письма-подтверждения — «Подтверждаем (подтверждаю)…».

Само название письма обусловлено языковой формулой. По зыковым формулам можно судить о разновидности письма, что позволяет определить цель его использования и приемы работы с ним. В большинстве случаев языковые формулы носят характер ответа: «В подтверждение нашего телефонного разговора…», «В ответ на Ваше письмо…», «В соответствии с нашей договоренностью…».

Однако любая языковая формула не универсальна. Так, в тех случаях, когда нужно сослаться на какой-либо доку­мент, оправдывающий предпринимаемые шаги, уместно начать служебное письмо с выражения «В соответствии с …». Однако это выражение неуместно в случаях, когда те или иные мероприятия вытекают из уже ранее предприня­тых или предпринимаемых действий. Здесь следует упот­ребить выражение «В связи с …».

Предлагаемые ниже варианты являются наиболее распро­страненными началами стандартного служебного письма.

Если автор — юридическое лицо, то действия переда­ются:

  • от третьего лица единственного числа. Например: «ОАО «Прогресс» не возражает…», «Коопе­ратив «Поиск» гарантирует…», «Совместноероссийско-ан­глийское предприятие «Рэнк ксерокс» предлагает…»;

  • от третьего лица множественного числа. Например: «Дирекция и профсоюзный комитет ОАО «Прогресс» убедительно просят…»;

  • от первого лица множественного числа. Например: «Просим…», «Сообщаем…», «Подтвержда­ем…».

Если автор — физическое лицо, то действия передаются:

  • от первого лица единственного числа. Например: «Прошу…», «Ставлю Вас в известность…», «Довожу до Вашего сведения…»;

  • от первого лица множественного числа. Например: «Поздравляем…», «Поддерживаем…», «Одобряем…», «Мы получили Вашу телеграмму…».

Модели выражений, объясняющих мотивы

«В порядке оказания технической помощи…».

«В связи с тяжелым положением…».

«В связи с проведением совместных работ по…».

«В связи с уточнением плана совместных действий…».

«Ввиду срочности заказа…».

«В соответствии с предварительной договоренностью…».

«В соответствии с письмом заказчика…».

«В соответствии с протоколом от.

«Согласно Вашей просьбе…».

«Согласно постановлению министерства от…».

«В целях усиления охраны государственного имуще­ства…».

«В связи с возникшей необходимостью…».

«В связи с переходом на новую технологию производ­ства…».

«В связи с требованием банка…».

«В ответ на Вашу просьбу…».

Просьба

Варианты реализации (Прошу; просим):

«… Вас проверить ходвыполнения заказа…»,

«… выслать более подробную информацию по данному вопросу»,

«… включить в план изданий…»,

«… принять меры…»,

«… сообщить данные о производительности…»,

«… направить нам каталоги…»,

«… подтвердить по телефону получение…».

Отправка документов или материальных ценностей

Варианты реализации (Высылаем; направляем):

«… комплект чертежей сборки машин…»,

«… запрошенные Вами протоколы испытаний…»,

«… дополнительные технические данные…»,

«… подписанный с нашей стороны договор…»,

«… отдельным пакетом образцы…»,

«… интересующую Вас документацию заказной бан­деролью…».

Модели синтаксической конструкции

«С благодарностью подтверждаем…».

«ОАО «Прогресс» подтверждает…».

«Напоминаем, что…».

«Напоминаем Вам, что…».

«Несмотря на неоднократные напоминания…».

«Сообщаем, что…».

«Ставим Вас в известность, что…».

«Доводим до Вашего сведения, что…».

«Извещаем, что…».

«Оплату…».

«Качество изделий…».

«Сроки выполнения работ…».

«Соответствие требованиям…».

Подтверждение

Варианты реализации (Подтверждаем):

«… получение спецификаций на…»,

«… Ваши условия поставки оборудования…»,

«… получение Вашего письма от…»,

«… получение Вашего заказа и приступаем к его вы­полнению…»,

«… свой запрос о проекте гаража…»,

«… условия поставки оборудования…».

Напоминание

Варианты реализации (Напоминаем Вам, что):

«… по плану совместных работ Вы должны…»,

«… в соответствии с … Вы должны…»,

«Ваша задолженность по оплате… составляет…»,

«… срок представления рукописи истекает…»,

«Ваше объединение до сих пор не представил…»,

«… мы до сих пор не получили…».

Извещение

Варианты реализации (Извещаем Вас, ставим Вас в из­вестность, что):

«… к сожалению, не можем Вам выслать…»,

«… запрошенные Вами копии счетов будут высланы в ближайшее время…»,

«… задержка в отгрузке … произошла ввиду…»,

«… руководство предприятия приняло решение…»,

«… Ваше предложение принято…»,

«… Вашей организации выделено 100 тыс. руб. для…»,

«… срок оплаты… истекает…»,

«… перечисленная Вами сумма получена…»,

«… семинар … состоится … в…».

Гарантия

«… гарантируем…»,

«ОАО «Прогресс» гарантирует…»,

«… качество продукции…»,

«… возврат оборудования в указанный срок…»,

«… исправность оборудования…».

Предложение

«Мы можем предложить Вам…», «Предлагаем Вам… автоматическую систему управле­ния в счет взаимных поставок на…»,

«… приобрести … на взаимовыгодных условиях…», «Мы можем рекомендовать Вам… подрядчика, кото­рый гарантирует выполнение указанной работы в период с … по …».

Приглашение

Моделъ синтаксической конструкции : «Приглашаем…». Варианты реализации:

«… представителя Вашего предприятия посетить…», «… Вас принять участие в обсуждении проекта…», «… Просим принять участие…» «в качестве оппонента в обсуждении…» «в обсуждении проблемы…»,

«… Всесоюзная торговая палата…», «приглашает Вас на официальное открытие выставки…»,

«… приглашают Вас на торжественное заседание, по­священное 40-летию завода».

Отклонение предложения (проекта)

«Ваше предложение отклонено по следующим причи­нам…».

«Присланный Вами проект титульного списка по объек­там строительства на сумму … нами не может быть утвер­жден по следующим причинам:

1. …

2. …».

«Считаем нужным сообщить Вам, что одной из основ­ных причин нашего отказа является…».

«К сожалению, присланные Вами чертежи не отвечают современным техническим требованиям».

«Предлагаемые Вами сроки строительства нас не устра­ивают…».

«Ваше предложение не получило поддержки».

«В ответ на Ваш запрос от … сообщаем, что, к сожале­нию, не можем выслать Вам предложение на поставку товаров этой марки».

«С сожалением сообщаем, что наш завод не может по­ставить … в соответствии с Вашими спецификациями».

«Принять Вас на работу в настоящее время не представ­ляется возможным из-за отсутствия вакантных мест».

Интерпретация собственной позиции

«Наши обращения по данному вопросу не привели к по­ложительным результатам».

«Фирма «Протон» присоединяется к Вашему мнению о необходимости … и сообщает…».

«Создавшееся положение с жилым фондом вынуждает университет обратиться к Вам с просьбой…».

«ООО «Рассвет» не имеет возможности…. В связи с этим вынужден временно прекратить оплату счетов».

«В связи со срывом… по вине … завод «Прибор» лишен возможности…».

«Учитывая изложенное выше, объединение «Прогресс» в ближайшие два года не сможет выполнить…».

«Мы удовлетворены качеством изделий и готовы за­ключить с Вами договор».

«К сожалению, должны сообщить Вам, что наше пред­приятие…».

«Мы не можем поставить Вам…».

«Мы не принимаем на себя обязательства…».

«Мы не несем ответственности за … и просим Вас при­нять срочные меры относительно…».

«Нас интересует…».

Интерпретация действий другой стороны

«Совершенно необъяснимо, почему Ваша фирма задер­живает высылку заказа».

«Данные Вами обещания не выполняются…».

«Сообщаем Вам, что у нас нет Вашего подтверждения (мы еще не имеем…)».

«К сожалению, мы вынуждены сообщить Вам о неточ­ном оформлении Вами железнодорожных накладных».

«Такая задержка может привести…».

Заключительные слова

«Убедительно просим Вас не задерживать ответ».

«Просим извинить нас за задержку с ответом (за допу­щенную ошибку)».

«Надеемся, что наша просьба будет исполнена».

«Просим выслать ответ незамедлительно».

«С интересом ожидаем Ваших новых заказов и даль­нейших сообщений».

«Мы уверены, что исполнение нашего заказа находится под Вашим постоянным наблюдением, и будем благодар­ны Вам, если Вы изыщете возможность начать поставку уже в…».

«Благодарим за оказанную помощь».

«Благодарим за быстрый ответ».

«Ваше предложение принято с благодарностью».

«Мы разделяем Ваше удовлетворение по случаю успеш­ного испытания на Вашем предприятии опытной партии грузоподъемников».

«Выражаем признательность за Вашу готовность ока­зать помощь…».

«Все Ваши замечания очень ценные. Еще раз благода­рим за оказанную помощь…».

«Со своей стороны, мы готовы уже с января 2007 года один из цехов полностью переоснастить».

«Мы сделаем все от нас зависящее…».

«Наше решение сообщим в ближайшее время».

«Просим Вас вернуться к этому вопросу в…».

«Результаты рассмотрения Вашего предложения сооб­щим дополнительно».

«По получении заключения завода ответ на Ваш запрос будет выслан незамедлительно».

«По получении ответа от нашего заказчика мы поста­вим Вас в известность».

Начало письма не должно повторять того, что будет ска­зано в теме письма, и должно «вводить» адресата в пробле­му, поставленную в письме.

Оформить служебное письмо образец. Служебное письмо

Служебное письмо – это обобщенное название различных документов, которые служат средством обмена информацией между организациями. Служебные письма выделяются по способу передачи – почтовой пересылкой, в том числе и по электронной почте.

Из статьи вы узнаете:

  • как составлять служебные письма
  • как оформлять служебные письма
  • несколько рекомендаций к стилистическому оформлению текста служебного письма :

Служебные письма составляют наибольший объем – до 80% – входящих и исходящих документов организации. Таким образом, правильность оформления служебных писем напрямую влияет на формирование делового имиджа, и правильности их оформления нужно уделять особе внимание.

Служебные письма составляются по различным поводам, возникающим в деятельности организации. Отсюда возникает их содержательное разнообразие. Виды писем:

  • письма-просьбы
  • письма-подтверждения
  • письма-запросы
  • письма-ответы
  • письма-требования
  • гарантийные письма
  • сопроводительные письма и т.д.

Каждая из этих разновидностей имеет свои особенности, но все они имеют общие черты и требования к оформлению.

Как составлять служебные письма

Служебное письмо имеет следующую структуру:

1. Введение – мотивировочная часть, здесь указываются причины составления письма: это может быть ссылка на предыдущие события или решение госорганов или вышестоящей организации. В зависимости от контекста, используйте следующие стандартные выражения:

Исходя из результатов переговоров по вопросу о… и т. п.

Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям…

В связи с неполучением…

Принимая во внимание (наше многолетнее сотрудничество)…

В целях скорейшего решения вопроса…

Учитывая (долговременный и плодотворный характер наших деловых связей)…

В целях выполнения распоряжения… / обеспечения безопасности прохождения груза…

Для согласования вопросов…

Ввиду задержки получения груза…

В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…

На основании нашего телефонного разговора… / устной договоренности…

Согласно протоколу о взаимных поставках… / постановлению правительства… и т. п.

В связи с обращением в наш адрес…

2. Доказательства – в этой части обосновывается содержание письма.

3. Заключение – здесь излагаются требования, просьбы, предложения, выводы и т.д. Также возможны служебные письма, состоящие из одной заключительной части, без предварительных объяснений.

Служебное письмо должно содержать информацию только по одному вопросу. В деловой переписке принято составлять несколько писем даже для одного адресата, если необходимо решить несколько различных вопросов. Это позволяет адресату вести работу над вашими вопросами более эффективно. Ведь по каждому из них могут быть установлены разные исполнители и сроки. Допускается объединение нескольких вопросов в том случае, если они взаимосвязаны, и вы уверены, что письмо будет направлено для исполнения в одно подразделение.

Обратите внимание! При работе с входящими служебными письмами помните, что некоторые документы требуют ответа в установленный срок. Особенно это касается писем из учреждений государственной власти.

За редким исключением, объем текста в письме не должен превышать одну страницу.

Как оформлять служебные письма

Служебные письма оформляются на фирменном бланке организации, на листе формата А4. Допустимо использовать формат А5, если объем текста не превышает семи строк (в этом случае можно не указывать заголовок письма).

Реквизиты заголовочной части служебного письма:

  • номер
  • ссылка на входящий номер (для писем-ответов)
  • заголовок письма (одной фразой)

В реквизите «Адресат» должны быть указаны:

  • название организации
  • структурное подразделение
  • должность получателя
  • фамилия и инициалы получателя
  • почтовый адрес получателя

В случае рассылки письма нескольким получателям, сначала нужно указать основного адресата. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится Для большого количества получателей – более 4-х – составляются листы рассылки.

Полезный совет! Если в вашей организации регулярно составляются однотипные служебные письма, составьте бланк-трафарет (так называемую «рыбу»). Так и вы, и другие сотрудники сэкономите время на подготовку документов.

Если в письме-ответе вы указали в заголовке входящий номера письма, то в тексте повторяться не нужно.

Для обращения к адресату используйте определение «Уважаемый «Имя_Отчество» либо «Господа». В этом случае используйте заключительную формула вежливости: «С уважением», она ставится над подписью руководителя.

С уважением,

Генеральный директор ООО «Альфа» Петров

В тексте служебных писем используются несколько форм обращения:

  • от первого лица множественного числа (направляем, просим )
  • от первого лица единственного числа (считаю, прошу )
  • от третьего лица единственного числа (компания предлагает, банк возражает )

Форма обращения от первого лица множественного числа является предпочтительной, так как письмо обычно выражает мнение организации, несмотря на то, что подписывается одним лицом – руководителем. Хотя вы можете использовать обращения от первого лица единственного числа в письмах-приглашениях, рекомендательных письмах. Местоимения «я», «он» в деловой переписке не используются, вместо них следует писать местоимения «мы», «Вы»

Подписывает служебное письмо руководитель организации, либо уполномоченный доверенностью заместитель или руководитель подразделения-автора письма. Дата подписания является датой письма.

Служебное письмо должно иметь отметку об исполнителе, она располагается в нижнем левом угла, под подписью руководителя.

Для составления некоторых служебных писем требуется согласование с руководителем заинтересованного отдела. В таком случае виза ставится на копии (или втором экземпляре) письма, идущего в подшивку, либо – при факсимильном или электронном способе отправки – на оборотной стороне документа.

Образец служебного письма

Написание служебных писем

Служебное письмо — это обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат средством обмена информацией и оперативного управления самыми разными процессами. Служебное письмо является не только носителем определенной информации и правовым документом.

Оформляется служебное письмо на специальном для писем бланке формата А4 (210 х 297 миллиметров). Если текст письма не превышает семи строк, то используют бланк формата А5 (210 х 148 миллиметров).

Письмо имеет следующие реквизиты: дата, регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ, адресат, заголовок к тексту (должен отвечать на вопрос «что?»), текст, отметка о наличии приложений (в случае необходимости), подпись, отметка об исполнителе. Датой письма является дата его подписания, которая должна совпадать с датой регистрации исходящей корреспонденции в службе делопроизводства.

Основным реквизитом служебного письма является текст, который, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывается причина, основание или обоснование подготовки письма или приводятся ссылки на документы, которые были основанием для его составления. Вторая часть включает выводы, предложения, просьбы, решения и т. п., которые размещаются с абзаца.

Как правило, в письме затрагивается один вопрос.

Текст письма излагается от первого лица множественного числа с использованием слов: «просим сообщить…» «разъясняем, что…» или от третьего лица единственного числа — «министерство информирует…», «управление считает целесообразным».

Служебное письмо должно быть оформлено безупречно. Даже небольшое несоблюдение требований к нему может превратить письмо на дефектный с юридической точки зрения. Все данные и факты, о которых говорится в письме, должны быть проверены.

подписанного письма не разрешается вносить никаких исправлений или дополнений. При составлении служебных писем следует помнить следующие правила этикета:

1. Четко придерживаться требований оформления.

2. При обращении использовать слова: господин, сударь, уважаемый, высокочтимый. Обращение пишется отдельной строкой, после него ставится восклицательный знак.

Нужно помнить, что при непосредственном обращении нормой украинского языка является кличний падеж. Например:

господин генерал,

уважаемый Петр Юрьевич, глубокоуважаемый Ярослав Анатольевич.

3. Местоимения Вы, Ваш, Вас пишутся с большой буквы.

4. Изложение содержания должен быть аргументированным, поэтому обязательными являются ссылки на другие документы.

Например:

в Соответствии с Законом Украины «Об образовании» проанализируйте… Согласно постановлению КМУ от 03.04.2008 № 21 проинформируйте…

5.Требования в тексте письма не должны выражаться в категорической форме. Для избежания категоричности не употребляются личные формы глаголов, а безличные.

Например, вместо:

Мы передаем Ваше дело в суд….

следует писать:

Ваше дело будет передано в суд…..

6. Подписывая письмо, можно использовать словосочетания: С уважением, С глубоким уважением.

Служебная переписка ведется от имени учреждения, а не от имени должностного лица, подписавшего документ. Личный момент в таких письмах должен быть сведен к минимуму. Если письмо составлено на бланке должностного лица, то текст излагается от первого лица единственного числа — «прошу…», «предлагаю…».

Служебное письмо визирует работник, который создал документ, руководитель структурного подразделения учреждения, в котором он создан, в случае необходимости (если в письме поднимаются важные и принципиальные вопросы) — руководители заинтересованных структурных подразделений учреждения, а также заместитель руководителя учреждения согласно функциональных обязанностей (если письмо должен подписывать руководитель учреждения).

Классификация служебных писем.

В основу общей классификации служебных писем возложена блоки признаков, которые строятся по разным характеристикам документа.

Каждый из блоков является критерием для построения классификационного ряда. Внутри ряда предполагается наличие одного преобладающего признака, на основе которой происходит разделение служебных писем на подвиды и разновидности. Все эти ряды создают многоуровневую структуру классификационной схемы, состоящей из подсистем.

Так, с целью составления служебные письма подразделяются на.

Образец исходящего письма

Образец гарантийного письма

Образец телефонограммы

1. Служебные письма оформляются на бланках для писем , на которых в отличие от бланков общего вида размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия.

2. В состав служебного письма входят следующие реквизиты:

3. Письмо составляется только по одному вопросу , например просьба о чем-то или извещение о чем-то. Техническая обработка писем, в которых затрагивается несколько вопросов — и просьба, и извещение в одном письме — затруднена, поскольку разные вопросы могут быть адресованы разным исполнителям. Поэтому лучше по каждому вопросу составлять отдельное письмо.

5. Письма оформляют в двух экземплярах, причем оригинал письма печатают на бланке учреждения, а копийный экземпляр на чистом стандартном листе бумаги. Копийный экземпляр не подписывается руководителем, а заверяется секретарем.

6. Служебное письмо может быть адресовано учреждению, его стуктурному подразделению, конкретному должностному лицу или частному лицу. Если письмо адресовано учреждению, то наименование учреждения в адресате печатают в именительном падеже, должность и фамилию должностного лица — в дательном:

АО «Глория» Отдел сбыта

АО «Глория» Начальнику отдела сбыта О.И.Бендеру

АО «Глория» Начальнику отдла сбыта О.И.Бендеру 123100 Москва Краснопресненская, 12

7. Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала оформляется адрес основного получателя, затем перечисляются другие. На одном письме можно размещать не более четырех реквизитовАдресат . Если документ направляется более, чем по четырем адресам, составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

8. В письмах и факсах название вида документа не указывается . В заголовочной части письма оформляют следующие реквизиты:Дата ,Индекс иСсылка на номер и дату документа-запроса , если письмо является ответом. Заголовок к тексту письма должен быть максимально коротким и точным. Он формулируется обычно так: «Об изменении…», «О создании…», «О проведении…» и т. д. В письмах, содержание которых не превышает 4 — 6 строк, заголовок можно не оформляеть.

В вводной части указываются причины вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы; — в основной части формулируется основная цель письма.

Например:

вводная часть: «В связи с тем, что при приеме партии N 7 насосов «Малыш» 26.01.99 по накладной N238846 в присутствии представителя Вашего предприятия…. была установлена недостача….. штук насосов на сумму…. (коммерческий акт от 26.01.999 N245…) наше предприятие не может выполнить свои обязательства перед заказчиками.

основная часть: «На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет.»

Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, осовоив которые можно составить тексты различных писем. Здесь можно познакомиься с некоторыми из этих оборотов.

10. Оформление реквизита Подпись производится в соответствии с общими требованиями и включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи.

11. Реквизит Фамилия и телефон исполнителя проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны бланка.

Возможно, будет полезно почитать:

  • Что нужно чтобы поступить в лесгафта ;
  • Документы для поступающих История создания университета ;
  • Герб Австралии – официальный символ страны ;
  • Новый закон о зарплате: новые сроки и штрафы По каким дням должны выдавать зарплату ;
  • Как сделать запрос в архив для подтверждения стажа? ;
  • Локальные нормативные акты ;
  • Справка о стаже для пенсионного фонда Справка об общем стаже работы образец ;
  • Каким образом гражданским служащим присваиваются классные чины ;

Добавить комментарий